Служебная записка на заключение договора

Служебная записка на заключение договора – это документ, с которым сотрудник организации может обратиться к её руководителю, выразить инициативу о заключении выгодного делового соглашения с контрагентом. В рамках настоящего материала мы разберемся, зачем нужна подобная официальная бумага, кто обычно выступает её заявителем, как правильно составить служебку.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на заключение договора .docxСкачать образец служебной записки на заключение договора .docx

Договор между организациями

Субъекты предпринимательской деятельности существуют по большей части за счет заключения друг с другом партнерских соглашений. Основная цель работы любого коммерческого предприятия – заработок денежных средств, самый верный способ для достижения этой цели – взаимовыгодное сотрудничество. В крупных фирмах существуют специальные отделы, сотрудники которых занимаются поиском деловых партнёров и заключением выгодных сделок. Как только специалист такого отдела нашел потенциального контрагента, обсудил с ним все условия и получил устное согласие на заключение сделки, он обращается к директору фирмы со служебной запиской на заключение договора.

Служебная записка выполнят сразу несколько задач. Во-первых, — это донесение до вышестоящего руководства инициативы о заключении сделки. Таким образом менеджер как бы отчитывается о проделанной работе. Во-вторых, — согласование самой возможности заключения сделки. Если директор посчитает, что договор на предложенных условиях не принесёт организации выгоды, он не даст добро. В-третьих, — учёт договоров и контрагентов, наполнение базы, выплата сотруднику премии и прочие организационные аспекты.

Зачастую заработная плата менеджера зависит именно от количества и качества заключенных им договоров. Оплата может производиться в качестве процентов от сделки либо от количества соглашений. В любом случае записка будет являться основанием для начисления дополнительных денег к премии. Табель учёта продуктивности работы обычно подводит начальник договорного отдела, курирующий работу менеджеров.

Служебная записка

Служебная записка по своей юридической природе является внутренним документом, а значит, она никогда не покинет стены офиса компании. По идее, выступить с подобной официальной бумагой может любой сотрудник, так или иначе взаимодействующий с представителями других организаций. Чаще всего составлением записок занимаются менеджеры по работе с клиентами, юридическими лицами. Более того, зачастую заработная плата таких сотрудников будет как раз и зависеть от количества и качества заключенных сделок.

Служебка составляется на имя директора компании, передаётся на рассмотрение ему же, однако в дальнейшем документ пойдёт по рукам. Как только руководитель завизирует служебку своей подписью, она передаётся представителям договорного отдела, которые и будут заниматься согласовательными мероприятиями.

Форма документа

Форма служебной записки на заключение договора не утверждается на законодательном уровне ни одним документом, что позволяет признать её свободной. В данном случае самое главное – донести инициативу, а не придать записке какой-то конкретный внешний вид, однако и про оболочку забывать не стоит. Обычно, если организация часто заключает договоры, содержит отдел договорной работы, в одним из её локальных актов закрепляются определённые шаблоны. Такое решение не только упростит работу менеджерам, но также позволит избежать недопониманий между коллегами и вышестоящим руководством, сделает внутренний документооборот более целостным и единообразным.

Написать текст служебной записки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Само содержание размещаем на чистом листе бумаги формата А4.

Инструкция по составлению записки

Итак, в силу того что служебка носит исключительно внутренний характер, указывать подробную информацию о её получателе и заявителе необязательно. Достаточно будет лишь в дательном падеже прописать ФИО и должность руководителя, а также аналогичный набор сведений о заявителе, но уже в родительном падеже. Паспортные данные и номера телефонов нас не интересуют.

Ниже по документу начинаем разъяснять суть нашего обращения. Утверждаем, что в рамках исполнения своих должностных обязанностей вы разыскали потенциального контрагента, обсудили с представителем организации условии будущего соглашения, пришли к определённым договорённостям. Указываем, о чем конкретно вы договорились с деловым партнёром, на каких условиях сошлись и так далее. Чем больше вводных данных вы предоставите руководителю, тем меньше недопониманий у вас возникнет в будущем.

Следующим шагом обращаемся к директору, просим заключить договор с найденным вами деловым партнёром на определённых условиях. Теперь, когда служебная записка полностью сформирована, можно заверять её своим автографом, ставить дату составления, передавать на рассмотрение. Чем более срочный характер носит вопрос, тем быстрее директору придётся принимать решение. О горящих сроках руководителя следует предупредить заблаговременно, чтобы не попасть с неприятную ситуацию.

Как показывает практика, подобные вопросы о заключении договоров никогда не решаются без дополнительного этапа согласования. Вероятнее всего, директор захочет встретиться с вами лично и обсудить вопросы относительно потенциального делового партнёрства.

Примерный образец