Кадровый ЭДО и особенности работы с ним

Федеральный закон № 377-ФЗ от 22/11/21, изменяющий и дополняющий ТК РФ, вступил в силу. Введены нормы об электронном кадровом документообороте, призванные, по мнению авторов новшества, сделать работу кадровиков проще и прозрачнее.

Облегчит ли ЭДО жизнь кадровику?

Раньше обмен электронными документами вызывал много вопросов и споров из-за расплывчатых законодательных формулировок. Теперь использование ЭДО напрямую прописано в ТК РФ (новые статьи 22.1–22.3).

В первую очередь положительный эффект должны ощутить фирмы, чьи сотрудники работают дистанционно, но не только они. Аргументы в пользу кадрового ЭДО приводятся веские:

1. Нанимателю и работнику не нужно заполнять документы на бумаге и передавать друг другу. Обмен происходит в цифровом виде, документы сохраняют свою юридическую значимость.
2. Сокращается время документообмена. К примеру, заявления сотрудников можно заполнить за несколько минут и тут же отправить руководству.
3. Повышается сохранность документов. Учитывая, что сроки хранения многих кадровых документов длительные, это очевидный плюс.
4. Вместо личной подписи сотрудников от руки на ЛНА, иных кадровых документах, где этого требует закон, будет стоять электронная подпись.
5. Предоставление документов для контролирующих органов происходит намного быстрее.

Понятно, что бумажные документы, к которым все привыкли, подписываются, используются не столь оперативно. При необходимости ознакомить с ЛНА весь коллектив фирмы и собрать подписи, возникают проблемы. Передача бумажных документов по почте или с использованием службы доставки – дополнительные затраты времени и денег, риск потери важных сведений. ЭДО должен исправить все эти недостатки.

Насколько эффективно сработают поправки в ТК РФ, покажет время.

Важно! Использование ЭДО носит добровольный характер. Если фирма продолжает работать только с бумажными кадровыми документами, ее не накажут.

Как пользоваться новой системой

Новшество касается участников трудовых отношений и граждан, собирающихся устроиться на работу. Претендентов на место нужно предупреждать об ЭДО заранее, а у работников получить согласие. Если работник хочет сохранить старый порядок обмена документами, его нельзя уволить или отказать по этой причине в приеме на работу.

Документы отдел кадров по-прежнему будет выдавать, оформлять ему на бумаге. При этом от человека, заключившего договор уже в 2022 году, не имея трудового стажа, согласие не требуется. Его просто информируют об использовании ЭДО.

Все затраты по внедрению кадровой «электронки» берет на себя наниматель. Фирма обязана изготовить и цифровую подпись работнику. Если у того отсутствует ЭЦП, оплачивать ее обслуживание. Гражданин имеет право использовать также самостоятельно полученную им раньше усиленную квалифицированную ЭЦП.

Для обмена документами закон позволяет пользоваться информационной системой фирмы либо ресурсом «Работа в России», по выбору.

ИС фирмы должна давать возможность:

• подписывать электронную документацию, как того требует ТК РФ;
• хранить такие документы;
• своевременно регистрировать факт их получения.

Единая цифровая платформа «Работа в России» сейчас проходит стадию доработки. Участники добровольного эксперимента по КЭДО (ФЗ № 122-ФЗ от 24/04/20) при желании могут продолжать пользоваться электронными формами, но обязаны завершить все мероприятия по введению КЭДО до 1/07/22 (ФЗ-377 ст. 2 п. 4).

Решение о переходе на новый порядок документообмена руководитель фирмы или индивидуальный предприниматель прописывает в ЛНА.

Документ обязательно должен содержать данные:

• сведения об ИС, задействованной в работе;
• алгоритм доступа к ИС фирмы, если используется этот способ;
• список документов и категорий сотрудников, участвующих в ЭДО;
• сроки уведомления коллектива о дате запуска ЭДО (не раньше даты истечения срока уведомления).

Кроме того, прописывается сам порядок реализации КЭДО (по тексту ст. 22.2, ст. 372 ТК РФ):

1. Сроки и периодичность подписания сотрудниками электронной документации, ознакомления с ней.
2. Обучение сотрудников для работы по системе ЭДО, взаимодействия с администрацией, если от них поступил такой запрос.
3. Исключения, обстоятельства, при которых оформление документов в бумажном виде допускаются.
4. Совместная работа администрации с органами, защищающими права трудового коллектива (например, профсоюза), если для фирмы это актуально.

Дни и сроки нужно прописывать в ЛНА с учетом рабочего времени, т.е. в рабочих днях. Сотрудник не обязан подписывать, читать и направлять администрации документы, если у него по графику отпуск или выходной.

Определена возможность использования электронного кадрового обмена в исключительных, форс-мажорных случаях. Это временная мера для фирм, не перешедших на ЭДО, например, в период эпидемии. Руководитель имеет право принять решение об обмене сканированными копиями бумажных документов или электронными документами. Основанием служит локальный акт фирмы. В дальнейшем эти же сведения предоставляются на бумажном носителе (ст. 22.3 ТК РФ).

Для электронного кадрового обмена используются различные виды ЭП, с учетом важности документов: простая электронная, усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная.

Кроме того, законодателем введены:

• усиленная неквалифицированная подпись, полученная через электронное правительство (УНЭПгос);
• простая электронная подпись для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронной форме (ПЭПгос).

Нюансы их использования подробно рассмотрены в первых абзацах ст. 22.3 ТК РФ.

Важно! Направленный руководству электронный кадровый документ считается полученным на следующий рабочий день, независимо от того, открыл его наниматель или нет. Это относится к заявлениям, уведомлениям и сообщениям от работающих и поступающих на работу граждан (ст. 22.3 ТК РФ, ч. 9).

Не все документы можно включать в ЭДО

Некоторые документы, ввиду их особой важности, заполняются на бумажных носителях даже при действующем в фирме электронном обмене. Согласно ст. 22.1 ТК РФ, это:

• трудовые книжки;
• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по ОТ, журналы инструктажей с личными подписями работников от руки.

Электронные трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности на основе их выдаются на бумаге или электронно по просьбе работника. Таким образом, положения новых статей ТК РФ не могут применяться к формируемым в электронном виде сведениям о трудовой деятельности работников. На это также указывает законодатель в ст. 22.1 ТК РФ.