Подписанный акт может пересечь всю страну быстрее, чем курьер спустится с одного этажа. Документ создают, отправляют и принимают прямо в системе — так работает «электронный документооборот», или, как его сокращенно принято называть, «ЭДО».
Ну а сегодня в материале мы поговорим о том, как именно он работает, когда нужна электронная подпись и почему обычное письмо с вложением еще не всегда заменяет оригинал.
О понятии
Итак, электронный документооборот — это создание, передача, подписание, обработка и хранение документов в электронном виде. Вместо бумажного экземпляра стороны работают с цифровым документом, а его подлинность обычно подтверждают электронной подписью.
Обращаясь к первоисточнику, общего определения ЭДО в законе нет. Однако понятие электронного документа закреплено в статье 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ. Это информация в электронной форме, которую человек может прочитать с помощью компьютера, а система — передать по сети или обработать.
Проще говоря, ЭДО — не просто набор файлов на компьютере. Это целый порядок работы: документ нужно создать, передать нужному человеку, получить подпись, зафиксировать результат и сохранить.
Пример ситуации
Допустим, поставщик отгрузил магазину товар и сформировал универсальный передаточный документ. Затем он подписал файл и отправил его через систему ЭДО. Магазин проверил поставку, добавил свою подпись, а обе стороны сохранили готовый документ.
В итоге бумажный УПД не понадобился. При этом у каждой стороны остался электронный оригинал с подписями и сведениями об обмене.
Как работает электронный документооборот
Для пользователя процесс выглядит просто. Ну а состоит он из следующих этапов:
- Создание документа — сотрудник формирует и проверяет его в учетной программе или сервисе ЭДО.
- Подписание — уполномоченное лицо ставит подходящую электронную подпись.
- Отправка — система передает документ получателю и фиксирует сведения об обмене.
- Ответ получателя — контрагент подписывает документ либо отклоняет его и указывает замечания.
- Хранение — подписанный файл остается в электронном архиве вместе с подписями и служебными подтверждениями.
При этом точный маршрут зависит от документа. Например, счет можно лишь направить контрагенту. А акт или УПД обычно требует подписи второй стороны.
Важно понимать, что документ считается подписанным не после нажатия кнопки «Отправить», а после создания электронной подписи по установленным правилам.
Кроме того, система сохраняет дату и статус документа. Поэтому участники видят, был ли он доставлен, подписан или отклонен.
Какие документы можно передавать по ЭДО
Через ЭДО компании передают разные виды документов. В частности:
- договоры и дополнительные соглашения;
- счета, акты и накладные;
- универсальные передаточные документы;
- счета-фактуры и корректировочные документы;
- заявки, спецификации и акты сверки;
- кадровые документы, если соблюдены специальные правила Трудового кодекса;
- отчетность и ответы государственным органам.
Однако для некоторых документов закон устанавливает особую форму или порядок передачи. Поэтому до перехода нужно проверить требования именно к нужному виду документа.
Вдобавок электронные документы бывают формализованными и неформализованными. У первых есть утвержденная структура для автоматической обработки. Как правило, это XML. А неформализованный документ может выглядеть как PDF, текстовый файл или изображение.
Обратите внимание, один и тот же документ иногда можно передать только в установленном электронном формате. Обычный PDF в таком случае не заменит правильно сформированный XML-файл.
Имеют ли электронные документы юридическую силу
Да, если соблюдены требования к форме, содержанию и подписи. Сам по себе электронный вид не лишает документ юридической силы.
Так, по статье 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ документ с квалифицированной электронной подписью по общему правилу равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью. Исключение действует, если закон требует оформить конкретный документ только на бумаге.
Простая и усиленная неквалифицированная подписи тоже могут заменить собственноручную. Однако для этого нужна норма закона, другой нормативный акт или соглашение участников обмена.
Основные различия будут следующими:
| Вид подписи | Как подтверждает владельца | Когда подходит |
|---|---|---|
| Простая | Код, пароль или другое средство | Когда это допускает закон или соглашение сторон |
| Усиленная неквалифицированная | Криптографическая проверка автора и изменений | Когда ее применение предусмотрено правилами обмена |
| Усиленная квалифицированная | Квалифицированный сертификат и специальные средства | По общему правилу заменяет собственноручную подпись |
Кстати, электронную подпись часто по привычке называют ЭЦП. Подробнее о принципе ее работы и порядке получения мы рассказали в отдельном материале.
