Самозанятый закончил работу и получил оплату. Однако одного банковского перевода мало. Доход нужно зарегистрировать и передать клиенту «чек самозанятого».
Чек подтверждает не выполнение работы, а получение денег. Поэтому его формируют после оплаты, а не после подписания договора или акта.
Ну а сегодня мы разберем, когда выдавать чек и что в нем проверить. Кроме того, выясним, как исправить ошибку и чем грозит отсутствие документа.
О понятии
Итак, чек самозанятого — это электронный документ о полученном доходе. Его формирует плательщик налога на профессиональный доход, или НПД.
Проще говоря, самозанятый сообщает ФНС о платеже. После этого система создает чек с номером и QR-кодом. Копию получает покупатель или заказчик.
Обращаясь к первоисточнику, обязанность закреплена в статье 14 закона № 422-ФЗ. При получении облагаемого дохода самозанятый должен передать сведения в ФНС, сформировать чек и выдать его клиенту.
При этом чек обязателен и для обычного физлица, и для ИП на НПД. Покупателем тоже может быть человек, компания или предприниматель.
Пример ситуации
Допустим, дизайнер получил 40 000 рублей за макет сайта. Затем он внес продажу в «Мой налог». В чеке указал услугу, сумму и данные компании. После этого дизайнер отправил заказчику ссылку на документ.
Чем чек самозанятого отличается от кассового
Названия похожи, однако документы создаются по разным правилам.
| Критерий | Чек самозанятого | Кассовый чек |
|---|---|---|
| Как создается | Через систему НПД | С помощью ККТ |
| Основной закон | Закон № 422-ФЗ | Закон № 54-ФЗ |
| Кто выдает | Плательщик НПД | Пользователь кассы |
| Для чего нужен | Регистрирует доход по НПД | Фиксирует расчет через ККТ |
Самозанятому не нужно покупать онлайн-кассу для доходов на НПД. Вместо нее он использует «Мой налог», банк или подключенный сервис.
Кстати, обычный кассовый документ имеет другой набор реквизитов. Подробнее его устройство мы разобрали у нас на сайте в статье про расшифровку кассового чека.
Когда нужно сформировать чек
Срок зависит от способа оплаты. Поэтому сначала важно понять, как именно пришли деньги.
| Способ оплаты | Срок выдачи |
|---|---|
| Наличные | В момент расчета |
| Карта или электронный кошелек | В момент расчета |
| Обычный перевод на банковский счет | Не позднее 9-го числа следующего месяца |
Например, человек перевел деньги на карту. Тогда чек лучше создать сразу. Если компания платит на банковский счет, действует срок до 9-го числа следующего месяца.
В частности, эти сроки прямо указаны в части 3 статьи 14 закона № 422-ФЗ. Однако на практике безопаснее не откладывать чек. Так меньше риск забыть о платеже.
Дата акта не определяет дату чека. Если заказчик еще не заплатил, дохода по НПД пока нет.
Нужен ли чек на аванс
Да. Аванс тоже является полученным доходом. Поэтому его нужно зарегистрировать.
Если заказчик платит частями, чек формируют на каждое поступление. Например:
- Пришел аванс 15 000 рублей — нужен чек на 15 000 рублей.
- После работы пришло еще 25 000 рублей — нужен второй чек.
- Общая сумма двух чеков составит 40 000 рублей.
При этом сам факт сдачи работы новый чек не создает. Основанием является следующая оплата.
Оплата после акта
Исполнитель подписал акт 28 августа. Деньги пришли 3 сентября. Значит, доход возник 3 сентября. Именно эту дату учитывают при формировании чека.
Как сформировать чек
Самый простой способ — приложение или веб-кабинет «Мой налог». Кроме того, чек можно создать через уполномоченный банк или платформу.
В приложении порядок выглядит так:
- Нажмите «Новая продажа».
- Укажите название товара, работы или услуги.
- Введите полученную сумму.
- Выберите вид покупателя.
- Для компании или ИП внесите ИНН.
- Проверьте сведения и нажмите «Выдать чек».
- После этого отправьте документ клиенту.
Таким образом, отдельный отчет в налоговую не нужен. Сведения уходят в ФНС автоматически.
Кстати, самозанятый может выставить клиенту счет до оплаты. Однако счет не заменяет чек. У нас на сайте есть отдельный материал и образец счета на оплату.
Что должно быть в чеке
Перечень реквизитов установлен законом. Большую часть данных система добавляет сама.
В готовом документе должны быть:
- название документа;
- дата и время расчета;
- ФИО и ИНН самозанятого;
- указание на применение НПД;
- название товара, работы или услуги;
- сумма оплаты;
- ИНН компании или ИП-заказчика;
- уникальный номер чека;
- QR-код для проверки;
- данные банка или платформы, если они участвовали.
Подпись и печать не требуются. Кроме того, самозанятый не добавляет НДС отдельной строкой.
При работе с компанией особенно важен ее ИНН. Чек, ошибочно оформленный на физическое лицо, нужно заменить.
Как назвать работу или услугу
Название должно объяснять, за что пришли деньги. Поэтому одной фразы «за услуги» лучше избегать.
Удачные варианты выглядят так:
- разработка логотипа по договору № 8;
- ремонт ноутбука;
- перевод инструкции на русский язык;
- уборка офиса за август;
- фотосъемка товара для каталога.
Кроме того, описание полезно связать с договором или периодом. Тогда бухгалтеру проще сопоставить платеж и документ.
Как лучше заполнить строку
Фраза «Информационные услуги» слишком общая. Вариант «Подготовка трех карточек товара по договору № 12» точнее показывает результат работы.
Какую сумму указывать
В чек вносят всю сумму, которую заплатил клиент. Налог и расходы из нее заранее не вычитают.
