На складе обнаружили недостачу, из корпоративной системы ушли данные или клиент пожаловался на действия сотрудника. Руководителю нужно понять, что произошло, кто участвовал и какие документы это подтверждают. Для этого компания может провести «внутреннее расследование».
Само внутреннее расследование не означает, что виновный уже найден. Его задача — собрать факты и восстановить картину события. А вот дисциплинарное взыскание, взыскание ущерба или обращение в госорганы оформляют уже по отдельным правилам.
Ну а сегодня разберем, как устроено внутреннее расследование, когда оно действительно нужно и какие процедуры нельзя заменить внутренней проверкой.
О понятии
Итак, внутреннее расследование — это проверка, которую организация проводит своими силами, чтобы установить обстоятельства проблемного события. Например, выяснить причину недостачи, утечки информации, нарушения внутренних правил или жалобы на сотрудника.
Трудовой кодекс не устанавливает единого порядка с названием «внутреннее расследование». Поэтому в компаниях встречаются и другие названия: служебное расследование, внутренняя проверка, служебная проверка. Важнее не название, а цель и правовые последствия процедуры.
Обращаясь к первоисточнику, близкий по смыслу обязательный механизм есть в статье 247 ТК РФ. Перед решением о возмещении ущерба работником работодатель обязан проверить размер ущерба и причины его возникновения. При этом он вправе создать комиссию с участием специалистов.
То есть внутреннее расследование может быть обычным управленческим инструментом. Однако иногда закон уже задает обязательную процедуру, и тогда ориентироваться нужно именно на нее.
Пример ситуации
Допустим, после инвентаризации компания обнаружила недостачу товара. Сразу удерживать ее стоимость из зарплаты конкретного работника нельзя. Сначала нужно установить размер ущерба, причины его возникновения и связь с действиями сотрудника.
Когда проводят внутреннее расследование
Поводом может стать почти любой инцидент, в котором компании не хватает проверенных фактов. При этом расследовать стоит не только действия конкретного работника. Иногда причина находится в самом процессе.
Например, проверка может понадобиться, если:
- обнаружена недостача или повреждено имущество;
- есть признаки нарушения трудовых обязанностей;
- произошла утечка информации или потеря документов;
- поступила серьезная жалоба от клиента или сотрудника;
- выявлено нарушение внутреннего регламента либо конфликт интересов;
- нужно установить причины сбоя, ошибки или другого инцидента.
Но вот что важно: расследование не должно начинаться с готового вывода. Формулировка «проверить, как сотрудник Иванов похитил товар» уже предполагает виновность. Нейтральнее определить предмет как установление обстоятельств недостачи и действий причастных лиц.
Кроме того, не каждый случай требует большой комиссии и десятков документов. Если нужно проверить один простой факт, иногда достаточно получить объяснения и изучить имеющиеся материалы.
Как проводят внутреннее расследование
Если специального порядка в законе нет, компания может закрепить собственную процедуру в локальном акте. Там обычно определяют, кто назначает расследование, кто его проводит, какие документы оформляют и кому передают результат.
Сам процесс можно выстроить по шагам:
- Зафиксируйте событие и определите, какие вопросы нужно выяснить.
- Назначьте ответственных за проверку и обозначьте ее предмет.
- Сохраните документы, переписку, учетные данные и другие относящиеся к событию материалы.
- Получите объяснения участников и проверьте их вместе с остальными доказательствами.
- Сопоставьте факты и отделите подтвержденные обстоятельства от предположений.
- Оформите результат и передайте его руководителю для дальнейшего решения.
При сложной ситуации удобно создать комиссию из сотрудников разных подразделений. Например, к проверке недостачи могут подключиться юрист, бухгалтер и специалист службы безопасности. Однако универсального требования о комиссии из определенного числа человек для любого внутреннего расследования нет.