Чем электронный документ отличается от скана
Электронный оригинал изначально создают в цифровой форме и подписывают электронной подписью. А скан получают после копирования бумажного документа.
Например, директор подписал акт ручкой, после чего сотрудник отсканировал страницу и отправил PDF. Получившийся файл показывает содержание бумаги, но сам по себе не превращается в электронный оригинал.
Скан может подтверждать переписку и использоваться как доказательство. Однако возможность заменить им оригинал зависит от закона, договора и обстоятельств обмена.
И наоборот, распечатка электронного документа остается бумажной копией. Для проверки исходного оригинала потребуются сам файл, электронные подписи и сведения, позволяющие подтвердить их действительность.
Является ли отправка по электронной почте ЭДО
Обмен файлами по почте тоже относится к электронному движению документов. Однако обычное вложение не получает юридическую силу автоматически.
Для надежного обмена стороны могут указать в договоре адреса, уполномоченных лиц и разрешенные виды документов. Также стоит определить момент получения сообщения и способ подтверждения отправителя.
Если договор требует оригинал с квалифицированной электронной подписью, письмо с обычным PDF не заменит его лишь потому, что пришло с известного адреса.
То есть электронная почта подходит для переписки, согласования и передачи копий. А для постоянного обмена юридически значимыми документами удобнее система, которая проверяет подписи и сохраняет историю действий.
Для чего нужен оператор ЭДО
Оператор предоставляет сервис, через который компании обмениваются документами. Он обеспечивает доставку, проверку технических данных, фиксацию событий и хранение служебных подтверждений.
При этом оператор не составляет документ за компанию и не подписывает его вместо директора. Его задача — организовать безопасный маршрут между отправителем и получателем.
Если контрагенты работают у разных операторов, им может понадобиться роуминг. Благодаря ему документ проходит между двумя системами. Проверить операторов и настроенное взаимодействие можно в перечне ФНС России.
Кстати, ЭДО бывает не только внешним. Внутри компании отдельная система может направлять документы сотрудникам, запускать согласование и контролировать исполнение. Про выбор таких решений мы рассказали в статье про системы электронного документооборота.
Нужно ли распечатывать документы из ЭДО
Как правило, нет. Если электронный документ правильно оформлен и подписан, бумажный экземпляр для его действительности не нужен.
В частности, статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ разрешает составлять первичные учетные документы на бумаге и в электронном виде. Во втором случае нужна электронная подпись.
Однако бумажная копия все же может понадобиться, если ее требует закон, договор, государственный орган или другой получатель в предусмотренном порядке. Тогда организация изготавливает копию электронного документа.
Как перейти на электронный документооборот
Начинать лучше не с покупки программы, а с проверки собственных процессов. Порядок будет следующим:
- Определить документы — выбрать нужные виды, а затем проверить их формат, подпись и правила хранения.
- Назначить подписантов — установить, кто вправе подписывать документы от имени организации.
- Выбрать систему или оператора — учесть тариф, интеграцию с учетом, роуминг и контрагентов.
- Закрепить порядок — при необходимости обновить договоры, учетную политику и внутренние правила.
- Подключить контрагентов — обменяться приглашениями и проверить тестовую отправку.
Кроме того, нужно заранее решить, как исправлять документы, отзывать ошибочные файлы и восстанавливать доступ. Иначе быстрый обмен способен превратиться в долгий поиск нужной версии.
Плюсы и недостатки ЭДО
Главное преимущество заключается в скорости: документ не нужно печатать и отправлять курьером. Вместе с тем система упрощает поиск и показывает состояние обмена.
Впрочем, у такого порядка есть и ограничения:
- нужно оплачивать сервис, подписи и настройку;
- сотрудникам требуется обучение;
- контрагент может работать в другой системе;
- файлы и подписи необходимо хранить в пригодном для проверки виде;
- для отдельных документов действуют специальные требования.
Поэтому ЭДО не сводится к замене бумаги файлом. Рабочая система должна сохранять сам документ, подтверждать его автора и показывать весь путь от создания до подписания. Именно тогда электронный обмен действительно ускоряет работу и не лишает компанию доказательств.