Федеральный закон № 377-ФЗ от 22/11/21, изменяющий и дополняющий ТК РФ, вступил в силу. Введены нормы об электронном кадровом документообороте, призванные, по мнению авторов новшества, сделать работу кадровиков проще и прозрачнее.
Облегчит ли ЭДО жизнь кадровику?
Раньше обмен электронными документами вызывал много вопросов и споров из-за расплывчатых законодательных формулировок. Теперь использование ЭДО напрямую прописано в ТК РФ (новые статьи 22.1–22.3).
В первую очередь положительный эффект должны ощутить фирмы, чьи сотрудники работают дистанционно, но не только они. Аргументы в пользу кадрового ЭДО приводятся веские:
- Нанимателю и работнику не нужно заполнять документы на бумаге и передавать друг другу. Обмен происходит в цифровом виде, документы сохраняют свою юридическую значимость.
- Сокращается время документообмена. К примеру, заявления сотрудников можно заполнить за несколько минут и тут же отправить руководству.
- Повышается сохранность документов. Учитывая, что сроки хранения многих кадровых документов длительные, это очевидный плюс.
- Вместо личной подписи сотрудников от руки на ЛНА, иных кадровых документах, где этого требует закон, будет стоять электронная подпись.
- Предоставление документов для контролирующих органов происходит намного быстрее.
Понятно, что бумажные документы, к которым все привыкли, подписываются, используются не столь оперативно. При необходимости ознакомить с ЛНА весь коллектив фирмы и собрать подписи, возникают проблемы. Передача бумажных документов по почте или с использованием службы доставки – дополнительные затраты времени и денег, риск потери важных сведений. ЭДО должен исправить все эти недостатки.
Насколько эффективно сработают поправки в ТК РФ, покажет время.
Важно! Использование ЭДО носит добровольный характер. Если фирма продолжает работать только с бумажными кадровыми документами, ее не накажут.
Как пользоваться новой системой
Новшество касается участников трудовых отношений и граждан, собирающихся устроиться на работу. Претендентов на место нужно предупреждать об ЭДО заранее, а у работников получить согласие. Если работник хочет сохранить старый порядок обмена документами, его нельзя уволить или отказать по этой причине в приеме на работу.
Документы отдел кадров по-прежнему будет выдавать, оформлять ему на бумаге. При этом от человека, заключившего договор уже в 2022 году, не имея трудового стажа, согласие не требуется. Его просто информируют об использовании ЭДО.
Все затраты по внедрению кадровой «электронки» берет на себя наниматель. Фирма обязана изготовить и цифровую подпись работнику. Если у того отсутствует ЭЦП, оплачивать ее обслуживание. Гражданин имеет право использовать также самостоятельно полученную им раньше усиленную квалифицированную ЭЦП.
Для обмена документами закон позволяет пользоваться информационной системой фирмы либо ресурсом «Работа в России», по выбору.
ИС фирмы должна давать возможность:
- подписывать электронную документацию, как того требует ТК РФ;
- хранить такие документы;
- своевременно регистрировать факт их получения.
Единая цифровая платформа «Работа в России» сейчас проходит стадию доработки. Участники добровольного эксперимента по КЭДО (ФЗ № 122-ФЗ от 24/04/20) при желании могут продолжать пользоваться электронными формами, но обязаны завершить все мероприятия по введению КЭДО до 1/07/22 (ФЗ-377 ст. 2 п. 4).
Решение о переходе на новый порядок документообмена руководитель фирмы или индивидуальный предприниматель прописывает в ЛНА.
Документ обязательно должен содержать данные:
- сведения об ИС, задействованной в работе;
- алгоритм доступа к ИС фирмы, если используется этот способ;
- список документов и категорий сотрудников, участвующих в ЭДО;
- сроки уведомления коллектива о дате запуска ЭДО (не раньше даты истечения срока уведомления).
Кроме того, прописывается сам порядок реализации КЭДО (по тексту ст. 22.2, ст. 372 ТК РФ):
- Сроки и периодичность подписания сотрудниками электронной документации, ознакомления с ней.
- Обучение сотрудников для работы по системе ЭДО, взаимодействия с администрацией, если от них поступил такой запрос.
- Исключения, обстоятельства, при которых оформление документов в бумажном виде допускаются.
- Совместная работа администрации с органами, защищающими права трудового коллектива (например, профсоюза), если для фирмы это актуально.
Дни и сроки нужно прописывать в ЛНА с учетом рабочего времени, т.е. в рабочих днях. Сотрудник не обязан подписывать, читать и направлять администрации документы, если у него по графику отпуск или выходной.
Определена возможность использования электронного кадрового обмена в исключительных, форс-мажорных случаях. Это временная мера для фирм, не перешедших на ЭДО, например, в период эпидемии. Руководитель имеет право принять решение об обмене сканированными копиями бумажных документов или электронными документами. Основанием служит локальный акт фирмы. В дальнейшем эти же сведения предоставляются на бумажном носителе (ст. 22.3 ТК РФ).
Для электронного кадрового обмена используются различные виды ЭП, с учетом важности документов: простая электронная, усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная.
Кроме того, законодателем введены:
- усиленная неквалифицированная подпись, полученная через электронное правительство (УНЭПгос);
- простая электронная подпись для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронной форме (ПЭПгос).
Нюансы их использования подробно рассмотрены в первых абзацах ст. 22.3 ТК РФ.
Важно! Направленный руководству электронный кадровый документ считается полученным на следующий рабочий день, независимо от того, открыл его наниматель или нет. Это относится к заявлениям, уведомлениям и сообщениям от работающих и поступающих на работу граждан (ст. 22.3 ТК РФ, ч. 9).
Не все документы можно включать в ЭДО
Некоторые документы, ввиду их особой важности, заполняются на бумажных носителях даже при действующем в фирме электронном обмене. Согласно ст. 22.1 ТК РФ, это:
- трудовые книжки;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы (распоряжения) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажей по ОТ, журналы инструктажей с личными подписями работников от руки.
Электронные трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности на основе их выдаются на бумаге или электронно по просьбе работника. Таким образом, положения новых статей ТК РФ не могут применяться к формируемым в электронном виде сведениям о трудовой деятельности работников. На это также указывает законодатель в ст. 22.1 ТК РФ.