В компании меняют систему премирования, вводят сменный режим или устанавливают общие правила работы с персональными данными. Такие правила работодатель может закрепить в «локальном нормативном акте», или сокращенно ЛНА.
Однако не любой внутренний документ относится к этой категории. Например, приказ о премии конкретному сотруднику решает разовую ситуацию, а ЛНА устанавливает нормы трудового права для работников или отдельных их категорий.
Главный признак ЛНА — нормативное содержание. Документ задает трудовые правила, рассчитанные на применение в предусмотренных им ситуациях, а не на одно персональное решение.
Ну а сегодня разберем, какие документы относятся к ЛНА, кто их принимает и когда нужно учитывать мнение профсоюза. Кроме того, посмотрим, как ввести новые правила в действие и ознакомить с ними работников.
О понятии
Итак, локальный нормативный акт — это внутренний акт работодателя, который содержит нормы трудового права и действует в пределах его компетенции. С помощью ЛНА компания или ИП конкретизирует правила труда с учетом особенностей своей работы.
Обращаясь к первоисточнику, статья 8 ТК РФ разрешает работодателям принимать локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. Исключение составляют работодатели-физлица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.
Вместе с тем локальный акт не может отменить гарантию, которую работнику дает закон. Его нормы должны соответствовать трудовому законодательству, коллективному договору и соглашениям.
То есть слово «локальный» ограничивает действие правил рамками конкретного работодателя, а «нормативный» показывает их общий характер.
Пример ситуации
Допустим, компания устанавливает единые критерии ежемесячного премирования для отдела продаж. Эти правила можно закрепить в ЛНА. А приказ о выплате премии Иванову за конкретный месяц уже решает индивидуальный вопрос.
Чем ЛНА отличается от обычного приказа
Прежде всего нужно смотреть на содержание документа, а не на его название. Поэтому слово «приказ», «положение» или «инструкция» само по себе еще не определяет правовую природу акта.
| Документ | Что регулирует |
|---|---|
| ЛНА | Устанавливает нормы трудового права для работников или их категории. |
| Индивидуальный приказ | Решает конкретный вопрос: например, отпуск, взыскание или выплату сотруднику. |
| Трудовой договор | Закрепляет условия труда конкретного работника по соглашению сторон. |
| Коллективный договор | Является отдельным правовым актом, который заключают представители работников и работодателя. |
Например, статья 189 ТК РФ называет правила внутреннего трудового распорядка локальным нормативным актом. В свою очередь, приказ об отпуске или поощрении конкретного сотрудника, как правило, имеет индивидуальный характер.
Какие локальные акты бывают
Единого перечня ЛНА, одинакового для каждого работодателя, нет. Набор зависит от режима работы, системы оплаты труда и вопросов, которые организация должна урегулировать.
В частности, к ЛНА могут относиться:
- правила внутреннего трудового распорядка — регулируют трудовой распорядок;
- положение об оплате труда или премировании — закрепляет систему выплат, если ее оформляют отдельным актом;
- график сменности — определяет чередование работников при сменной работе;
- акт об электронном кадровом документообороте — работодатель принимает его при введении ЭКДО;
- акт о работе с персональными данными — устанавливает порядок хранения и использования сведений о работниках.
Однако отдельный документ с конкретным названием требуется не всегда. К примеру, статья 135 ТК РФ позволяет установить систему оплаты труда коллективным договором, соглашениями или ЛНА. Поэтому «Положение об оплате труда» не является универсально обязательным для каждого работодателя.
Кроме того, микропредприятия и часть некоммерческих организаций вправе отказаться от ряда ЛНА. В таком случае необходимые условия переносят в трудовые договоры на основе типовой формы.
Вместе с тем оставить соответствующие вопросы неурегулированными нельзя. Статья 309.2 ТК РФ требует закрепить нужные условия в трудовых договорах. Исключение из права на отказ составляет ЛНА о временном переводе на дистанционную работу по статье 312.9 ТК РФ.
