Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.
По факту, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию. Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемный и его полное использование невозможно или неуместно.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк выписки из приказа .docСкачать образец заполнения выписки из приказа .doc
Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ. Поэтому предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче. А срок выдачи документа утвержден в п. 1 ст. 62 ТК РФ, и составляет максимум 3 дня с момента запроса.
Назначение выписки
Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между собой. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. Соответственно, выписка из приказа предназначена для предоставления данных в уполномоченные инстанции. В частности, сведения, оформленные таким образом, требуются в:
- кредитные компании;
- госорганы соц- и аналогичных услуг;
- при трудоустройстве по совместительству для самих работников;
- при отсутствии «бумажной» трудовой книжки.
К примеру, в документе можно указать информацию, пригодную для подтверждения стажа, предоставления больничного, уровне заработка и прочее.
Чем отличается выписка от копии приказа?
Выписка из приказа и копия последнего ─ это два разных документа. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. В то же время с юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.
Как получить выписку из приказа?
Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации. Это пригодится на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа.
После получения запроса руководство компании в течение 3 суток подготовит выписку. При этом формировать документ начальник будет в соответствии с особым несложным порядком.
Отметим, выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.
Правила составления выписки из приказа
Выписка из приказа, равно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению. Поэтому оформлять ее можно в свободном виде. Часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании, которые необходимо заверить в учетной политике организации.
Независимо от того, какой вариант будет выбран, важным условием является наличие названия фирмы, даты и места выдачи выписки. В конце документ должны подписать все ответственные сотрудники, которые тем или иным образом причастны к составлению документа. При этом заверять выписку надо согласно п. 1 Указа Президиума ВС СССР № 9779-Х:
- После подписи руководителя указать слово «Верно». Оно может быть в виде оттиска или написано вручную.
- Далее следует указать должность заверителя, так как им может быть как владелец компании, так и его зам либо руководитель подразделения. Кроме того, допустимы и иные работники, имеющие соответствующие полномочия на основании доверенности.
- Ниже указывают дату заверения выписки и место ее составления. Чаще это офис, где хранится приказ, хотя иногда таким местом является подразделение, где трудится заявитель. В таком случае местный руководитель использует электронную базу данных.
- В конце необходимо подтвердить, что подлинник выписки находится по месту ее формирования. Для этого необходимо написать «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год». Обычно это заверение требуется при подаче документа в стороннюю компанию. Причем ее надо дополнительно проштамповать печатью предприятия, подразделения или отдела, в котором составили выписку.
Сам текст выписки должен в точности соответствовать содержанию приказа, никакие изменения и корректировки в нем недопустимы.
Правила оформления выписки
Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.
Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.
Пример составления выписки
- Вверху документа пишут полное наименование компании, выпустившей приказ, из которого делается выписка.
- Затем посередине строки указывается название документа и номер по внутреннему документообороту предприятия.
- После этого нужно указать населенный пункт, в котором работает организация и дату составления документа.
- Далее идет собственно сам текст, который должен в точности цитировать ту часть приказа, которой касается выписка.
- В завершение документ необходимо подписать у директора, а также заверить автографом ответственного лица.
