KPI принято переводить на русский язык как «ключевые показатели эффективности». Говоря простым языком, это такие показатели, с помощью которых можно оценить эффективность работы персонала. KPI каждого работника обычно соотносят с общими показателями работы фирмы. При внедрении KPI всегда учитывается характер работы фирмы, специфика ее деятельности.
Каков порядок применения ключевых показателей эффективности (KPI)?
Зачем и кому это нужно
Как измерить производительность труда каждого сотрудника, с чем ее сравнить, как оценить? Вопрос непростой, если говорить не только о количестве определенных действий за единицу времени, но и их пользу для компании. Показатели KPI как раз и позволяют оценить личный вклад в общее дело, которым занята компания.
Есть ли выгоды от установления KPI?
В первую очередь ключевые показатели эффективности применялись и применяются в торговле. К примеру, если в одном месяце выручка розничной торговой точки высока, а в другом стремится к нулю, оценить качество работы продавцов и выявить причины помогает система KPI. Показатели работы в сфере торговли достаточно просто обозначить и отслеживать, а результат анализа может выявить резервы экономии ресурсов, снижения затрат.
Система ключевых показателей эффективности (KPI) существует на российском рынке более 20 лет и получила широкое распространение во многих компаниях. На что стоит обратить внимание бухгалтерской службе, если в организации вводится система KPI?
Близкие к торговле области:
- рекламный бизнес в интернете;
- работа менеджеров по продажам;
- работа страховых агентов и др.
Внедряются KPI и в производственных компаниях, прежде всего на крупных производствах с множеством структур и персонала.
Показатели эффективности, о которых мы говорим, разрабатываются как общие для фирмы, затем в структурных подразделениях их «дробят» на индивидуальные показатели и доводят до каждого члена коллектива.
Важно! Показателей KPI должно быть не более 5. Они должны быть четко сформулированы и понятны персоналу. Другое ключевое требование – простота и быстрота измерения.
Виды и примеры
Возьмем сферу торговли. Здесь могут применяться такие количественные показатели, как:
- число продаж за период;
- трафик сайта (или его посещаемость), конверсия (объем целевых действий, например, покупок, звонков, по отношению к общей посещаемости) – в интернет-маркетинге;
- средний чек (объем продаж за период, разделенный на количество покупок), усредненное количество денег, потраченное при одной покупке – в торговле.
Кроме того, может применяться показатель объема продаж на одного сотрудника, маржинальный доход (разница выручки за период и переменных расходов за тот же период).
Работа менеджеров по продажам часто оценивается по наличию постоянных клиентов, числу привлеченных новых клиентов, хвалебным отзывам в адрес сотрудника. В разрезе подразделений рассчитывают, как правило, объем продаж за период, долю клиентов, объем денежного потока (сумма поступлений платежей).
Индивидуальные KPI для сотрудников могут также включать в себя:
- скорость выполнения задачи (например, скорость обслуживания покупателя, набора текста);
- количество выполняемых задач за смену;
- время работы за станком, оборудованием при создании продукции;
- степень владения иностранным языком и др.
Один из вариантов системы производственных KPI представляет собой двухуровневую систему.
Первый уровень:
- оценка качества продукции, готовой к отгрузке, потребителем;
- число фактически отработанных сотрудниками часов на единицу продукции.
Второй уровень:
- общее время производственного цикла;
- процент продукции без доработок и дефектов;
- соблюдение графика поставок готовой продукции.
При этом особое и безусловное внимание уделяется показателям безопасности производства.
Всё разнообразие KPI можно сгруппировать следующим образом:
- показатели продаж;
- показатели производительности;
- показатели затрат;
- показатели результата.
Различают также запаздывающие и оперативные KPI. Первые отражают фактическую работу фирмы, отдела, сотрудников, конечный итог работы, например, по завершении проекта или отчетного года. Вторые показывают промежуточные результаты труда, например, за квартал или месяц. Универсальных показателей KPI, как следует из сказанного, не существует.
В качестве примера приведем закрепленные в ЛНА показатели для директора магазина:
- KPI выполнения плана продаж. Выполнение плана определяется отношением фактической выручки к плановой за период. Оценку показателя делает аналитик фирмы. Выполнение плана менее 95% — KPI с коэффициентом 0,7; 95-98% — 0,8; 98-102% — 1,0; 102-110% — 1,3; свыше 110% — 1,5.
- KPI отчетной дисциплины. Контролирует коммерческий директор. Здесь система построена на баллах за нарушения. Одно нарушение – один балл. Баллы от 0 до 2 – KPI — 1,0 и так далее по понижению, согласно утвержденной таблице. Наиболее низкие показатели более 15 баллов – KPI — 0,7.
- KPI работы подчиненных. Оценивается куратором магазина. Каждое нарушение дисциплины рядовыми сотрудниками по таблице переводится в «отрицательные» баллы для директора. От 0 до 6 баллов KPI — 1,0, далее — по понижению. Самый низкий коэффициент — 0,4, он присваивается, если нарушений-баллов более 30.
