Готовимся к участию в государственных торгах

Обновленный закон о государственных закупках практически не оставлял выбора на 2019 год – хочешь участвовать в аукционах, тогда нужна регистрация в ЕИС.

Было сделано послабление только для тех участников, кто уже аккредитовался на площадке и состоял в реестре.

Компании и предприниматели, заинтересованные в госзакупках, несмотря на свой статус должны обязательно пройти регистрацию в системе до конца 2019 года, иначе с 1 января 2020 для них закупки будут закрыты. Поговорим о самой регистрации, бухгалтерских аспектах работы, площадках и госконтрактах.

Шаги регистрации, проблемы и решения

1. Руководителю (ИП) нужно иметь подтвержденную запись на Госуслугах для физического лица. Создайте запись, если ее нет, и подтвердите личность одним из следующих способов:
   • посетив МФЦ лично с паспортом и СНИЛС;
   • заказав код подтверждения письмом Почты России;
   • через веб-версии или онлайн-приложения некоторых банков, если гражданин является клиентом выбранного банка;
   • с помощью существующей электронной подписи.

Подробнее на сайте Госуслуги.

2. ЭЦП придется оформить обязательно. Дальнейшие действия возможны только при наличии действующей подписи.
3. Привязываем к учетной записи организацию или ИП. Часть информации заполняется автоматически, остальное придется указать самостоятельно. Какое-то время данные проверяются. Работа сайта не всегда стабильна, в некоторых случаях процесс затягивается на несколько дней.
4. После проверки данных появляется доступ к дальнейшей работе. Добавляем работников, отвечающих за торги (если необходимо). Каждый из них должен иметь подтвержденную запись на портале Госуслуг и собственную ЭЦП.
5. Проверьте, правильно ли настроено ваше рабочее место, воспользовавшись инструкциями.
6. Переходим к личному кабинету на ЕИС. Не забудьте установить носитель с ЭЦП! На главной странице zakupki.gov.ru в правом верхнем углу выберите из выпадающего списка «Личный кабинет участника закупок».
7. Выбираем организацию, электронную подпись, переходим к заполнению сведений. Для пользователей есть раздел с руководством по аккредитации.
8. Заполните сведения и прикрепите запрашиваемые системой документы.

Обратите внимание! В числе требуемых документов – решение о крупных сделках. Если в организации один участник, он же руководитель, то решение не требуется (п. 7 ст. 46 ФЗ №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Но, чтобы не иметь сложностей или разночтений при участии в аукционах, рекомендуется прикрепить информационное письмо со ссылкой на закон.

9. Через некоторое время (согласно сайту Госзакупок, не более пяти дней, на практике возможно дольше) сведения в кабинете подтвердятся, система аккредитует вас на федеральных торговых площадках автоматом, о чем придут сообщения на электронную почту.

Каких проблем стоит ожидать:

• Время – ваш главный враг. Не откладывайте регистрацию, если собираетесь участвовать в торгах, которые находятся в процессе сбора заявок. На каждом этапе возможны задержки, технические сбои, период проверки может затянуться. На ЕИС работает служба техподдержки, куда можно обращаться с вопросами.
• Перед тем как оформить личный кабинет в ЕИС, проверьте документы и выписку из ЕГРЮЛ. Если в данные закралась ошибка, придется тратить время на исправление.
• Часто причиной технических проблем является антивирус, несмотря на многочисленные настройки, и запись сайта в исключения, возможна ситуация, когда зайти в кабинет можно, только отключив антивирусное приложение на компьютере.
• Браузеры капризны в восприятии государственных сайтов, наиболее корректно работа происходит в Internet Explorer.

Главный плюс новой системы – быстрая аккредитация на федеральных ЭТП. На коммерческих площадках процесс также пройдет намного быстрее.

ЭТП – дружим или воюем?

Хотя торговые площадки создаются для комфортного взаимодействия заказчиков и исполнителей, но и сами являются частью системы закупок, ведь с ними завязываются денежные отношения.

Доступ к торгам

За доступ нужно платить не везде. Оплата распространяется на определенный период.

В налоговом учете в случае ОСНО признать затраты можно согласно п. п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ как прочие расходы. Иногда налоговая инспекция не соглашается с таким подходом, но подтвержденные расходы, связанные с работой организации, снять с учета сложно.

На УСН существует закрытый перечень расходов, в который подобные траты не включены, налогооблагаемую базу на них уменьшить нельзя.

Кстати! Сопутствующие расходы, например, на доставку документов от ЭТП почтой, учесть при расчете единого налога можно.

В бухгалтерском учете отражаем расходы ежемесячно равными долями в течение периода, на который открыт доступ к площадке:

• Д 76 К 51 (55) – отражена оплата в пользу ЭТП.
• Д 91.2 К 76 – начислена плата.
• Д 19 К 76 – отражен НДС по операции.

