В общем случае при трудоустройстве работодатель не вправе требовать от нового сотрудника больше документов, чем прописано в Трудовом кодексе (ст. 65). Исключение – случаи, когда для оформления необходимы особые документы: об отсутствии дисквалификации, диплом об образовании, свидетельство или удостоверение о квалификации, справка о состоянии здоровья.
В частности, при трудоустройстве обязательный медосмотр проходят несовершеннолетние соискатели. ТК предусматривает аналогичные условия для работников общепита, связанных с движением транспорта, занятых на вредных работах. Кодекс говорит, что требования к предварительной или периодической медицинской комиссии могут быть указаны и в других нормативных актах. Например, для педагогических сотрудников они предусмотрены Законом об образовании №273 ФЗ (пп. 9 п. 1 ст. 48).
Потребность в медосмотре
Нужно отметить, что не только профессия и должность определяют необходимость проверки состояния здоровья, но и другие факторы:
- Тяжесть работы (физические нагрузки, статичность позы).
- Наличие вредных и (или) опасных производственных факторов:
- биологических (аллергены, пыль, токсины, яды);
- химических (пестициды, кислоты, газы);
- физических (излучение, электромагнитное поле, вибрация).
- Сложные условия (высота, тяжелые климатические условия, особо ответственная работа: спасатели, пожарные, крановщики, когда наличие проблем со здоровьем пагубно может отразиться на жизни и здоровье других людей).
Важно! Более подробная информация в Перечне, утвержденном Приказом №302н от 12.04.2011 г. (далее Перечень).
Специальная оценка условий труда (СОУТ) выявляет вредные факторы и определяет, каким работникам придется регулярно проходить медицинские осмотры.
Если ваша организация недавно зарегистрирована и рабочие места только созданы, то у вас есть год на то, чтобы провести СОУТ. Однако ждать так долго не стоит, ведь обязанности работодателя и право на льготы возникают по закону при трудоустройстве или выполнении соответствующих работ, а не после получения данных спецоценки.
Как обычная работа может стать вредной
Если вам кажется, что в офисе нет вредных факторов, – это ошибка. В Перечне есть подпункт 3.2.2.4., который называет работу с ПЭВМ более 50% рабочего времени вредным фактором.
Офисные сотрудники большую часть времени проводят за компьютером: менеджеры, бухгалтеры, тем более программисты и сисадмины. В 2019 году Минтруд собирался внести изменения в Перечень и исключить пункт о компьютерах из списка, ведь машины совершенствуются и сейчас их влияние на зрение не такое, как раньше.
Пока это только проект, поэтому до внесения изменений правило остается действующим. Однако чиновники полагают, что нужно принимать во внимание еще и результаты СОУТ. Если условия труда для конкретного рабочего места (нескольких аналогичных мест) признаны допустимыми или оптимальными, то можно не проводить медосмотры, ведь получается, что отсутствует вредное влияние.
Правда далее их мнения расходятся: признавать безопасными вообще все подобные рабочие места или только те, где рабочее время за ЭВМ занимает менее 50%. Судебная практика в этом смысле тоже противоречивая. Для избегания споров рекомендуется все же проводить медосмотры.
На собеседование со справкой
Порядок действий, если к вам пришел устраиваться кандидат, которому необходимо пройти предварительный медицинский осмотр:
- Уточнить предполагаемую должность соискателя.
- Проверить внутренние документы и списки рабочих мест с обязательными медосмотрами, если они отсутствуют, придется проверить Перечень.
- Выдать направление на прохождение медосмотра. В нем указывается точное наименование должности, с группой, категорией, разрядом. Также потребуется ссылка на пункт Перечня – необходимо уточнить, какие именно факторы присутствуют в работе. От этого зависит состав врачебной комиссии.
- Кандидат проходит комиссию, причем если у компании нет заключенного договора с конкретным медицинским учреждением, то работник сам выбирает место и предоставляет результат потенциальному работодателю.
