Это вовсе не реклама бухгалтерских услуг. Категорично заявлять, что ИП без бухгалтера нельзя работать, я не буду. Просто разберемся, с какими ситуациями придется столкнуться бизнесменам в начале и процессе работы. Возможно, не только ИП, но и тем, кто только открыл свое ООО.
Полистаем классификатор
Начинается все с государственной регистрации. ИП подает простое заявление, по заполнению обычно нет вопросов, кроме, пожалуй, кодов ОКВЭД. Казалось бы, чего проще – ты точно знаешь, какой бизнес открываешь, чем будешь заниматься. К сожалению, российское законодательство так устроено, что от правильного выбора кода многое зависит.
Выбор кода ОКВЭД сделан изначально неверно
Допустим, вы хотите заниматься расслабляющим массажем, уже нашли подходящее помещение и присматриваете оборудование. Обратившись к поиску в интернете, находите код 86.90.3 – деятельность массажных салонов. Очевидно то, что надо вашей ситуации. Но внимательно прочитайте, к какой группе, классу, разделу относится код. К медицинским услугам и области здравоохранения. Для медицинских услуг необходимо иметь лицензию, персонал такого салона или ИП, если будет единолично заниматься массажем, обязан иметь определенный уровень образования.
Кстати! Посмотреть классификатор видов деятельности в действующей редакции и подобрать нужный код можно здесь.
Если деятельность не имеет отношения к медицине и речь только о косметических и релаксационных процедурах, то имеет смысл выбрать код 96.02 – Предоставление услуг парикмахерскими и салонами красоты или даже его уточненный вариант 96.02.2. Здесь речь о СПА-уходе, гигиеническом массаже шеи, лица и других процедурах, не относящихся к медицинским услугам.
Выбрав код 86.90.3, вы сделали бы неверный выбор, конечно, если изначально не предполагали получать лицензию.
Код указан неточно
Со сменой справочников, когда коды менялись, путаница была довольно частой. Имейте в виду, что сейчас применяется ОКВЭД редакции 2 (ОК 029-2014 КДЕС), введенной в действие летом 2016 года. Если пользуетесь поиском в сети, обращайте внимание на актуальность справочника. В листе «А» заявления на регистрацию ИП обязательно укажите не меньше 4 цифр кода.
Вносится слишком много кодов
Собираетесь торговать продуктами, но не уверены, что это будет единственный источник дохода, и добавляете торговлю автомобилями, услуги по грузоперевозке, клининг и управление недвижимостью?
Не перегружайте реестр лишней информацией. Законодательство дает три рабочих дня на внесение нового кода ОКВЭД, если вы начали ранее не заявленную деятельность (п. 5 статьи 5 ФЗ №129-ФЗ от 08.08.2001 г.). Так что не торопитесь. Излишние данные могут привести к дополнительным запросам от налоговой и попаданию в выборку для проверки.
Из личной практики: организация занималась пассажирскими перевозками, затем сдачей в аренду помещений, перевозки же перестала осуществлять. Налоговая засыпала ее требованиями деклараций по транспортному налогу, просила предоставить информацию о водителях, в итоге решила признать юридический адрес недействующим (при посещении не обнаружила прежней автостанции, хотя административные помещения остались, только директор не сидел сутками в кабинете). Все закончилось после исключения ненужных кодов ОКВЭД из ЕГРЮЛ.
Какие будем платить налоги?
С кодами разобрались, заявления заполнили. Осталось определить систему налогообложения. Продолжают пользоваться популярностью у ИП УСН и патент. Здесь предпринимателей ждет еще один небольшой квест:
- Подавать заявление на патент и УСН можно вместе с документами на регистрацию. Вам выдадут расписку в приеме документов, но лучше каждое заявление (в том числе на регистрацию ИП) подготовить в двух экземплярах и попросить поставить на одном отметку о принятии. Тогда точно останется подтверждение совершенных действий.
Кстати! Если контрагенты настойчиво требуют предоставить доказательства упрощенки, запросите в налоговой информационное письмо по форме 26.2-7. Достаточно направить запрос налоговой инспекции в свободном виде, правда ответа придется ждать до 30 календарных дней.
- Патент – довольно запутанный режим налогообложения (несмотря на кажущуюся простоту). Условия задают регионы. Правда, не во всем. Список видов деятельности местное законодательство не сможет сократить, но может установить потенциальный доход.
Обратите внимание! Применять патенты могут исключительно ИП. При этом средняя численность работников за налоговый период не должна превышать 15 человек (рассчитывается по всем видам деятельности, в отношении которых применяются патенты).
В общем случае заявить о желании перейти на патент можно за 10 рабочих дней до начала его применения. Чтобы патент начал действовать со дня регистрации, следует подать заявление по форме 26.5-1 вместе с документами на регистрацию ИП. Вот тут начинаются сложности, с которыми самостоятельно предпринимателю, не искушенному в юридических и налоговых тонкостях, нелегко справиться.
Самые большие затруднения вызывает Лист 2 формы, где надо указать наименование деятельности. Его берем в местном законе и переписываем буква в букву. Помните, что регионы могут добавлять свои виды деятельности или дифференцировать указанные в НК. На практике это значит, что один вид деятельности может быть разбит на несколько или какие-то виды выделены обособленно.
