О сайте
Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Современный бухгалтер: хитрости работы и программы-помощники

3077

Больше материалов по теме «Говорит бухгалтер» вы можете получить в системе КонсультантПлюс.

Ведущая рубрики
Балаклицкая Елена Николаевна
Главный бухгалтер со стажем работы более 15 лет
Ведущая рубрики «Говорит бухгалтер»

О профессии бухгалтера сложилось неоднозначное мнение в обществе. С одной стороны, эта работа считается хорошо оплачиваемой и стабильной, с другой – не требующим усилий «перекладыванием бумажек». Даже многие руководители считают, что у бухгалтера всю работу делает специальная программа – нажал на магическую кнопку, и все само сосчиталось. Вот бы показали, где находится та кнопка!

Однако современному бухгалтеру действительно помогает различное программное обеспечение и не только в ведении учета. Нужны еще разные калькуляторы, «напоминалки», календари и прочее. Кто-то по старинке пользуется бумажными ежедневниками, а кто-то ведет планирование через приложение.

Сегодня хотелось бы поговорить именно о таких бухгалтерских помощниках, которые облегчают рабочие будни и делают некоторые расчеты намного проще.

Excel – мастер на все руки

На самом деле Excel пользуются многие бухгалтера. Для чего же в повседневной работе используется приложение:

  • «Вытащить» из бухгалтерской программы любой документ или отчет и использовать для создания внутренней управленческой отчетности: сохранить в формате xls несколько реестров, списков и объединить их, составить сравнительные таблицы.
  • В выгруженном списке установить свои параметры фильтрации, отбора и прописать команды.
  • Составить собственные таблицы с формулами для регулярных нестандартных подсчетов.
  • Формирование наглядных графиков и диаграмм.
  • Ведение для ИП в формате Excel книги учета доходов и расходов, заполнение форм отчетности в отсутствии специального софта.

Многие формы печатных бланков в сети представлены в формате xls, даже на нашем сайте вы могли это заметить. Например, вот бланк накладной ТОРГ-12. Причем часть данных в таких формах может заполняться автоматически, благодаря прописанным в ячейках формулам.

Есть пара самых простых формул, используемых в Excel, они применяются очень часто:

  • =A1+B1 формула для сложения значений в двух ячейках (A1 и B1 соответственно), обратите внимание, формула начинается со знака равенства, это показывает приложению, что вы хотите ввести не просто буквы и цифры, а провести расчет. Складывать можно много разных значений. Если все они входят в один столбец или строку, то формула упрощается. Допустим, в колонке A надо суммировать ячейки с номерами с 1 по 135. Тогда формула будет выглядеть так =СУММ(A1:A135)
  • =ОКРУГЛ(N;0) формула для округления, вместо N необходимо подставить число или номер ячейки, значение которой округляется. Можно подставить формулу. Пример: =ОКРУГЛ(СУММ(А1:А135);0). Вместо «0» необходимо указать нужное количество знаков после запятой, при нуле округление производится до целого числа.

Кстати! Другие формулы (не только математические, но и текстовые, логические, финансовые) находятся в соответствующей вкладке. Программа подскажет, что необходимо ввести в поле, дополнительные сведения доступны в справке.

Для создания собственных таблиц достаточно провести настройку один раз и затем вводить значения в ячейки для получения результата. Если в вашем учете встречаются нестандартные подсчеты, подготовьте личный калькулятор с помощью Excel. Как правило, здесь все четко – формулы пишутся по стандартной математической логике.

Калькуляторы

Речь не об устройстве на вашем столе, а о специальных мини-программах, приложениях или онлайн-инструментах. Чаще всего калькуляторы используют для расчета:

  • Отпускных.
  • Больничных.
  • Стажа.
  • Пеней по налогам и взносам, за просрочку выплаты заработной платы.
  • Материальной выгоды.
  • Налогов (УСН, НДС, НДФЛ и т.д.).
  • Фиксированных взносов ИП.

Большинство этих инструментов и некоторые другие вы найдете в этом разделе. Работать с онлайн-калькуляторами очень просто: достаточно внести в ячейки данные и нажать кнопку. Если все сделано правильно, получится точный результат. Кроме того, расчет можно скачать в формате Word или Excel, иногда уже в виде готовой бухгалтерской справки или необходимой формы.

Обратите внимание! Некоторые подобные гаджеты скачиваются в смартфон или на компьютер. Например, бесплатное приложение Staj. В нем удобно считать стаж по трудовой книжке, а также складывать и вычитать периоды.

Для тех, кто занимается бизнесом самостоятельно, онлайн-калькуляторы быстро и без специфических знаний посчитают нужные данные. Для сотрудников это возможность проверить расчеты бухгалтерии, если возникли сомнения. Главное, обратить внимание на актуальность – уважающий себя ресурс обязательно обновляет формулы, если меняются ставка рефинансирования, МРОТ и т.д.