Допустим, клиент перечислил 50 000 рублей. Банк удержал комиссию 500 рублей. На счет пришло 49 500 рублей.
В таком случае чек формируют на:
50 000 рублей.
Причина в том, что комиссия является расходом самозанятого. Она не уменьшает доход для расчета НПД.
Кстати, налог зависит от статуса покупателя. Рассчитать его можно у нас на сайте с помощью калькулятора НПД.
Как передать чек клиенту
Распечатывать документ необязательно. Закон разрешает бумажную и электронную форму.
Например, самозанятый может:
- отправить ссылку на чек;
- направить изображение документа;
- переслать его по электронной почте;
- показать QR-код для считывания;
- выдать распечатанную копию.
При этом клиенту лучше сохранить сам файл или ссылку. Одна переписка о переводе не заменяет чек.
Заменяет ли чек договор и акт
Нет. Эти документы подтверждают разные обстоятельства.
| Документ | Что подтверждает |
|---|---|
| Договор | Условия сделки и обязанности сторон |
| Акт | Выполнение и приемку работы |
| Чек | Получение оплаты самозанятым |
| Счет | Предложение перечислить указанную сумму |
Иногда для простой разовой сделки достаточно переписки и чека. Однако при долгой или дорогой работе лучше оформить весь комплект.
Кстати, у нас на сайте есть рекомендации по составлению договора с самозанятым. А результат услуги можно оформить с помощью акта об оказании услуг.
Почему чек важен компании и ИП
Для бизнеса чек служит обязательным подтверждением расходов на покупку у плательщика НПД. Одного акта для этого недостаточно.
Обратите внимание, правило закреплено в статье 15 закона № 422-ФЗ. Без правильно сформированного чека организация или ИП не сможет учесть такие расходы по правилам, указанным в этой статье.
Кроме того, заказчику важно проверить статус исполнителя на дату выплаты. Чек сам по себе не подтверждает, что человек сохранил НПД на любой день.
Для проверки нужен ИНН и дата. Эти сведения можно ввести в официальном сервисе ФНС.
Компания должна проверить и чек, и статус самозанятого. Это два разных действия.
Как проверить полученный чек
Сначала откройте документ по ссылке или считайте QR-код. Правильный чек ведет на ресурс ФНС.
Затем проверьте:
- ФИО и ИНН исполнителя.
- Дату платежа.
- Точную сумму.
- Название работы или товара.
- ИНН компании или ИП.
- Действительность записи в системе ФНС.
Если данные не совпадают, лучше сразу написать исполнителю. После исправления он должен прислать новый чек.
Частая ошибка
Компания заплатила 70 000 рублей, а в чеке стоит 7 000 рублей. Бухгалтер не должен править файл вручную. Исполнитель аннулирует неверный чек и создает новый.
Как исправить ошибку
Редактировать готовый чек нельзя. Поэтому сначала его аннулируют.
Закон допускает корректировку в двух случаях:
- в чек внесены неверные сведения;
- деньги возвращены клиенту.
При ошибке порядок такой:
- Откройте чек в «Мой налог».
- Выберите действие «Аннулировать».
- Укажите причину «Чек сформирован ошибочно».
- Затем создайте новый чек.
- Поставьте верную дату расчета.
- Отправьте новый документ клиенту.
В частности, основания для корректировки закреплены в статье 8 закона № 422-ФЗ. При аннулировании нужно указать причину.
Не стоит удалять правильный чек ради снижения налога. Такая операция может вызвать проверку.
Что делать при возврате денег
Если самозанятый возвращает оплату, доход нужно уменьшить. Для этого соответствующий чек аннулируют с причиной «Возврат средств».
Например, заказчик заплатил 20 000 рублей аванса. Затем сделка сорвалась, и исполнитель вернул всю сумму. После аннулирования доход уменьшится на 20 000 рублей.
При частичном возврате нужно скорректировать сведения через приложение. В системе должен остаться фактически полученный доход. Кроме того, клиенту следует передать документ после корректировки.
Аннулирование чека и возврат денег должны совпадать по смыслу. Удалить документ без реального возврата нельзя.
Что будет, если чек не выдать
Для самозанятого нарушение связано с налоговым штрафом. При первом случае он составляет 20% от суммы расчета.
Если нарушение повторится в течение шести месяцев, штраф равен всей сумме расчета.
В частности, ответственность устанавливает статья 129.13 НК РФ. Она применяется за нарушение порядка или срока передачи сведений о расчете.
Для компании проблема другая. Без чека ей будет сложнее подтвердить расход и правильный налоговый режим выплаты.
Что делать клиенту, если чека нет
Сначала напомните исполнителю о документе. Затем укажите дату и сумму платежа.
Если реакции нет, порядок может быть таким:
- Сохраните платежный документ.
- Направьте письменное требование.
- Проверьте статус самозанятого.
- Не принимайте расход без чека.
- При отказе обратитесь в ФНС.
Кроме того, в договоре можно заранее закрепить срок выдачи чека. Там же стоит предусмотреть возмещение потерь из-за нарушения.
Кстати, в договоре полезно указать обязанность сообщить об утрате статуса НПД. Такой пункт снижает риск для заказчика.
Что проверить перед отправкой чека
Для начала сопоставьте чек с платежом. Затем ответьте на семь вопросов:
- деньги уже получены;
- дата указана верно;
- сумма не уменьшена на налог или комиссию;
- работа названа понятно;
- правильно выбран вид покупателя;
- ИНН компании или ИП указан без ошибки;
- чек передан клиенту.
В итоге хороший чек легко связать с договором и платежом. Поэтому он защищает не только налоговый учет, но и обе стороны сделки.