Когда учитывать мнение профсоюза
Не каждый локальный акт требует участия профсоюза. Такое правило действует только в случаях, которые предусматривают ТК РФ, другие нормативные акты, коллективный договор или соглашения.
Например, специальная процедура нужна при утверждении ПВТР, установлении системы оплаты труда и составлении графиков сменности. Работодатель направляет проект и обоснование в выборный орган первичной профсоюзной организации, а тот получает пять рабочих дней на мотивированное мнение.
Если профсоюз не согласен, работодатель может принять его предложения. В противном случае в течение трех дней проводят дополнительные консультации.
Однако учет мнения не означает обязательного согласия профсоюза. Если договориться не получилось, стороны фиксируют разногласия протоколом, после чего работодатель вправе принять ЛНА. Статья 372 ТК РФ устанавливает такой порядок.
Если представительного органа нет, этап получения его мнения отсутствует. Но коллективный договор или соглашение могут устанавливать дополнительные требования.
Как принять ЛНА
Сначала работодатель готовит проект и проверяет его на соответствие закону, коллективному договору и соглашениям. Затем, если это требуется, проходит процедуру учета мнения работников и утверждает итоговую редакцию.
Проверить порядок можно по шагам:
- Определяем вопрос и правовое основание для локального регулирования.
- Готовим текст и проверяем гарантии работников.
- Учитываем мнение представительного органа, когда этого требует закон или соглашение.
- Утверждаем акт и определяем дату его действия.
- Знакомим с правилами работников, которых они непосредственно касаются.
ТК РФ не устанавливает одного универсального способа оформления для всех ЛНА. Например, работодатель может использовать гриф утверждения либо отдельный распорядительный документ с учетом принятого порядка делопроизводства.
Приказ об утверждении сам по себе не делает документ локальным нормативным актом. Решающее значение имеет содержание установленных правил.
Что касается даты, статья 12 ТК РФ устанавливает общий принцип: ЛНА действует со дня принятия либо с более поздней даты, которую указал работодатель. Кроме того, новые правила применяют к правам и обязанностям, возникшим после введения акта в действие.
Как знакомить работников с ЛНА
Работодатель знакомит под роспись с принимаемыми ЛНА работников, чьей трудовой деятельности эти документы непосредственно касаются. Поэтому акт для одного подразделения не требует ознакомления всего персонала без связи с его работой.
Для нового сотрудника закон устанавливает отдельный срок. До подписания трудового договора его знакомят с ПВТР, коллективным договором и другими ЛНА, непосредственно связанными с будущей работой.
В частности, статья 68 ТК РФ устанавливает это требование. Если работодатель использует электронный кадровый документооборот по правилам ТК РФ, ознакомление в предусмотренных случаях можно провести в электронной форме.
При бумажном документообороте факт ознакомления подтверждают подписью на самом акте, отдельном листе или в журнале.
Что будет, если ЛНА противоречит закону
Локальные правила не могут ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором и соглашениями. Например, работодатель не вправе своим положением сократить установленную законом минимальную продолжительность отпуска.
Если локальная норма ухудшает положение работника, статья 8 ТК РФ запрещает ее применять. А если работодатель принял сам ЛНА без обязательной процедуры учета мнения по статье 372, такой акт не подлежит применению.
Здесь важно различать два последствия: противоречащую гарантиям локальную норму не применяют, а нарушение обязательной процедуры принятия может сделать неприменимым сам ЛНА.
Вместе с тем ЛНА может улучшать положение работников. К примеру, компания вправе предусмотреть дополнительные выплаты или льготы сверх обязательного минимума.
Кстати, такие льготы могут входить в социальный пакет. Его содержание работодатель может закрепить в локальном акте, коллективном или трудовом договоре.
Кроме того, действие ЛНА или его отдельных положений может прекратиться из-за истечения срока, отмены другим локальным актом либо появления закона, коллективного договора или соглашения с более высоким уровнем гарантий.
В итоге для локального нормативного акта важны сразу три вещи: законное содержание, правильная процедура принятия и подтвержденное ознакомление работников.