Бумажный договор можно отсканировать за минуту и отправить через личный кабинет. Однако после этого он не превращается в новый электронный оригинал: появляется «электронный образ документа».
Электронный образ сохраняет внешний вид бумажного документа, но по общему правилу остается его копией. Чтобы такой файл приняли, нужно соблюсти требования конкретной процедуры, канала передачи и электронной подписи.
Ну а сегодня мы поговорим о том, чем электронный образ отличается от электронного документа. Кроме того, выясним, как его создать, заверить и сохранить вместе с бумажным оригиналом.
О понятии
Итак, электронный образ документа — это электронная копия бумаги, полученная после ее перевода в цифровой вид. Обычно для этого используют сканирование, а в отдельных случаях правила допускают фотографирование.
Обращаясь к первоисточнику, одно из наиболее точных определений приведено в пункте 1 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 26 декабря 2017 года № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов». Для целей судопроизводства электронный образ понимается как отсканированная копия бумажного документа, заверенная электронной подписью в установленном порядке.
Проще говоря, сначала существует бумажный оригинал с рукописной подписью или иными реквизитами. Затем с него создают файл, который воспроизводит страницы документа.
Пример ситуации
Допустим, компания получила подписанный на бумаге акт. Бухгалтер сканирует все страницы и загружает файл в информационную систему. В результате в системе хранится электронный образ акта, а бумажный экземпляр остается его оригиналом.
Вместе с тем единого определения для всех отраслей законодательства нет. Поэтому содержание термина и требования к файлу нужно проверять по правилам той процедуры, где его используют.
Чем образ отличается от электронного документа
Эти понятия нередко смешивают, хотя они описывают разные способы создания документа. Главное различие связано с первоисточником.
| Критерий | Электронный образ | Электронный документ |
|---|---|---|
| Как появляется | Бумажный документ сканируют или фотографируют | Документ изначально создают в электронной форме |
| Что считается оригиналом | Обычно бумажный экземпляр | Электронный файл с надлежащей подписью |
| Какая подпись стоит на содержании | На бумаге может быть собственноручная подпись, а файл отдельно заверяют ЭП | Сам электронный документ подписывают ЭП |
| Что хранит файл | Внешний вид страниц и реквизитов | Содержание в установленном электронном формате |
Например, PDF со сканом бумажной накладной остается образом. В свою очередь, накладная, которая сразу сформирована в установленном XML-формате и подписана электронной подписью, является электронным документом.
Кстати, общую систему создания и обмена файлами мы раскрыли в нашей статье про электронный документооборот. Кроме того, требования к ПЭП, НЭП и КЭП мы сравнили в материале о видах электронных подписей.
По сути, сканирование меняет носитель копии, но не историю появления документа. Как следствие, электронный образ нельзя без проверки называть электронным оригиналом.
Как создают электронный образ
Прежде всего нужно подготовить бумажный документ. Страницы расправляют, а скрепления убирают только тогда, когда это не повреждает оригинал и не скрывает признаки его оформления.
Затем сканируют все листы, включая обороты с записями. Если на документе есть подписи, печати, штампы, исправления или отметки о получении, они также должны попасть в кадр.
Качественный образ обычно отвечает нескольким признакам:
- текст и реквизиты читаются без чрезмерного увеличения;
- страницы расположены в правильном порядке;
- края, подписи и отметки не обрезаны;
- ориентация соответствует бумажному оригиналу;
- цвет сохраняется, если он имеет значение;
- в один файл включены все листы, когда этого требует система.
Однако универсального разрешения, формата и размера файла нет. Например, для подачи в федеральные суды общей юрисдикции действуют специальные требования: масштаб 1:1, качество 200–300 точек на дюйм и сохранение графической подписи, печати и штампа.
В частности, такие параметры закреплены в разделе 2.2 Порядка, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2016 года № 251. Документ действует в редакции с изменениями, внесенными в 2026 году.
Впрочем, требования суда нельзя автоматически переносить на налоговую, закупочную или корпоративную систему. Сначала нужно открыть инструкцию получателя, а затем настраивать сканирование.
Когда файл получает юридическое значение
Обычный скан подтверждает содержание бумаги лишь настолько, насколько можно установить его происхождение и соответствие оригиналу. Поэтому сам файл без дополнительных условий не равен бумажному подлиннику.
Если порядок требует электронной подписи, образ нужно заверить подписью допустимого вида. В таком случае ЭП подтверждает не рукописную подпись на бумаге, а лицо, которое заверило и направило электронную копию.
Кроме того, значение имеют полномочия подписанта. Например, представитель должен иметь право подавать документ и заверять его образ.
