Выписка из приказа

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

По факту, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию. Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемный и его полное использование невозможно или неуместно.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк выписки из приказа .docСкачать образец заполнения выписки из приказа .doc

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ. Поэтому предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче. А срок выдачи документа утвержден в п. 1 ст. 62 ТК РФ, и составляет максимум 3 дня с момента запроса.

Назначение выписки

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между собой. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. Соответственно, выписка из приказа предназначена для предоставления данных в уполномоченные инстанции. В частности, сведения, оформленные таким образом, требуются в:

• кредитные компании;
• госорганы соц- и аналогичных услуг;
• при трудоустройстве по совместительству для самих работников;
• при отсутствии «бумажной» трудовой книжки.

К примеру, в документе можно указать информацию, пригодную для подтверждения стажа, предоставления больничного, уровне заработка и прочее.

Чем отличается выписка от копии приказа?

Выписка из приказа и копия последнего ─ это два разных документа. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. В то же время с юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Как получить выписку из приказа?

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации. Это пригодится на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа.

После получения запроса руководство компании в течение 3 суток подготовит выписку. При этом формировать документ начальник будет в соответствии с особым несложным порядком.

Отметим, выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, равно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению. Поэтому оформлять ее можно в свободном виде. Часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании, которые необходимо заверить в учетной политике организации.

Независимо от того, какой вариант будет выбран, важным условием является наличие названия фирмы, даты и места выдачи выписки. В конце документ должны подписать все ответственные сотрудники, которые тем или иным образом причастны к составлению документа. При этом заверять выписку надо согласно п. 1 Указа Президиума ВС СССР № 9779-Х:

1. После подписи руководителя указать слово «Верно». Оно может быть в виде оттиска или написано вручную.
2. Далее следует указать должность заверителя, так как им может быть как владелец компании, так и его зам либо руководитель подразделения. Кроме того, допустимы и иные работники, имеющие соответствующие полномочия на основании доверенности.
3. Ниже указывают дату заверения выписки и место ее составления. Чаще это офис, где хранится приказ, хотя иногда таким местом является подразделение, где трудится заявитель. В таком случае местный руководитель использует электронную базу данных.
4. В конце необходимо подтвердить, что подлинник выписки находится по месту ее формирования. Для этого необходимо написать «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год». Обычно это заверение требуется при подаче документа в стороннюю компанию. Причем ее надо дополнительно проштамповать печатью предприятия, подразделения или отдела, в котором составили выписку.

Сам текст выписки должен в точности соответствовать содержанию приказа, никакие изменения и корректировки в нем недопустимы.

Правила оформления выписки

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Пример составления выписки

1. Вверху документа пишут полное наименование компании, выпустившей приказ, из которого делается выписка.
2. Затем посередине строки указывается название документа и номер по внутреннему документообороту предприятия.
3. После этого нужно указать населенный пункт, в котором работает организация и дату составления документа.
4. Далее идет собственно сам текст, который должен в точности цитировать ту часть приказа, которой касается выписка.
5. В завершение документ необходимо подписать у директора, а также заверить автографом ответственного лица.