Обратите внимание! Неспециалисту трудно определить наличие вредных или опасных факторов. Бухгалтеру или кадровику следует обратиться к ответственному за охрану труда и технику безопасности (в небольшой организации им может быть руководитель, прошедший соответствующее обучение) за разъяснениями и распоряжением, требовать от сотрудника справку или нет.
Если обследование прошло успешно и нет противопоказаний, то можно оформлять сотрудника. Больше подробностей в статье по ссылке.
Расходы при приеме на работу
Затраты на медосмотр кандидатов учитываются в бухгалтерском учете как обычные затраты по основной деятельности, на соответствующих счетах БУ:
Д 20 (26,23,25,44) К 76(60)
В налоговом учете (для целей расчета налога на прибыль или единого налога при УСН) расходы также принимаются (см. п. п 7 и 8 п. 1 статьи 264 НК РФ и пп. 5 п. 1 статьи 346.16 НК РФ). В частности на УСН по разъяснениям Минфина эти затраты входят в состав материальных расходов, как часть производственного процесса.
Неважно, прошел отбор кандидат или нет, даже если результаты медосмотра оказались неприемлемыми для принятия его на работу, их можно учесть. Хотя некоторые споры вызывает ситуация, когда потенциальный работник самостоятельно заключает договор на медкомиссию и затем предъявляет документы для возмещения ему таких затрат.
В большинстве случаев налоговые органы и суды признают, что эти затраты по закону обязан нести работодатель, поэтому возмещение работнику расходов не приводит к образованию у него дохода, облагаемого НДФЛ и взносами. Отмечу, что возмещение возможно, если работник сам обратится за ним. Главное, чтобы организация, проводившая медосмотр, имела лицензию, а сотрудник предоставил договор, документы по оплате и оказанию услуги. Для организации принять в БУ затраты можно на основании актов оказанных услуг, а для налогового учета на УСН важен факт оплаты.
Обратите внимание! С 1 июля 2019 года в кассовом чеке должно быть указано наименование покупателя (заказчика), его ИНН и некоторые другие реквизиты (пп. 6.1 ст. 4.7 Закона 54-ФЗ), если расчет производится с организацией (ИП), в том числе через подотчетное лицо.
Еще один довод не платить взносы за кандидата — это отсутствие трудовых отношений. Поскольку физическое лицо не является застрахованным лицом, то и взносы начислять не нужно.
Плановые медосмотры и их учет
Если в компании пройдена СОУТ и есть списки тех должностей и рабочих мест, где работники обязаны проходить регулярные медосмотры, то можно составить график их проведения и согласовать его с медицинской организацией, выбранной для заключения договора. Периодичность зависит от отнесения работы или факторов к тому или иному пункту Перечня.
При постоянном договоре придется соблюдать определенный порядок:
- предоставление графика осмотров;
- предварительное предупреждение об изменениях;
- повышенная оплата за внеплановый осмотр.
В бухгалтерском и налоговом учете плановые осмотры учитываются точно так же, как и при трудоустройстве. Расчеты только чаще происходят в безналичном порядке, а организации передаются подтверждающие документы с расшифровками, кто, у каких специалистов, с каким результатом, на какую сумму проходил осмотр.
Это позволит правильно разнести по счетам затраты, что особенно важно, когда идет речь о нескольких системах налогообложения. Например, часть работников занимается розничной торговлей, а часть – оказанием услуг. Затраты придется разделить соответственно.
Обратите внимание! Принять для расчета налогооблагаемой базы можно только расходы на обязательные медицинские осмотры. Если работодатель направляет сотрудников на медкомиссии по собственному желанию, то учесть оплаты по ним в НУ нельзя.
Налоговые органы будут настаивать на обложении проведенных необязательных медосмотров таких сумм НДФЛ и взносами, т.к. считают их выгодой сотрудника. Ведь подобная компенсация не перечислена в необлагаемых в статье 422 НК РФ. Суды не согласны с этой позицией и выступают на стороне работников.
