Должностные обязанности необходимо фиксировать в документах. Как показывает практика трудовых отношений, только такой способ может обеспечить их эффективное исполнение и избавить стороны от трудовых споров.
Должностные обязанности: как это понимать
Прописать должностные обязанности кратко, емко и понятно, без возможности двоякого толкования – нелегкая задача. Целесообразно вначале определить, что понимается под этим термином. В ТК РФ он встречается несколько раз (например, в ст. 129 ТК РФ), причем трудовые и должностные обязанности часто определяются как синонимы, приравниваются к понятию трудовой функции.
Более четкого определения законодатель не дает, поэтому можно считать, что должностные обязанности:
- конкретные виды работы, действий на рабочем месте;
- цели, которые перед работником ставятся;
- результаты работы;
- пути их достижения.
Указанные признаки и должны отражаться в документах, ЛНА фирмы применительно к должностям.
Правильные формулировки и стандарты
Управлять подчиненными в режиме устных распоряжений может показаться руководителю прекрасной идеей, особенно если фирма маленькая или относится к среднему бизнесу. Однако так происходит до первого серьезного конфликта администрации и работника, до первых разбирательств в суде. Тут и выясняется, что формулировки должностных обязанностей в утвержденных фирмой документах играют решающую роль.
На что опираться, прописывая должностные обязанности? Есть профессии, разработка должностных обязанностей для которых прописана в законе, например, медработники, частные охранники, полицейские.
В помощь кадровикам выпускаются ведомственные рекомендации и образцы, по ним можно такой документ составить (как правило, это должностная инструкция).
В большинстве случаев никаких требований на этот счет федеральное законодательство не содержит. В то же время все большее значение приобретают профессиональные стандарты как основа для разработки должностных инструкций. Здесь нет противоречия, но есть необходимость внимательного подхода к документированию обязанностей работника.
Стандарты обязательно учитывать, если профессия предполагает какие-либо льготы, компенсации или ограничения. Должностные обязанности не должны противоречить стандартам. В ином случае профстандарты можно использовать как рекомендации при составлении ЛНА.
Использование однообразных, не учитывающих специфики конкретной работы, формулировок можно считать наиболее частой и существенной ошибкой. Не рекомендуется поручать составление перечня должностных обязанностей только одному человеку.
Подсказка! Специалисты советуют начать работу над документом с самим сотрудником, а затем привлекать юриста, кадровика, непосредственного руководителя для уточнения и согласования формулировок.
Где прописать
Традиционно считается, что должностные обязанности нужно прописывать в должностных инструкциях. Это не единственный вариант. Должностные обязанности можно отразить непосредственно в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Данный способ не всегда удобен, если есть необходимость детально прописывать их.
На практике встречаются такие варианты:
- в тексте трудового договора;
- в отдельной должностной инструкции;
- в должностной инструкции, являющейся приложением к трудовому договору (с отсылкой в инструкции к нему, и наоборот).
Последнее решение наиболее оптимально: в контракте прописывается название должности, а в инструкции – конкретные функции.
Должностная инструкция может быть в двух формах:
- Для отдельного работника. Например, в организацию принят юрист, основная обязанность которого – работа с дебиторской и кредиторской задолженностью, в отличие от юристов, выполняющих иные функции.
- Для группы работников. Пример: должностная инструкция сотрудника охраны в супермаркете. Здесь работа однотипна для всех охранников.
Составляем, изменяем, уточняем
Предположим, должностные обязанности решено закрепить в должностной инструкции. В нее включаются, кроме наименования документа, разделы:
- общая информация, положения (квалификация, кто замещает, если работник отсутствует, кому тот подчиняется и пр.);
- обязанности (степень детализации может быть различной);
- знания, умения (какие документы должен знать, что уметь на рабочем месте);
- права и взаимодействие с другими сотрудниками (что может потребовать от других, кому отчитывается сам, с кем находится в контакте по рабочим вопросам);
- за что отвечает работник (контроль дебиторской и кредиторской задолженности, сохранности товара в торговом зале и пр.).
Документ утверждается руководителем и подписывается работником, как подтверждение ознакомления с ним. Если работник избегает ставить свою подпись, нужен акт об этом. По такой же схеме можно дать описание и в тексте трудового договора, если инструкцию решено не составлять.
Изменять должностные обязанности, скорее всего, придется с согласия работника. Это справедливо, если они прописаны в трудовом договоре или в должностной инструкции – приложении к нему. Нужно подписать допсоглашение и зафиксировать изменения.
Если должностная инструкция существует как отдельный, не связанный с трудовым договором документ, руководитель может скорректировать ее без предварительного согласия, а затем ознакомить под роспись.
Потенциально это почва для конфликта: работник может решить, что имело место одностороннее изменение обязательных условий трудового договора, и обратиться в суд. Целесообразно разъяснить ситуацию заранее. Например, обновление касается организационных моментов работы охранной службы, изменения трудовых функций не происходит.
Если изменения должностных обязанностей имеют уточняющий характер, а сотрудник отказывается продолжать работу, его можно уволить. Конкретно такая ситуация может возникнуть в связи с организационными, технологическими изменениями условий на рабочем месте. При этом изменять трудовые функции работника нельзя (ст. 77 ТК РФ ч.1-7, ст. 74 ТК РФ).
Обязанности и ответственность
Должностные обязанности прописывают, чтобы работник их исполнял, а работодатель мог контролировать. С другой стороны, директор не может расширить должностные обязанности, существенно их изменить по своему усмотрению, как об этом и сказано выше. Документ фиксирует взаимную ответственность сторон.
Неисполнение трудовых обязанностей может наступить по вине работника, а также по вине администрации. В последнем случае ответственность за неисполнение обязанностей, даже если они прописаны в ЛНА, с человека снимается. При отсутствии вины сторон, например, в случае форс-мажора, природных катаклизмов, и пр., работнику положена оплата в размере 2/3 (ст. 157 ТК РФ).
Наложение на работника дополнительных должностных обязанностей, безусловно, означает необходимость и дополнительной оплаты. Об этом напоминает, например, трудинспекция на своем официальном сайте, отвечая на вопросы от работников и работодателей (октябрь 2020 г.).
Если должностная инструкция обязательна для данной должности, но ее в организации нет, руководителю грозит наказание по ст. 5.27 КоАП РФ.