КЭП на скане не превращает бумажный документ в электронный оригинал автоматически. Она подтверждает заверение конкретного файла, однако правовой эффект все равно определяется законом, регламентом системы или соглашением сторон.
Часть 1 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признает документ с КЭП равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. Однако для электронного образа нужно дополнительно учитывать правила его создания и представления.
Если стороны обмениваются сканами по электронной почте, полезно закрепить адреса, виды документов и момент получения в договоре. В частности, статьи 160 и 434 ГК РФ допускают электронные способы совершения сделки, если содержание можно воспроизвести, а отправителя — достоверно определить.
Кроме того, для регулярного обмена можно использовать подготовленное нами соглашение об электронном документообороте. Его условия нужно адаптировать под фактические адреса, систему, подписи и перечень документов.
Вместе с тем договорная оговорка не отменяет обязательную форму, установленную законом. Если для документа нужен специальный канал, нотариальное действие или КЭП, простой обмен PDF по почте этого не заменит.
Где электронные образы принимают на практике
Правила зависят от цели передачи. Поэтому один и тот же скан могут принять в одной системе и отклонить в другой.
В частности, электронные образы используют:
- при подаче документов в суд через установленную систему;
- при ответе на требования налогового органа;
- в государственных и корпоративных информационных системах;
- для внутреннего согласования и поиска документов;
- при договорном обмене с контрагентами.
НК РФ прямо предусматривает такой способ. По статье 93 НК РФ бумажные документы можно представить в налоговый орган в виде отсканированных образов с сохранением реквизитов по установленным форматам через ТКС или личный кабинет.
Пример с требованием ФНС
Допустим, инспекция запросила бумажный договор и акты. Компания сканирует документы, формирует файлы по требованиям ФНС и направляет их через допустимый канал. В итоге инспекция получает электронные образы, однако бумажные оригиналы продолжают храниться у компании.
В трудовых отношениях отдельное правило действует для исключительных ситуаций. Если произошла катастрофа, авария, пожар, эпидемия или другое событие, названное законом, стороны могут временно обмениваться образами с последующим представлением бумаги.
В свою очередь, это правило закреплено в статье 22.3 ТК РФ. Подробнее о постоянной цифровой работе с кадровыми документами мы рассказывали в нашей статье про кадровый ЭДО.
Тем не менее это исключение нельзя использовать как общий способ оформления любых кадровых действий.
Что происходит с бумажным оригиналом
Создание образа обычно не дает права уничтожить бумагу. Если документ изначально оформлен на бумажном носителе, его хранят в течение установленного срока.
Кроме того, оригинал может понадобиться для проверки подписи, почерка, печати, исправлений или способа изготовления. Скан передает внешний вид, однако не всегда показывает нажим, следы монтажа и другие физические признаки.
Перед уничтожением бумаги нужно проверить не только наличие скана. Важно установить срок хранения, ценность документа и норму, которая разрешает заменить оригинал электронной версией.
Если получатель сомневается в достоверности образа, он может запросить бумажный экземпляр. В таком случае файл помогает быстро ознакомиться с содержанием, но окончательная проверка проводится по оригиналу.
Помимо этого, бумажный документ и его образ должны быть связаны в системе учета. Например, в карточке указывают номер дела, место хранения и имя файла.
Как хранить образ и подтверждать его происхождение
Прежде всего файл нужно сохранить без последующего редактирования. Если после сканирования страницу повернули, обрезали или объединили, окончательную версию следует зафиксировать до заверения электронной подписью.
Затем сохраняют сведения о создании и передаче. В частности, пригодятся дата сканирования, ответственный сотрудник, регистрационный номер, квитанция системы и результат проверки ЭП.
Для рабочего архива полезно:
- Связать файл с карточкой бумажного оригинала.
- Установить единый порядок именования.
- Ограничить редактирование и удаление.
- Хранить подпись и квитанции вместе с образом.
- Проверять читаемость после переноса или миграции системы.
Если документ содержит персональные данные или коммерческую тайну, доступ предоставляют только уполномоченным лицам. Кроме того, копии из временных папок и электронной почты нужно удалять по внутренним правилам.
Кстати, порядок отправки документов по обычной почте мы отдельно рассмотрели в материале о юридически значимых сообщениях по электронной почте. Там важно не только вложение, но и возможность доказать отправителя, содержание и получение сообщения.
В итоге электронный образ удобен для передачи и поиска, потому что сохраняет вид бумажного документа в цифровом файле. Однако его надежность зависит от качества копирования, способа заверения, правил конкретной системы и сохранности бумажного оригинала.