Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Как правильно оплатить командировку сотруднику

52363

Оплата сотруднику командировки

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Следует ли возмещать работнику командировочные расходы за время прогула в командировке?

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Какими документами подтверждаются командировочные расходы на проезд по электронному билету?

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

  • суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

    После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

    В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

  • оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.

Как оплачивается командировка новому работнику?

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

  1. Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

    Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

    Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.

  2. Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;

    Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

    В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

  3. Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

  • Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

    Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

  • Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

    В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

  • Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.

    Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

Как при УСН учесть командировочные расходы?

Поделиться:
Скопировать ссылку
Распечатать
Комментарии (31)
Комментарии (31)
  • Ольга
    11.04.2024 в 12:28

    Здравствуйте вопрос вт вечер поезд прибытие в среду утром ср, чт рабочие будни чт вечер поезд прибытие домой утром пт. Сколько дней считается командировочными, руководство говорит что ср и чт

    1. Редактор
      11.04.2024 в 12:54

      Вторник и пятница оформлены как командировка?

      1. Ольга
        13.04.2024 в 05:12

        Понедельник мы работаем как положенно, после работы вечером мы едем за чемоданом и на поезд ночь едем в поезде , прибытие утро вторник, вторник среда другой город ( оформляют командировкой) пятница утро мы дома и идем на работу. Командировочные считают только вторник и среда.

      2. Ольга
        13.04.2024 в 05:13

        Просто мне не понятно я свое личное время и комфорт то что уже после 18:00 трачу на поезд и это ни как не учитывается

        1. Редактор
          13.04.2024 в 06:57

          Дни нахождения в пути тоже считаются командировкой и соответствующим образом оплачиваются. У вас есть наложение — в день есть и работа, и командировка. В табеле поставить не могут и работу и командировку — тут выбирается, что ставить. Как вы говорите, у вас не оформляется командировка на дни поездки, хотя должны были. Когда у сотрудника такие совмещенные дни есть, работодатели им делают доплату, оформляют ее документально. Поэтому вам надо разговаривать с работодателем, пояснять, что время вы тратите, которое никак не оплачивается, чтобы сделал доплату. Не хочет доплачивать, тогда надо оформлять по-другому — день выезда оформляет командировкой, оплачивает по среднему, и в этот день вы не выходите на работу.

          1. Ольга
            13.04.2024 в 13:26

            Спасибо

  • Даниил
    26.03.2024 в 18:48

    Здравствуйте. На работе не нормированный график работы. Также каждую неделю ездим в командировку с оружием (дают предписание в котором ставят время отправления и время прибытия). В табеле за месяц ставят 168 часов. Так вот, подскажите как правильно должны ставить часы в таких командировках. Оплата должна быть за каждый час нахождения в ней или просто как за 8-и часовой рабочий день?

    1. Редактор
      26.03.2024 в 19:34

      Оплачивается как обычный график. Но должны предоставляться дополнительные дни отпуска за ненормированный график.

  • Вера
    18.03.2024 в 09:23

    Здравствуйте. У мужа график 5/2. Но сейчас заставили работать 10/4, так как у них двое рабочих приехали в командироаку. Эти получают командировачную зарплату, а муж обычную, так работает на своём месте. Просто только изменился график. По закону ли это?

    1. Редактор
      18.03.2024 в 10:11

      А какую зарплату он должен получать, по вашему мнению?

  • Светлана
    05.03.2024 в 00:03

    Здравствуйте. Оплата командировочных по среднему заработку существенно больше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, т.к. текущая з\п меньше прошлогодней. Должен ли работник вернуть работодателю «переплаченную» сумму?

    1. Редактор
      05.03.2024 в 06:25

      Нет. Оплата командировочных — по среднему заработку за прошлый период, это установлено законодательством.

  • Андрей
    28.02.2024 в 16:11

    Здравствуйте. А для вахтовым сотрудников как оплачивается , если сотрудника отправляют с межвахты как это все оплачивается?

    1. Редактор
      28.02.2024 в 16:30

      Командировка в двойном размере оплачивается, потому что работа в выходной день.

  • Владислав
    09.02.2024 в 21:56

    Здравствуйте! Помогите разобрать в следующем вопросе: до 1 января 2024 года работа имела разъездной характер, был оклад без ежемесячных премий, премии были только в профессиональный праздник на 8 марта/23 февраля. График работы был примерно такой: 4-5 недель так сказать в «командировке», потом на неделю домой на отдых (неоплачиваемый) и так весь год, единственно, что к неделе отпуска иногда добавлялись по неделе/две отпуска. Заработную плату получали в соответствии с количеством отработанных дней. С 01.01.2024 убрали разъездной характер работы и теперь у нас «настоящие командировки», с оплатой по среднему заработку за отчетный период (последний год), но график работы не изменился, та же примерно месяц в командировке, неделя отдыха и по новой.Теперь собственно вопрос: как например через 8 месяцев будет считаться средний заработок? Ведь насколько я понял при расчёте среднего заработка не считаются дни, проведенные в командировке, но у нас так то все рабочее время в командировках. Заработная плата упадет по сравнению по сравнению с окладом? С заработной платой в январе 2024? Если да, то насколько хоть примерно.Заранее спасибо за ответ!