Путевые листы
Самая большая проблема для любой организации, владеющей или арендующей автотранспорт, — это путевые листы. Их заполнение вызывает недовольство и дискомфорт у водителей и раздражает как руководителей, так и бухгалтеров, вынужденных возиться с большим объемом данных.
Однако это главный документ для подтверждения (напрямую или косвенно) таких расходов, как:
- ГСМ (топливо, масла);
- сопутствующие товары (антифриз, омывающая жидкость);
- проезда к месту командировки, вахты, обычной работы, совершения рейса, транспортировки и т.п.;
- ремонт и покупка автозапчастей;
- обслуживание транспорта – мойка, диагностика, шиномонтаж;
- заработная плата водителей;
Кроме того, учет, ведущийся на основе путевок, помогает выявить водителей, которые используют имущество организации не по назначению:
- ездят по личным делам (количество километров по одометру);
- сливают бензин (расхождения в данных заливки, заправки и остатках топлива);
- прикладывают «левые» чеки (несоответствие между объемом бака, расходованным топливом и представленными документами).
Короче говоря, служат путевые листы благим целям, только их ведение обременительно. Не в последнюю очередь из-за необходимости делать отметки о прохождении медосмотра.
Важно! Обязательность отметки о медицинском осмотре указана в п. 7 ст. II Приказа Минтранса №152 от 18.09.2008. Это часть сведений о водителе.
Особенно строго с этим на пассажирском транспорте, ведь ответственность здесь намного выше. Если в компании нет штатного медика, то опять же придется заключать договор и постоянно пользоваться услугами медицинского учреждения. Обычно осмотры проходят быстро: врач проверяет общее самочувствие, уровень давления, частоту пульса, температуру.
Почему я подробно остановилась на предназначении путевых листов? Как вы поняли, они необходимы для подтверждения ряда расходов организации. Даже если просто выплачивается компенсация за использование личного транспорта работника и никакие затраты отдельно не возмещаются, само использование в рабочих целях автомобиля нужно подтвердить.
Так как частью обязательных реквизитов путевки является отметка о медосмотре, то ее отсутствие может привлечь внимание налоговиков. Они поставят под сомнение действительность такого документа и могут попытаться снять соответствующие расходы по нему в НУ.
Суды, правда, и здесь лояльно относятся к налогоплательщикам и восстанавливают право принять затраты к учету.
ФСС: как отчитаться и получить возмещение
Специальная оценка отражается не только в декларации, подаваемой в Роструд, но еще и в отчете 4-ФСС (таблица 5), начиная с первого квартала 2019 года. В отдельной строке в той же таблице показываются медосмотры. До нового года эти данные неизменны, т.к. значения ставятся на начало года. При направлении расчета за 1 квартал 2020 не забудьте проверить, произошли ли изменения, и заполнить таблицу.
Чтобы возместить свои затраты по обязательным медосмотрам, работодатель обращается в ФСС за соответствующим финансированием (Правила утверждены Приказом Минтруда №580н от 10.12.2012 г.).
Важно! Заявление подается в текущем году до 1 августа (т.е. по 31 июля включительно). В 2019 срок уже вышел, теперь воспользоваться льготой можно только в 2020 году и чем раньше, тем лучше, ведь Фонд может отказать в предоставлении финансирования, если исчерпаны средства бюджета.
Расчет суммы, которую возместит (выделит) ФСС, делается на основе данных предыдущего календарного года по формуле:
(Начисленные взносы на травматизм — расходы на оплату «несчастных» больничных и отпусков на период лечения и проезда к месту лечения сверх ежегодного обычного отпуска) х 20%
Страхователь, заботящийся о предпенсионерах, направляет дополнительные средства на их санаторно-курортное лечение, может рассчитывать на 30%.
Для предприятий, не обращавшихся за финансирование в два предыдущих года, штат которых не превышает сто человек, установлены более выгодные условия. Они могут произвести расчет не из одного предшествующего года, а сразу из трех предыдущих лет. При этом размер помощи все же не должен быть выше, чем сумма взносов текущего года.