Календари

Вероятно, ни один бухгалтер не обходится без настольного производственного календаря, не говоря уже о тех, кто занимается кадрами и зарплатой. Кроме него, еще существуют налоговые с датами отчетов и оплат. Они могут быть как электронными, так и обычными бумажными, встроенными в стандартную рабочую программу или Google-календарь. В общем, выбор на любой вкус.

Календарь не просто показывает какое-то событие, он о нем напомнит: зазвонит сигнал, придет сообщение, выскочит «окно» на экране. Зависит от настроек и мощностей вашей электроники. И все-таки я лично предпочитаю иметь перед глазами печатный вариант. Это наглядно и нет зависимости от наличия сети, интернета или зарядки.

На сайте налоговой службы есть календарь, показывающий дни для подачи отчетов или уплаты налога в текущем месяце и ближайшем квартале. При нажатии на соответствующую дату появится список, а при клике на строке списка откроется дополнительное «окно» с более подробной информацией.

Напоминания

Не забыть о важной встрече, совещании, отправке электронного письма или корреспонденции помогут различные приспособления для напоминаний.

Гаджеты

Будильником на смартфоне все пользуются. Им же можно сообщить о приближении события или сдаче отчета. Установите приложение для заметок и устанавливайте режим оповещений. Лучше сделать напоминание за такое время, чтобы успеть выполнить намеченное без спешки. Боитесь пропустить срок для подачи СЗВ-М (наверное, самый «забываемый» отчет)? Поставьте сигнал за сутки до срока.

Кстати! Функции планировщика примут на себя электронная почта и социальные сети при правильных настройках. Для отправки письма или поста устанавливается отсрочка или конкретная дата и время. Так вы сможете отправить важную информацию или напомнить о событии прямо на «стене» в соцсети тогда, когда это необходимо.

По старинке

Бумагу никто не отменял. Давно уже придумали специальные записные книжки, блокноты и ежедневники для руководителей или бухгалтеров. Такая канцелярия не просто используется для записей, это справочники с полезными сведениями, сроками отчетности и т.д. Они разграфлены таким образом, чтобы разные данные записывались в отдельные блоки и не смешивались.

Липкие цветные блоки – просто спасение. Превратите их в закладки, и не придется тратить время, выискивая в папке в очередной раз то самое решение учредителя. А если вы педантичны и каждый цвет для вас имеет собственное значение (красный – «срочно», зеленый – «все готово», желтый «надо исправить»), то сортировка и работа с документами стает проще.

Важно! Маленькая хитрость с приложением «Блокнот». Допустим, вы хотите фиксировать дату и время каких-то текущих заметок или события. Создайте новый файл Блокнот (расширение txt), откройте его, в первой же строке введите «.LOG» (без кавычек). В следующий раз, когда зайдете в документ, в нем отметятся время и день.

Пользуйтесь чек-листом, т.е. делайте не просто список дел, а табличку с отметками о выполнении. У меня это список ИП и организаций, по которым нужно подготовить отчетность. Когда отчет создан, ставится «+», когда сдан (отправлен почтой, по ТКС или передан заказчику), плюс обводится в кружок. Очень просто и эффективно.

Приемы памяти

Человек лучше запоминает и обрабатывает информацию, если она воспринимается разными органами чувств и передается разными способами. Задействуйте слух, зрение, речь, тактильные ощущения. Пример: возьмите в руки договор, посмотрите на него, прочитайте (по возможности) ключевые моменты вслух. Прикрепите стикер нужного цвета, напишите заметку. Вероятность, что вы забудете дело, связанное с этим документом, станет намного ниже.

Таким же образом запоминается и другая информация. Есть еще популярный и действенный метод ассоциаций. Допустим, договор на поставку пиломатериалов свяжите в памяти с запахом елового леса, а счет на оплату оргтехники — со звуком работающего принтера. Звучит забавно, но это одни из самых эффективных приемов.

Приложения

Конечно, удобнее всего использовать специально придуманные для напоминаний и ведения дел приложения и программы. Они называются менеджерами задач, или планировщиками. Их возможности намного шире, чем у обычных электронных блокнотов для заметок.

Планировщик, установленный на смартфоне, который всегда под рукой, может:

  • Составить план дел и сообщить, если в один день у вас накладываются друг на друга несколько мероприятий или между ними слишком маленький перерыв.
  • Разослать в соответствии с настройками сообщения или файлы адресатам из списка в назначенное время.
  • Прикрепить к составленной заметке аудио-, видео-, фото-файл, сканы и т.д.
  • Отметить выполненные дела одним цветом, а пропущенные — другим.
  • Напомнить о событии звуковым сигналом или СМС.
  • Синхронизироваться с другими устройствами (ноутбуком, стационарным ПК, планшетом).
  • Собрать нужных адресатов в чат или общую рабочую беседу.