    1. Редактор
      10.02.2024 в 12:24

      Средний заработок будут считать на основании оклада скорее всего. И скорее всего будет меньше. Сейчас на основании еще предней зарплаты будут считать, а потом число по окладу.

  • Константин
    09.11.2023 в 09:12

    Добрый день. Работаю в ОАО РЖД. В октябре отправили в командировку сопровождающим локомотивы с нахождением в локомотиве 24 часа в сутки. За сутки оплачивали 12 часов. Всего за всю командировку вышло 170 часов.(не кратно 12, потому что часть следование в пассажирском поезде до места отправления). Помимо командировки в этом месяце у меня были обычные смены и больничный. В итоге по часам получилась переработка. В результате 122 часа командировки мне заплатили по среднему 499 руб/час (тут вопросов нет), а остальные 48 часов вынесли двумя графами. Первая графа: 48 часов фактически отработанных часов в командировке и оплатили по голой тарифной ставке 213 руб/час. Вторая графа, как переработка: тоже 48 часов по голой тарифной ставке. В итоге, даже с учетом двойной оплаты по тарифной ставке, оплата вышла меньше, чем по среднему. Почему мне первую графу 48 часов фактического нахождения в командировке не оплатили по среднему? Законно ли это со стороны работодателя? Заранее, спасибо за ответ.

    1. Редактор
      09.11.2023 в 09:33

      Сверхурочная работа оплачивается в полуторном или двойном размере от ставки (оклада). Это указано в ТК РФ. Что касается именно командировки, то прямого указания нет, от чего здесь считается полуторный или двойной размер — от ставки (оклада) или от среднего заработка.
      Единого мнения нет — есть некоторые судебные решения, в которых говорится именно о среднем заработке.

      1. Константин
        09.11.2023 в 09:50

        Понял ) Спасибо)
        Проглотили, работаем дальше.

  • Елена
    13.10.2023 в 23:19

    Здравствуйте.Отправляют сопровождающей медсестрой в соседний регион. Выезд утром в пятницу, возвращение вечером в субботу. На рабочем месте суббота выходной и 8 часовой рабочий день по будням. Работодатель считает, что сверх моей зарплаты он ничего не должен. Но я бы хотела взять отгулами. Сколько мне положено?

    1. Редактор
      15.10.2023 в 16:58

      Один день — за субботу.

  • Алексей
    10.10.2023 в 05:23

    Добрый день.Если командировка подходит к концу а командировочные(суточные) не выплатили что делать?

    1. Редактор
      10.10.2023 в 07:40

      Требовать от работодателя выплатить. Нет — обращаться в трудовую инспекцию.

  • Михаил
    29.09.2023 в 16:47

    Здравствуйте, работаю только в командировках более 12 месяцев в связи с переводом на новую должность. До этого работал без командировок, сейчас стала снижаться заработная плата, бухгалтер говорит из за снижения среднего заработка. Это нормально?

    1. Редактор
      29.09.2023 в 16:53

      Оплата командировочных дней рассчитывается на основании среднего заработка. Он считается по определенным правилам, например, в расчет не включается оплата отпуска.

      1. Михаил
        29.09.2023 в 18:16

        Оргументируют тем, что за 12 месяцев отсутствуют рабочие дни на постоянном месте работы

  • Ильдар
    10.09.2023 в 07:57

    окончание работ попадает на пятницу, работодатель не разрешает передвижение в выходные дни, мотивируя тем, что командировка это работа, работа в выходные должна оплачиваться в двое. Но мы же не работаем на рабочем месте, а едем. В итоге затягивание времени командировки.

    1. Редактор
      10.09.2023 в 16:57

      Есть Письмо Минтруда от 13.10.2017 г. № 14-2/В-921. В нем отмечено, что если сотрудник едет в командировку или возвращается из нее в выходной день, этот день оплачивается в двойном размере как работа в выходной.

      1. Ильдар
        12.09.2023 в 21:33

        Спасибо, премного благодарен.

  • Ник
    07.06.2023 в 20:11

    Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные! Они так же считаются по среднему?

    1. Редактор
      07.06.2023 в 20:30

      Выше в статье вы могли прочитать:
      Если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

Отправить сообщение об ошибке