Как рассчитать
Схема расчета показателей, приведенная ниже, является стандартной и распространенной:
- Выбираются несколько ключевых показателей KPI.
- Определяется их вес.
- Используются данные предыдущего периода (как правило, полугодия) составляется план по каждому показателю.
- Исчисляются отношение фактических показателей по каждому KPI к плановым.
- Применяется формула KPI = Вес KPI * (факт / план).
К примеру, определены 3 показателя работы сотрудника, аналогичные приведенным выше. Вес (важность, в сумме должен давать 1) KPI 1 – 0,6, KPI 2 – 0,2, KPI 3 – 0,2.
По первому показателю планировалось улучшение на 25%, фактическое составило 27%, по второму планировалось улучшение на 25%, фактическое составило 20%, по третьему план 25%, фактическое значение 30%:
- KPI 1 = 0,6 * (27/25) = 0,6 * 1,08 = 0,65.
- KPI 2 = 0,2 * (20/25) = 0,2 * 0,8 = 0,16.
- KPI 3 = 0,2 * (30/25) = 0,2 * 1,20 = 0,24.
Общий KPI = 0,65 + 0,16 + 0,24 = 1,05.
В целом эффективность работы сотрудника может быть признана удовлетворительной, но отдельные коэффициенты говорят о возможности улучшения работы в будущем.
Как правильно внедрить
Практика введения KPI позволяет выделить важные этапы этой процедуры:
- Внедрять систему коэффициентов «сверху» или «как у коллеги-бизнесмена» нельзя. Работу начинают с привлечения специалистов планового, финансового, бухгалтерского отделов, специалистов-управленцев, работников кадровой службы.
- До внедрения коэффициентов должны быть четко определены оперативные и перспективные цели компании, разработана система KPI, отражающая именно их.
- На основе данных специалистов высшего и среднего звена необходим тщательный анализ показателей работы компании. При постановке целей на первом этапе целесообразно ориентироваться на средние показатели, не ставить завышенных требований перед сотрудниками. Введение KPI не должно оказать резкого негативного влияния на уровень их заработной платы.
- Расчет платы труда, как составной части бюджета, заложенного на нужны персонала, должен включать не только «карательные» меры, урезающие заработную плату, но и учитывать возможность карьерного роста при новой системе оценки труда.
- Далее необходимо разработать методические указания, по которым будут рассчитываться показатели, и согласовать их с руководителями отделов.
Минимизировать ошибки новой системы оценки работы сотрудников можно, если:
- ввести на начальном этапе KPI не во всей организации; протестировать их, например, на работе отдела продаж за определенный период;
- провести разъяснительную работу среди сотрудников, популярно объяснить преимущества введения новой системы и возможные сложности; обсудить пути решения их;
- для объективной оценки последствий введения KPI пользоваться услугами внешних специалистов, у которых отсутствует личная заинтересованность;
- уделять первостепенное значение строгому документированию показателей и контролю исполнения методик;
- помнить, что мотивация сотрудников не ограничивается только материальными стимулами.
Плюсы и минусы
Очевидными плюсами внедрения KPI можно считать:
- реальное влияние на эффективность работы персонала без непосредственного участия руководства;
- возможность обнаружить проблемы в функционировании фирмы и исправить положение дел оперативно;
- стандартизацию рабочего процесса, упрощение регулярного контроля, быстрое видение результатов.
К минусам внедрения KPI можно отнести:
- недостаточное число специалистов по внедрению на рынке труда;
- относительную дороговизну процедуры;
- отсутствие возможности с помощью коэффициентов влиять на нестандартные ситуации, оценивать эстетическую стороны работы персонала.
В некоторых областях введение KPI может лишь навредить – например, в сферах, связанных с творческой работой персонала.
Всё по полочкам
- Ключевые показатели эффективности (KPI) – это система индивидуальных для каждой фирмы показателей, характеризующих эффективную работу сотрудников. Наиболее широко KPI применяется в торговле и в смежных с ней областях. Находят они применение и в производстве, управленческой сфере. Несмотря на отсутствие системы универсальных показателей KPI, исчисляются коэффициенты по общей формуле «вес KPI * (факт / план)», где фактическая величина показателя рассматривается в отношении к целевой величине и при этом учитывается вес, значение отдельного KPI в общей системе. Затем полученные цифры суммируют и получают общий KPI сотрудника.
- При внедрении коэффициентов необходимо учесть, что резкое изменение порядка работы компании, постановка завышенных целей, уменьшение заработной платы сотрудников может вместо положительного дать негативный эффект и разрушить бизнес.
- Рекомендуется предварительное тестирование системы с привлечением работников одного подразделения, тщательная обработка результатов, привлечение сторонних компетентных специалистов.