Победителям

Выиграв аукцион, победитель торгов обязан выплатить площадке комиссию. Сумма зависит от участников закупочной процедуры и НМЦК. В общем случае размер платы составляет 1% от НМЦК, но не более 5000 рублей. Если закупка проводилась среди субъектов малого предпринимательства (СМП) или социально ориентированных некоммерческих организаций (СОНКО), то максимальная сумма — 2000 рублей.

Однако формулировка закона такова, что сумма 5 тысяч не учитывает НДС, а вот 2 тысячи — четко прописанный предел. Фактически в первом случае оплата составит максимум 6000 (5000+20% НДС).

Обратите внимание! Сумму комиссии ЭТП спишет со спецсчета. Если средств на нем недостаточно либо он не открывался организацией – выставит счет на оплату.

В налоговом и бухгалтерском учете эти затраты проводятся проводками аналогичными оплате доступа к ЭТП, только единовременно.

Некоторые площадки повели себя странно – отказались передавать документы без подключения к собственной системе ЭДО. Альтернативно предлагалось получить документы лично в офисе (единственном в Москве).

Другие направляют пакет документации по обговоренной системе электронного документооборота, простой почтой или курьером.

Открываем и ведем специальный счет

Открытие спецсчета обусловлено необходимостью блокировки средств в качестве обеспечения заявки и списания комиссии электронных торговых площадок за победу в торгах.

Не требуется специальный счет, если вы участник торгов с суммой НМЦК менее миллиона. При этом оплата услуг ЭТП осуществляется по выставленному счету.

Обычно открытие спецсчета проходит достаточно быстро, особенно если воспользоваться услугами банка, где находится расчетный счет. Обратиться можно в любую кредитную организацию, главное, чтобы она входила в правительственный перечень.

Кстати! Подпишите дополнительное соглашение к действующему договору с банком, и функции специального счета возьмет на себя расчетный счет.

Спецсчет способен приносить прибыль – на остаток средств банк начисляет процент. По факту он настолько мал, что полученный доход совсем небольшой. Тем не менее требуется учесть полученные деньги.

В налоговом учете по общей или упрощенной системе проводим их как внереализационные доходы и включаем в налогооблагаемую базу.

В бухгалтерском учете применяем одним из способов:

1. Д 55 К 91.1 – на последний день месяца, когда начислены и получены проценты. Вариант возможен, если эти события всегда совпадают.
2. Д 76.3 К 91.1 – начисляем проценты в последний день каждого месяца.
3. Д 55 К 76.3 – отражаем фактическое поступление средств, если даты не совпадают.

Блокировки денег на специальном счете в учете никак не отражаются. В остальном ведение спецсчета не отличается от обычного: регулярно получаем и проводим в учете выписки по операциям.

Бережем деньги – используем банковскую гарантию

Когда жаль отвлекать собственные оборотные средства для обеспечения подачи заявки или самого контракта, банки предлагают воспользоваться услугой банковской гарантии.

Обратите внимание! Минимальный срок гарантии — это срок госконтракта плюс месяц.

Суть обеспечения, предоставляемого исполнителем, — в том, что из него удерживаются определенные санкции, например, штрафы за просрочку поставки. Поэтому при выдаче гарантии кредитная организация обязуется перечислить суммы санкций на счет заказчика по его заявке. В свою очередь исполнитель оплачивает банку проценты с перечислений как при пользовании заемными средствами. Конечно, и саму сумму нужно вернуть.

Если санкций нет, то исполнитель заплатит только комиссию за выдачу гарантии, которая принимается в расходах при ОСНО и УСН. Проводка в БУ — Д 91.2 К 51.

Новые правила обеспечения в 2019 году

Раньше приходилось обязательно перечислять денежные средства или предоставлять гарантию от банка заказчику для обеспечения заявки или заключаемого контракта, без этого нельзя было участвовать в аукционе или не подписать договор. В 2019 правила поменялись, и теперь некоторые исполнители имеют преимущества.

Если участники закупки — СМП и СОНКО, то обеспечение может заменяться подтверждением добросовестности. Для этого предоставляются данные о трех контрактах, выполненных в течение последних трех лет до подачи заявки, без штрафных санкций. Их общая сумма не должна быть менее, чем НМЦК закупки, для которой предоставляется информация. При этом указанные сведения должны обязательно находиться в реестре.

Кстати! С мая 2019 года заказчик обязан вернуть перечисленное обеспечение в течение 30 дней со дня исполнения контракта, для СМП и СОНКО – в течение 15 дней. Если срок пропущен, напомните об обязательствах, направив письмо о возврате.