Например, в пп. 13 п. 2 ст. 346.43 НК прописаны «услуги по производству монтажных, электромонтажных, санитарно-технических и сварочных работ». Их можно разделить на «производство электромонтажных работ» и «производство санитарно-технических работ, монтаж отопительных систем и систем кондиционирования воздуха», ведь подобные виды деятельности предусмотрены ОКВЭД.
Для патента существует отдельный классификатор КВПДП (любители аббревиатур аплодируют стоя). Код именно из него, а вовсе не из ОКВЭД нужно указать в Листе 2.
Сейчас тем, кто ведет деятельность на патенте или собрался начать ее с 2020 года, законодатели приготовили сюрприз. Как известно, маркировка затронула уже отдельные виды товаров и успешно продолжает внедряться. Благодаря поправкам, внесенным в Налоговый кодекс Федеральным законом №325-ФЗ от 29.09.2019 г., к понятию розничной торговли для целей применения патента не относится теперь торговля товарами, подлежащими обязательной маркировке: лекарствами, обувью, изделиями из натурального меха. Заметили разницу понятий? Не маркированными, а даже просто подлежащих маркировке.
Как видите, уже на начальном этапе нужно учесть массу нюансов и не оплошать с заполнением даже несложных документов. Но это, как говорится, цветочки, а ягодки впереди.
Нанимаем сотрудников
Существует не много ИП, работающих в одиночку. Как правило, это фрилансеры, оказывающие технические и экономические услуги: программисты, консультанты, бухгалтеры или частные практики в области косметологии, массажа и т.д. В торговле и производстве больше тех, кто нанимает работников.
Расскажите, а я сам сделаю
Примерно так выглядят запросы на некоторых форумах. Начинающий бизнесмен хочет во всем разобраться, что само по себе похвально, но передать весь опыт и знания по кадровой работе в нескольких словах нереально. Хотите получить четкий ответ – конкретизируйте вопрос. Если ваша цель в том, чтобы все операции от приема до увольнения оформлялись верно, а кадры были в порядке – обращайтесь к профи. Особенно, если текучка обещает быть большой. Поверьте, учесть все невозможно, а допущенные ошибки выльются в многотысячные штрафы.
В 2020 году кадровикам предстоит освоить электронные трудовые книжки, вернее внесение данных о перемещениях сотрудника в организации (прием, перевод, увольнение) в виде электронных сведений в ПФР. Причем делать это надо оперативно, иначе работодателя ждут штрафы. Подумайте, найдете ли вы время для подобных манипуляций?
Кроме приказа
Большинство ИП уверено, что достаточно заявления работника, трудового договора, приказа и все – необходимые бумаги оформлены. На самом деле это не так. Несмотря на освобождение предпринимателей от ведения бухгалтерского учета, кадровые документы никто не отменял, как и ведение налоговых регистров.
Нужно вести учет взносов и НДФЛ отдельно по каждому сотруднику. Традиционную форму Т-2, куда вносятся сведения о принятом работнике, тоже требуется заполнить. Положение о премировании, заработной плате и командировках, которые помогут обосновать принятие расходов, связанных с оплатой труда для налогообложения, книга учета трудовых книжек, воинский учет, положение о персональных данных. Это не полный список. Еще есть документы по технике безопасности, специальная оценка условий труда. В зависимости от вида деятельности могут быть и другие.
Обратите внимание! Если ИП не вовремя встанет на учет в ФСС как работодатель, его ждет штраф как минимум 5000 рублей.
Работники получают деньги под отчет? С авансовыми отчетами и опытные бухгалтеры не всегда могут сладить, а эти документы пристально изучаются проверкой из ПФР и ФСС, да и налоговой тоже.
Еще остается отчетность – РСВ, СЗВ-М, 6-НДФЛ. Короче говоря, считать, что оформление обойдется только приказом — это ошибка, наказуемая рублем.
Книжная тема
Про книгу учета доходов и расходов на УСН все знают, но про аналогичную книгу для патента почему-то забывают регулярно. Ее заполнение обязательно, налоговая служба имеет право запросить книгу, чтобы посмотреть, насколько правильно ведется учет доходов ИП, и не превысили ли они лимит.
Кстати! Для ИП на общей системе есть КУДиР, включающая сведения об НДС. Она состоит из нескольких разделов и, по сравнению с другими, самая сложная, особенно для ручного учета.
Если у предпринимателя есть возможность не применять онлайн-кассу, то книга – единственная возможность увидеть наличные доходы, которые по-другому проконтролировать ИФНС труднее.
На УСН заполнение КУДиР, особенно с режимом «доходы минус расходы», намного сложнее. В частности список расходов для упрощенки ограничен и далеко не все можно включить в расчет. Если ваш бизнес — это активная деятельность с большим количеством разнообразных операций, не пытайтесь самостоятельно разобраться в хитросплетениях законодательства – стоит довериться профессионалу.
