Работа кадровой службы, как и любой другой, подлежит контролю, а значит, без сдачи отчетности не обойтись. Кадровые отчеты и их виды – тема нашей статьи.
Виды отчетности
Все кадровые отчеты можно разделить на две большие группы: внутренняя отчетность и отчетность внешняя.
Внутренние отчеты предназначены, как правило, для руководства фирмы, управленческого анализа и учета. Это оперативные сведения за период о принятых сотрудниках, уволенных, расчеты текучки кадров, о заболеваемости, о возрасте и квалификации; в целом, по подразделениям. В большинстве случаев для таких отчетов используются не унифицированные формы, а принятые в организации и закрепленные в ЛНА.
Внешние отчеты более разнообразны по составу и, как правило, унифицированы. Потребители информации – различные государственные органы, специфика работы которых диктует требуемые от организаций отчетные формы. Влияют на состав отчетности и особенности работы самой фирмы.
Отчеты в течение года
Основные потребители внешней кадровой отчетности – это Росстат, Пенсионный фонд, служба занятости, военкомат. Разберемся, какие формы необходимо им сдавать.
Росстат
Важная форма, содержащая сведения о численности и зарплате сотрудников — № П-4 (приказ Росстата № 404 15/07/19). Порядок предоставления у нее разный:
- Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый и предшествующий ему год, оборот более 800 млн руб. – каждый месяц.
- Организация, имеющая лицензию на добычу полезных ископаемых, – каждый месяц.
- Все новые организации, начавшие свою деятельность в этом или минувшем году, – каждый месяц.
- Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) не более 15 человек за прошлый год, оборот не более 800 млн руб. – раз в квартал.
Если соблюдаются условия, указанные в предыдущем пункте и организация является потребкооперативом; объединением КФХ; СРО; благотворительной организацией; относится к другой организационно-правовой форме, указанной в прил. 15 к приказу Росстата № 404 от 15/07/19 г. (Указания по заполнению формы П-4), то вместо П-4 каждый квартал они сдают один раз в год форму № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». За 2020 год используется форма, утвержденная приказом Росстата № 412 от 24/07/20. Помимо этого, если организация не входит в сферу малого бизнеса, средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый год, оборот более 800 млн руб., сдается форма № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» – раз в квартал.
Форма № 1-Т (условия труда) ежегодная. В ней отражаются сведения об условиях труда и компенсациях при работе с вредными, опасными факторами. Как и многие статистические формы, она содержит сведения не только о кадрах, но и о расходах: финансировании средств индивидуальной защиты, гарантиях, компенсациях. Представители малого бизнеса эту форму не сдают. Обязанность предоставления возникает, если речь идет об определенной деятельности, например, сельскохозяйственной, добыче ископаемых, в сфере информации и связи. Список видов деятельности помещен в шапку формы.
Годовая форма № 7 по травматизму, утвержденная пр. № 417 от 21/06/17, сдается всеми юрлицами, кроме микрофирм. Освобождение касается и некоторых видов деятельности, например, страхования, финансов, образовательной сферы. Полный список также содержит шапка документа.
Обратите внимание! Приказ № 404 от 15/07/19 внес значительные изменения в состав и структуру форм статистической отчетности. Введены новые отчетные формы, касающиеся отдельных сфер деятельности: науки, культуры, здравоохранения, образования, соцобслуживания.
ПФР
Ежемесячно до 15 числа следующего месяца сдается форма СЗВ-М, содержащая сведения о застрахованных лицах. Включаются все сотрудники, в том числе и работающие по ГПД. СЗВ-СТАЖ предоставляется 1 раз в год. Она содержит информацию о стаже всех работников за прошедший год.
Относительно новый отчет — СЗВ-ТД. Его введение в этом году связано с введением электронных трудовых книжек (пост. Правления ПФ РФ № 730п от 25/12/19). По сути, ведение этого документа сведено к заполнению кадровиками указанной формы и передаче ее в ПФР.
Служба занятости
Согласно ФЗ № 181 от 24/11/95 (ст. 21) фирмы, имеющие списочный состав более 35 человек (кроме работающих во вредных условиях), обязаны соблюдать квоты на обеспечение работой инвалидов. Сдается ежемесячный отчет в службу занятости о наличии свободных мест. Форму отчета разрабатывают чиновники службы занятости.
Военкомат
В организациях обязаны вести воинский учет граждан. Если фирма небольшая, менее 500 человек, отдельный сотрудник для выполнения этих функций может не назначаться. Обязанности по ведению воинского учета могут быть поручены кадровой службе.
Каждый год в сентябре (дата законом не установлена) передаются в военкомат списки работников предпризывного возраста: 15, 16 лет, а до 1 ноября – всех работников-мужчин, подлежащих воинскому учету в следующем году.
До конца года сдаются форма № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», форма №18 «Карточка учета организации», содержащая общие сведения об организации и количестве военнообязанных, форма № 19 «Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами на период мобилизации и на военное время». Во избежание недоразумений актуальные формы лучше попросить в военкомате.
Кроме того, необходимо отчитываться в течение двух недель после изменений или получения сведений о нарушении:
- о приеме, увольнении военнообязанного;
- об изменениях в семейном положении, ФИО, адресе, состоянии здоровья военнообязанного;
- об уклоняющихся от воинского учета.
Такая обязанность установлена рядом нормативных актов: ФЗ-61 от 31/05/96 «Об обороне», Методическими рекомендациями Генштаба от 11/07/17, правительственным Постановлением № 719 от 27/11/06 («Положение о воинском учете»).
«Особые» отчеты
Некоторые кадровые отчеты сдаются нерегулярно, либо порядок их предоставления имеет особенности. ФЗ-1032-1 от 19/04/91 «О занятости» (ст. 7.1) дает полномочия региональным властям принимать программы трудоустройства молодежи, устанавливать соответствующие квоты, значит, может возникнуть необходимость отчитываться в администрацию.
Раз в несколько лет Росстат предлагает сдать некоторые отчеты (например, форма № 1-кадры, сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке, сдается раз в 3-4 года и др.). Субъекты малого предпринимательства сдают некоторые формы либо раз в 5 лет, либо по выборке Росстата. Орган статистики обычно уведомляет фирму о необходимости предоставления отчета (ФЗ-209 от 24/07/07 ст. 5).
В МВД отчитываются в течение 3-х дней, если на работу принят иностранец либо уволен. Форма договора — ГПХ или трудовой — не играет роли (приказ № 363 от 04/06/19).
Служба занятости должна быть уведомлена за 2 месяца, если фирма ликвидируется или предстоит сокращение штата. Если ИП прекращает работу, срок 2 недели. О введении режима неполного рабочего времени, приостановке производства также сообщают в службу занятости (ФЗ «О занятости», ст. 25) не позднее 3-х дней после введения режима.
В случае забастовки в организации Росстат потребует заполнить и сдать форму № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы». Форма месячная, действует с начала текущего года.
Административная ответственность
За не вовремя сданные отчеты или за их непредоставление кадровиков могут оштрафовать согласно ст. 13.19 КоАП. От 10 до 20 тыс. рублей – размер первичного штрафа на должностное лицо. Последующее аналогичное нарушение увеличивает его до 30-50 тыс. рублей. На организацию размеры штрафных санкций выше: соответственно, 20-70 тыс. рублей, далее — 100-150 тыс. рублей. Сдача отчетов, содержащих недостоверную информацию, ведет к таким же санкциям.