Кстати, если компания оформляет начало проверки отдельным распоряжением, можно использовать нашу форму приказа о служебном расследовании. Состав комиссии и задачи лучше подстраивать под конкретный инцидент.
Как получать объяснения работников
Здесь нужно заранее понять, зачем компании объяснение. Если расследование может закончиться дисциплинарным взысканием, начинает работать статья 193 ТК РФ.
До применения взыскания работодатель должен затребовать письменное объяснение. Если работник не предоставит его за два рабочих дня, составляют акт. При этом отсутствие объяснения само по себе не запрещает применить взыскание позднее.
Важно понимать, что внутреннее расследование не заменяет процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности. Даже подробный акт комиссии не отменяет требование запросить объяснение и соблюсти сроки из статьи 193 ТК РФ.
Например, дисциплинарное взыскание по общему правилу применяют не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Само проведение внутреннего расследования не названо в статье 193 основанием исключить это время из месячного срока.
Кстати, на нашем сайте есть отдельная форма объяснительной записки. Однако содержание объяснения зависит от конкретного события и позиции самого работника.
Если компании причинен материальный ущерб
А вот при ущербе появляется еще один обязательный слой. До решения о взыскании с работника статья 247 ТК РФ требует провести проверку размера ущерба и причин его возникновения.
Кроме того, письменное объяснение работника здесь обязательно истребовать именно для установления причины ущерба. Если человек откажется или уклонится, работодатель составляет акт.
У работника есть и собственное процессуальное право. Он или его представитель может знакомиться со всеми материалами такой проверки и обжаловать их.
Подробнее пределы и основания взыскания мы разбирали в статье про полную материальную ответственность. Сам факт ущерба еще не означает, что всю сумму можно взыскать с сотрудника.
То есть акт с выводом «виновен» не решает вопрос сам по себе. Нужно отдельно установить размер прямого действительного ущерба, основания ответственности и соблюсти порядок взыскания.
Чем заканчивается внутреннее расследование
Обычно результат оформляют заключением, отчетом или актом. Единой обязательной формы для обычного внутреннего расследования нет, если специальный закон не устанавливает иное.
Хороший итоговый документ показывает не только вывод, но и путь к нему. В частности, в нем можно отразить:
- какое событие и за какой период проверяли;
- кто проводил расследование;
- изученные документы и объяснения;
- обстоятельства, которые подтвердились или не подтвердились;
- выявленные нарушения правил или обязанностей;
- меры, которые комиссия предлагает рассмотреть руководителю.
При этом комиссия не обязана сама назначать наказание. Например, она может установить факты и предложить меры, а решение о дисциплинарном взыскании работодатель примет отдельно.
Для оформления результата у нас на сайте есть акт служебного расследования. Его стоит воспринимать как основу для документа, а не как обязательную государственную форму.
Когда внутренней проверки недостаточно
Иногда компания действительно может провести собственное расследование, но заменить им установленную законом процедуру нельзя.
Например, несчастные случаи на производстве расследуют по правилам главы 36.1 ТК РФ. Статья 227 ТК РФ определяет случаи, которые подлежат такому расследованию и учету. Поэтому внутренний отчет службы безопасности или руководителя подразделения вместо установленной процедуры не подойдет.
Есть и обратный пример, когда закон прямо использует термин «внутреннее расследование». При инциденте с персональными данными оператор должен сообщить Роскомнадзору о его результатах в течение 72 часов с момента выявления инцидента. Такое правило закреплено в статье 21 Закона № 152-ФЗ.
Поэтому перед стартом проверки сначала определяют природу события. Для обычного корпоративного инцидента компания может выстроить процедуру сама. А если закон устанавливает специальное расследование, сроки или состав комиссии, внутренний регламент должен уступить этим требованиям.
В итоге внутреннее расследование помогает компании не принимать решение на основании первого сообщения или подозрения. Сначала собирают факты, затем проверяют версии и только после этого решают, нужны ли дисциплинарные, материальные или иные меры.