Первичка
Первичные документы могут доставить немало хлопот. В большинстве случаев оформлять их ИП не придется, но, например, покупатель имеет право попросить иной документ взамен чека онлайн-кассы, от которой ИП освобожден: квитанцию, акт, БСО, товарный чек или иной самостоятельно разработанный в зависимости от вида деятельности.
По работникам, как мы уже говорили, часть первичной документации остается и обязательна к применению. Онлайн-касса и маркировка требуют не только определенных знаний, но еще и навыков работы со специальным ПО. Значит, как минимум персонал должен уметь работать с этими новшествами. Бухгалтеру тоже придется получать из системы определенную информацию и ориентироваться в ней.
Требования и проверки
Да, можно надеяться, что в первые годы не станут ходить стройными рядами проверки из всех ведомств, но слать запросы, требовать пояснения и документы, подтверждающие расходы в рамках камеральной проверки налоговая инспекция имеет право.
Для плательщиков НДС это дело привычное – не успеваешь отправить отчет, а уже прилетает «письмо счастья».
Обратите внимание! Срок камеральной проверки декларации (расчета) составляет 3 месяца (2 ст. 88 НК РФ).
Если отправка отчетности идет через ТКС, т.е. электронно, тогда ответы на запросы также можно отправлять в электронном виде, а подтверждающие документы прикладывать как сканы, а некоторые в формате Word и Excel. Если вы не пользуетесь ЭЦП и не подключились еще к оператору, то придется подготовить ответ в бумажном виде, сделать копии, заверить их и отнести лично или отправить почтой.
Выездные проверки могут стать неприятным сюрпризом, на какое-то время в офисе «поселятся» инспекторы и будут буквально под лупой просматривать документацию. При этом станут задавать вопросы и просить объяснить ту или иную операцию, возможно, потребуют дополнительного подтверждения некоторым из них. Вы готовы отвечать проверяющим уверенно и со ссылками на законодательство, точно знаете, что могут и чего не должны требовать при проверке?
Переходим на аутсорсинг
Если вы не готовы к тому, чтобы иметь штатного бухгалтера, подумайте о возможности аутсорсинга или хотя бы обращения к специалисту за консультацией. Причем следуйте правилу – задавать вопрос до того, как что-то сделаете, а не после. Не все ошибки можно исправить, а их цена порой бывает высокой.
Что касается аутсорсинга. Некоторые считают, что это ненадежный метод ведения учета. На самом деле грамотный аутсорсер будет действительно полезен. Давайте посмотрим, какие плюсы и минусы у такого способа работы.
Плюсы аутсорсинга:
- Не нужно заботиться о заполнении регистров, документов и отчетов.
- В такой компании обычно есть не только бухгалтеры, но и юристы, которые проконсультируют по вопросам заключения договоров, спорным ситуациям, помогут с подготовкой типовых документов.
- Общение и передачу информации можно осуществлять через электронную почту и даже не появляться лично в офисе.
- ЭЦП не обязательна, нужна доверенность на передачу отчетности через уполномоченного представителя. Иногда аутсорсеры работают с подписью, которую им передает заказчик на токене или флэшке, но это неправильно, поскольку пользоваться ЭЦП может только получившее ее лицо.
- Для ИП обычно тарифы ниже, чем для организаций.
Минусы аутсорсинга:
- Выбирая самый дешевый вариант обслуживания, вы получите пакет сдачи отчетности, а оформление первички в него не войдет. Это выгодно работающим на режимах вроде УСН «доходы» и тем, кто имеет небольшой штат работников.
- Несмотря на дистанционную возможность работы, необходимо отправлять первичные документы аутсорсеру. Крайне желательно получать расписку или другое подтверждение приема документов, сохранять переписку, чтобы в спорной ситуации аргументировать свою правоту.
- Если передать полностью учет обслуживающей компании, то услуги выйдут дорогими. В большинстве случаев дороже зарплаты штатного бухгалтера.
- Нужно выбирать надежную компанию, давно зарекомендовавшую себя на рынке услуг. Почитайте отзывы, проверьте компанию через сайт ФНС. Еще один интересный способ – поискать отзывы бывших работников. Не самый точный показатель, но выдает любопытную информацию.
Еще несколько важных моментов: контролируйте работу обслуживающей компании, задавайте возникающие вопросы, просите предоставить копии отчетов, хотя бы электронно, чтобы видеть внесенные показатели.
Внимательно отнеситесь к содержанию договора с компанией-аутсорсером, особый акцент сделайте на ответственности, передаче базы учета и документации в случае расторжения контракта. Многие предприниматели сталкиваются с тем, что им либо отказываются предоставить такие данные, либо требуют дополнительной оплаты. Лучше сразу обговорить (письменно, разумеется), в каком виде и как часто требуется передавать готовую документацию по работе.
Итак, бухгалтер это не всегда обязательный элемент штатного расписания, но советы и помощь специалиста наверняка понадобятся. Не запрещено трудоустроить дистанционного работника или совместителя на половину или треть ставки, а также заключить договор с самозанятым бухгалтером или ИП. Помните, что одно из важных качеств хорошего руководителя — умение делегировать полномочия, не распыляясь на все сразу.