Требование – это документ вспомогательного характера, нужный для отправки каких-либо официальных требований. Представляет собой вид служебного письма.
Функции письма-требования
Документ фиксирует 2 ключевых положения:
- Требование отправителя (к примеру, о возврате задолженности).
- Меры, которые будут приняты при невыполнении требований.
То есть, документ имеет сразу несколько функций. Он служит инструментом для предъявления требований, а также является предупреждением получателя о будущих мерах воздействия.
Это официальный документ, который можно будет предъявить в суде для доказательства своей позиции. К примеру, он может доказывать, что отправитель предпринимал попытки договориться, урегулировать вопрос в досудебном порядке.
Особенности составления
Бумага составляется в свободной форме. Она может отличаться различной структурой и содержанием. Однако есть общие правила заполнения:
- Деловой стиль и лаконичность.
- Отсутствие двусмысленностей.
- Исключена нецензурная лексика, излишняя эмоциональность, угрозы.
- Приветствуется сжатое изложение информации.
- Возможно ссылаться на документы, которые раскрывают суть дела (к примеру, договор, на основании которого предоставлялся займ).
- Если составляется требование о возврате долга, нужно зафиксировать размер задолженности и реквизиты для возврата средств.
Требование отличается стандартной для деловых писем структурой:
- Реквизиты документа.
- Причина заполнения документа (к примеру, наличие задолженности).
- Ссылки на законы, на основании которых сформировано требование.
- Требование к получателю документа (к примеру, можно написать так: «требуем предоставить реквизиты»).
- Срок исполнения требований.
- Меры, предпринимаемые в случае игнорирования положений документа.
- Подпись составителя и руководителя.
Если получатель не исполнит официально предъявленных требований, к нему предъявляются меры. Они могут быть самыми разными. Примеры: наложение штрафа в определенном размере, наложение ареста на имущество, обращение в суд, прекращение деловых отношений.
Письмо-требование обычно дополняется сопроводительной документацией. Это могут быть бумаги, являющиеся доказательством обоснованности требований. К примеру, договор займа. Текст письма можно сократить. В частности, допускается отсутствие преамбулы.
В одном письме должно быть одно требование. Если к одному лицу нужно предъявить несколько требований, составляется несколько писем.
Требование об уплате задолженности
Письма-требования могут составляться в самых разных обстоятельствах. Но самое распространенная ситуация – необходимость в возврате задолженности. Если дебитор не возвращает деньги, нужно напомнить о наличии долга. Рекомендуется использовать для этого именно официальный порядок. Письмо-требование, в отличие от обычной неофициальной переписки, можно будет предъявить в суде в качестве доказательства наличия попыток досудебного разбирательства.
Письмо-требование о возврате задолженности решает эти задачи:
- Сохранение нормальных отношений с контрагентом.
- Уточнение сроков возврата долга.
- Эффективное досудебное разбирательство, избежание судебного разбирательства.
- Возврат долга с наименьшими расходами.
- Корректное уведомление должника о размере долга и сроках его возврата.
- Эффективное взаимодействие с дебиторами организации.
Ответом на письмо-требование могут быть следующие меры дебитора:
- Выплата задолженности.
- Составление гарантийного письма с указанием точных сроков возврата.
- Письмо с сообщением о том, что дебитор не может вернуть долг в указанные сроки.
К письму-требованию можно приложить расчет пени, которые начислены за период просрочки.
К СВЕДЕНИЮ! Требование рекомендуется отправлять ценным письмом. Потребуется отметка о вручении и опись вложения. Эти дополнения нужны для подтверждения того, что документ на самом деле был отправлен дебитору.
ВАЖНО! Требование должно быть рассмотрено в течение 30 дней. Этот срок отсчитывается с момента получения документа. Если в течение этого времени дебитор не рассмотрел письмо, кредитор может отправляться в суд.