Еще одно послабление для малого бизнеса – ранее обеспечение считалось от неизменного размера НМЦК. Теперь за основы расчета берется цена заключаемого с победителем договора. Если в результате аукциона сумма оплаты падает, то снижается и сумма обеспечения.

Госконтракты без купюр

Работа с бюджетниками – это сложно. Надо хорошо ориентироваться в специфическом законодательстве (как будто бухгалтерам мало НК). В небольших организациях к тому же сдаточную документацию часто готовит главбух. Например, формы КС (справка, акт), которые фигурируют при выполнении строительных и подобных работ.

Составить формы на основе сметы можно, но это занимает массу времени, когда нет специализированной программы (такой софт недешев и требует постоянного обновления).

Если смета менялась и корректировалась, без спеца вряд ли получится подготовить документы. Если так вышло, что выполнять эту работу придется непрофессионалу, не стесняйтесь связываться со сметным отделом государственного учреждения, с которым заключен контракт. Документацию проверяют именно они.

До участия в торгах изучите закупочную документацию, затем (до подписания) договор. Бухгалтеру нужно подойти к делу не просто как учетчику, но как экономисту и юристу. Советую быть внимательными к следующим моментам:

1. Расчет санкций. Если руководитель сомневается, что компания уложится в срок исполнения предмета договора, то лучше прикинуть во что обойдется задержка.
2. Гарантийные обязательства. Они не всегда соответствуют реальности. Например, срок гарантии на оборудование может составить 10 лет, в то время как производитель дает только 3 года. Готова фирма проводить ремонт и замену неисправной техники в течение целого десятилетия?
3. Соответствие контракта изначально заявленным условиям. В госструктурах тоже люди работают. Ошибаются, делают опечатки. Электронная система позволяет направить протокол разногласий и внести изменения, если обнаружите ошибки.
4. Лица для связи. Иногда информация вообще отсутствует или указаны неверные данные. Составляем протокол и шлем заказчику. По номерам телефонов и электронной почте происходит связь в процессе работы, поэтому контактные лица должны быть в курсе происходящего и готовы к общению в рабочее время, в отдельных случаях круглосуточно.
5. Реквизиты. Ошибки встречаются, когда в системе ЕИС оказалась выписка из ЕГРЮЛ с устаревшими данными. Допустим, сменился юридический адрес или руководитель. Бывает, реквизиты банка взяты как будто с потолка.

Важно! Согласно закону №44-ФЗ (п. п. 4 ст. 83.2) протокол разногласий исполнитель может отправить один раз, поэтому следует включить в него все правки. Ранее количество не ограничивалось.

Когда в силу обстоятельств вы не успеваете получить банковскую гарантию или перевести средства обеспечения, а контракт пора подписать, можно найти формальную причину для отправки протокола. Такая, если постараться, найдется.

Пока протокол находится на рассмотрении, вы успеете выполнить условия. С заказчиком, заинтересованным в сделке (не в финансовом плане, конечно, а в скорейшем исполнении задачи), можно попытаться открыто договориться – прокол направляется из-за задержки обеспечения.

Старайтесь с бюджетниками вести официальную переписку, если есть неформальная — сохраняйте. Когда сдаете документы, составляйте сопроводительное письмо с описью. В госконтракте прописывается конкретный пакет документов для передачи и сроки, поэтому необходимо подтверждение даты и полноты передачи бумаг. Опоздаете или представите не все – возможны штрафы, да и срок подписания и оплаты точно сдвинется.

Иногда полезно посмотреть историю закупок по заказчику. Один и тот же аукцион проводится уже не первый раз – это должно вызвать настороженность. Причины могут быть разными:

• Занижена цена, или смета составлена в ценах прошлого года (в 2019 году это актуально, т.к. изменилась ставка НДС).
• В стоимость включены материалы, которые успели подорожать.
• Завышены требования к исполнителю или гарантиям.
• Заказчик тянет с приемкой работ или оплатой, много придирается.
• Аукционная документация составлялась в расчете на определенного поставщика, но он не вышел на торги (конечно, так быть не должно, но на практике встречается).
• Жесткие требования к поставке. Например, на объекте установлено определенное оборудование и под него покупают другое – конкретного размера, технических характеристик. Причем аналоги работать не смогут. Закупаемое оборудование возможно редкое, снято с производства или поставляется под заказ в срок, превышающий срок самого контракта.

Для малого бизнеса предоставлены хорошие возможности работы в области государственных закупок, однако выиграть аукцион не просто. Если вы стали победителем, но не можете выполнить условия контракта, то отказаться от исполнения без последствий нельзя. В результате организация или ИП отправится в реестр недобросовестных поставщиков (РНП) и долгое время не сможет участвовать в торгах.