Функциональность зависит от вашего телефона и выбранного приложения. С подобными гаджетами хорошо знакомы те, к то занимается спортом – фитнес-браслет тоже выполняет иногда роль электронного секретаря, напоминая о приеме лекарств, витаминов, необходимости восполнить запас воды и т.п.

Справочники и классификаторы

Часть стандартных классификаторов встраивается в программы для ведения учета. Другие можно скачать или использовать в онлайн-режиме. Для заполнения адресных частей документов или отчетов используется КЛАДР – адресный классификатор. ОКТМО необходим в каждой второй форме налоговой и иной отчетности. Виды деятельности для занесения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП необходимо брать из ОКВЭД – экономического классификатора. Есть и другие.

Чаще всего они нужны в целях унификации, ведения статистического наблюдения. В статистике используется масса различных кодов и классификаторов. С 2020 года, кстати, не нужно сдавать бухгалтерскую отчетность еще и в орган государственной статистики. Теперь ФНС берет на себя обязанности вносить данные в специальную базу, сведения из которой организации (кроме госсектора) будут получать за плату.

Кстати! Проверьте, нужно ли вашей организации сдавать статистическую отчетность.

Что касается справочников, то они дают полезную и необходимую в работе информацию:

  • Размер МРОТ.
  • КБК.
  • Ключевая ставка рефинансирования.
  • Курс валют.
  • Прожиточный минимум.

Эти и другие справочники ищите в тематическом разделе сайта Assistentus. Они необходимы при расчетах больничных, пособий на детей, оплате налогов, пеней, учете материальной выгоды и т.д.

Поскольку информация очень изменчива, то делать распечатки справочников не имеет смысла, лучше следить за ними в онлайн-режиме или устанавливать соответствующие плагины в браузере или гаджеты на экран в смартфоне.

Переформатирование

Иногда необходимо, чтобы документ поменял свой формат. Например, вместо Word стал PDF или наоборот. Это связано с особенностями редактирования или необходимостью внесения правок в текст, который пришел в виде «картинки». Для изменения формата можно использовать устанавливаемые программы, они могут быть как полностью бесплатными, так и требовать разовой покупки или регулярной оплаты.

Более доступны онлайн-версии. Иногда они имеют ограничения: нельзя загрузить больше определенного количества страниц, мегабайт или воспользоваться конвертацией разрешается лишь несколько раз за день. Если нет постоянной потребности в их использовании, то это хороший выход.

Обратите внимание! Для конвертации в онлайн-режиме сайт попросит загрузить файлы. После того как провели изменение формата, удалите файлы с сервера (обычно такая кнопка сразу предлагается на странице). Для избежания утечки информации не используйте онлайн-ресурсы для конвертации документов, содержащих конфиденциальные сведения или личные данные физических лиц.

Бывает, что присылают файлы в виде сканов и фото, а разобрать написанное трудно и запросить повторную отправку нет возможности. Тогда воспользуйтесь фото-редакторами. В их названии часто встречается слово View, что с английского значит «вид» или «взгляд». Здесь изменяются светопередача, яркость, четкость и другие параметры для достижения лучшей «читабельности».

Конструкторы

Как облегчить работу с шаблонными, стандартными или повторяющимися данными? При помощи конструкторов. Это специальные инструменты, встроенные в программы учета или работающие в онлайн-режиме на сайтах. Они позволяют «собрать» необходимый документ путем простых действий: установки галочек, заполнения основных данных, выбора параметров из готовых списков и т.п.

К конструкторам относятся сервисы для заполнения бланков: писем, платежных поручений или квитанций. Пример: подготовка платежки по налогам, взносам и пошлинам на сайте ФНС.

Чаще речь все же о более сложных и объемных документах, подготовка которых обычно является прерогативой юриста. Для маленькой компании или ИП юридические услуги — это роскошь, поэтому конструкторы – дешевый (бесплатный) выход из положения.

Важно! В 2018 году Приказом Минэкономразвития № 411 утверждены типовые формы уставов для ООО. Из 36 вариантов достаточно выбрать тот, что подойдет вашей организации. Основная информация об уставе и его образец находятся также здесь.

Сконструировать можно:

Банковские бизнес-системы активно внедряют подобные сервисы, так же как и производители бухгалтерского софта. Ведь зачастую бухгалтер выполняет обязанности юриста, составляя и анализируя документацию.

Сохранить:
Скопировать урл
Распечатать
Комментарии
Комментарии

Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
Вход на сайт
Регистрация

Нажимая «Зарегистрироваться», вы соглашаетесь с Политикой сайта и Правилами форума

Спасибо за регистрацию на сайте

Смена пароля

Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

Ассистентус — это сайт для малого бизнеса
  • У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства? Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь.
  • На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка.
  • В нашей базе более 1600 документов с подробными описаниями и файлами для скачивания.
  • У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы.
Отправить сообщение об ошибке