Служебная записка об утере документа

Служебная записка об утере документа – это официальная бумага, с которой в адрес начальника будет вынужден обратиться любой сотрудник, допустивший утрату рабочего документа. Сегодня мы разберемся, какую ответственность несёт работник за утрату вверенных ему по трудовому договору документов, какое наказание может быть предусмотрено за подобный проступок, причем здесь служебная записка и как правильно её сформировать.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки об утере документа .docxСкачать образец служебной записки об утере документа .docx

Документы на работе

Если мы говорим об офисном здании, то работа почти каждого сотрудника в нем так или иначе связана со взаимодействием с теми или иным официальными бумагами. Это могут быть различного рода акты, приказы, заявления, письма, обращения, договоры, дополнительные соглашения и так далее и тому подобное. В подавляющем большинстве случаев работник будет иметь на руки всего один экземпляр необходимого ему документа, ведь второй находится у контрагента, если и существует вовсе. Таким образом получается, что утрата единственного экземпляра официальной бумаги способна породить массу проблем, которых лучше избежать.

Для того, чтобы не заниматься восстановлением утраченных бумаг, нужно своевременно подходить к их хранению соответствующе. Речь идёт о надлежащих условиях хранения документа. Предполагается, что бумаги должны храниться на предприятии таким образом, чтобы была возможность в любой момент времени без лишних затрат времени найти искомое, в то же время не допустив утраты. Для этого все документы расфасовываются по соответствующим полкам и стеллажам с уникальными идентификационными номерами.

Заниматься работой по хранению документов должны ответственны сотрудники. Если на работника возлагается такая обязанность, она прямо фиксируется в положениях трудового договора, дополнительного соглашения или же его должностной инструкции. Соответственно, официальное закрепление ответственности на бумаге будет порождать и следующее за ней наказание.

Дисциплинарная ответственность

Трудовой кодекс Российской Федерации закрепляет в своих положениях дисциплинарную ответственность, которую работник будет нести в случае совершения того или иного проступка. Так, 192 статья нормативного правового акта содержит в себе исчерпывающий перечень доступных для применения мер. Сюда относится замечание, выговор и увольнение. Соответственно, чем более серьезное нарушение совершил сотрудник, тем более серьезное наказание к нему по итогу будет применено.

Если речь идёт об утрате легковосстановимого документа, начальство, вероятнее всего, ограничится лишь замечанием. Утрата более серьезных официальных бумаг уже будет чревата выговором или даже увольнением.

Безусловно, руководство компании не может применять какие угодно наказания за любые проступки, ведь всегда должен срабатывать принцип соразмерности. Наказание всегда должно быть соразмерно совершенному деянию.

Служебная записка

Служебная записка об утере документа в нашем случае является, скорее, информационным документом. Сотрудник компании, допустивший утрату вверенных ему официальных бумаг, посредством служебки будет обращаться к руководству организации. Основная мысль данной служебки заключается в том, чтобы до нести до сведения руководителя новости об утрате документации. Это необходимо для того, чтобы начальник принял решение, каким образом предприятие теперь будет действовать и как ему поступить с безответственным работником.

В принципе, варианты восстановления документов будут зависеть от типа самих официальных бумаг. Также следует отметить, что существует ряд документов, и вовсе не поддающихся восстановлению. Например, сюда можно отнести старые рабочие документы сотрудников, в том числе и с предыдущих мест работы: расчетные листы, выписки, трудовая книжка и так далее. Если предприятия, на котором человек трудился когда-то в прошлом, сегодня уже юридически не существует, получить соответствующий документ от него уже не выйдет.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование фирмы, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Следует понимать, что обращение посредством служебной записки носит исключительно внутренний характер, а значит, прописывать подробные идентификаторы и реквизиты сторон нет необходимости. Например, в качестве информации об авторе служебной записки достаточно будет указать лишь его ФИО и занимаемую в штатном расписании должность. Руководство компании не будут интересовать сведения по типу паспортных данных, ведь они и так уже находятся в распоряжении руководителя.

Ниже по документу мы обращаемся к начальнику, ссылаемся на то, что тот или иной документ при возникновении необходимости не смог быть найден, а значит, следует признать его утерянным. Доносим эту информацию до сведения руководителя.

В принципе, на этом роль самого сотрудника в процедуре подходит к завершению. Теперь мы должны расписаться в служебной записке и проставить дату её формирования. Как только директор определится, что делать с утраченной официальной бумагой, он издаст соответствующее распоряжение. Автора служебки ознакомят с его содержанием под роспись.

Примерный образец