Для возмещения потребуются (список актуален для финансирования по медосмотрам): заявление, план предупредительных мер и их финансирования в текущем году (оригиналы), списки мероприятий по улучшению условий и охране труда (по результатам СОУТ) и список сотрудников, подлежащих прохождению медицинских осмотров в текущем году в виде копий, договор с лицензированной медицинской организацией и ее лицензия (копии).
Обратите внимание! В некоторых отделениях попросят отдельные документы продублировать в электронном виде на электронную почту или через неформализованную переписку по ТКС.
Когда ФСС даст добро, страхователю придется ежеквартально дополнительно к расчету 4-ФСС представлять отчет об использовании сумм взносов. Дополнительно понадобятся копии актов врачебных комиссий и сведения из них, а также копии платежных и иных документов, подтверждающих оплату медосмотров и фактическое получение услуг (счета, платежные поручения, кассовые чеки, акты).
Пока взаимодействие с ФСС по телекоммуникационным каналам связи, исключая подачу отчетности, не налажено, поэтому большинство документов придется нести лично (если отправляете представителя или ответственное лицо – не руководителя, то не забудьте передать с ним доверенность). Также можно воспользоваться сайтом Госуслуг.
Не прошел медосмотр или отказался – увольнение?
Согласно статье 76 ТК РФ, если работник получил медицинское заключение с противопоказаниями для его текущей деятельности, его для начала нужно отстранить от работы (издать соответствующий приказ).
Затем проверяем, нельзя ли перевести сотрудника на иную работу, подходящую по состоянию здоровья. Если вакансий нет или сам работник отказался от перевода, то тогда смотрим на срок отстранения и последствия. Они зависят от срока, указанного в медицинском заключении и должности работника.
- Для рядового сотрудника при сроке до 4-х месяцев – сохраняется его место, время отстранения не оплачивается, если иное не предусмотрено законодательством, трудовым или коллективным договором.
- Для обычного сотрудника при сроке более 4-х месяцев – следует увольнение в соответствии с п. 8 части первой ст. 77 кодекса.
- К руководящему персоналу – руководителям организации и обособленных подразделений, их заместителям и главным бухгалтерам – применяются те же условия, но при этом работодатель вправе не увольнять их, а по совместному соглашению отстранить от работы на оговоренный срок.
При увольнении по медицинским показаниям работники имеют ряд преимуществ:
- Не возвращают оплату, полученную ими за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК).
- Получают выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 178 ТК).
Отстранить от работы также нужно работника, отказавшегося проходить медицинский осмотр. Например, нельзя выпустить на линию водителя автобуса, если он не явился на проверку перед рейсом. В этом случае необходимо составить акт об отказе и издать приказ об отстранении, а еще потребовать от сотрудника объяснительную.
Если работодатель рассмотрел причину отказа и счел ее неуважительной, работник имеет действующее дисциплинарное взыскание (замечание, выговор) и нарушение неоднократное, то можно перейти к следующей стадии – увольнению.
В данном случае основанием послужит пункт 5 статьи 81 ТК РФ. Работодатель должен иметь на руках все доказательства: приказы о взысканиях, объяснительные по предыдущим случаям неисполнения обязанностей, свидетельские показания, акты и т.д.
Обратите внимание! В статье 81 конкретно не указано что является неисполнением трудовых обязанностей, но в пп. «в» п. 35 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 №2 отказ от медицинского освидетельствования отнесен к подобным нарушениям.
За работником сохраняется право обратиться в суд, если он сочтет, что увольнение произошло незаконно, а причина отказа была уважительной. Суд руководствуется представленными сторонами дела доказательствами и показаниями свидетелей. Обычно работодатели предлагают сотруднику увольнение по собственному желанию – с одной стороны более простая процедура, с другой – неиспорченная нехорошей статьей трудовая книжка.