Менеджер принимает подарок от поставщика, сотрудник спорит с клиентом в публичном чате, а руководитель нанимает близкого знакомого в свой отдел. Закон не описывает каждую такую ситуацию до мелочей. Поэтому компании нередко заранее фиксируют общие правила в «кодексе деловой этики».
Такой документ помогает провести границу между допустимым и нежелательным поведением. При этом одного красивого перечня ценностей мало, особенно если компания хочет сделать отдельные правила обязательными для работников.
Кодекс деловой этики — внутренний документ с принципами и правилами поведения в работе. Он может распространяться на сотрудников, руководителей, а иногда и на других участников деловых отношений.
Сегодня же разберем, что обычно включают в кодекс и обязателен ли он для бизнеса. Кроме того, посмотрим, когда такой документ становится локальным нормативным актом и как знакомить с ним работников. Отдельно разберем, можно ли наказать сотрудника за нарушение правил.
О понятии
Итак, кодекс деловой этики описывает, как компания ожидает вести себя в рабочих ситуациях. Например, он может закреплять правила общения с клиентами и подход к подаркам. Кроме того, в нем можно описать конфликт интересов, конфиденциальность и взаимодействие внутри команды.
При этом содержание зависит от самой организации. Банк, завод и небольшое агентство сталкиваются с разными рисками. Поэтому универсального кодекса на все случаи нет.
Обращаясь к первоисточнику, статья 13.3 Федерального закона № 273-ФЗ обязывает организации принимать меры по предупреждению коррупции. В числе возможных мер закон прямо называет кодекс этики и служебного поведения работников. Кроме того, он упоминает стандарты добросовестной работы и урегулирование конфликта интересов.
То есть закон признает кодекс одним из инструментов внутреннего контроля. Однако статья 13.3 не обязывает каждую коммерческую организацию иметь отдельный документ именно с таким названием.
Пример ситуации
Допустим, закупщик регулярно общается с поставщиками. Компания может записать в кодексе, какие подарки нельзя принимать. Кроме того, можно указать, кому сообщать о предложенной выгоде и как действовать при личной заинтересованности. Тогда сотруднику не приходится угадывать правило уже после спорной ситуации.
Обязателен ли кодекс деловой этики
Для обычной коммерческой организации универсальной обязанности принять отдельный кодекс деловой этики нет. Вместе с тем меры по предупреждению коррупции обязательны. Например, закон называет кодекс одним из возможных инструментов такой работы.
Поэтому важно разделять две вещи. Антикоррупционная работа обязательна. Но конкретный набор внутренних документов компания определяет с учетом своих рисков и специальных требований.
Кроме того, для отдельных сфер, профессий или организаций могут действовать специальные правила поведения. В таком случае нужно проверять профильное законодательство и акты, которые распространяются именно на эту категорию.
В частности, в документе Минтруда России «Меры по предупреждению коррупции в организациях» кодекс деловой этики рассматривается шире простого запрета коррупционных нарушений. Например, в нем можно закрепить общие стандарты добросовестного и этичного поведения.
В итоге кодекс нужен не ради самого документа. Он полезен, когда переводит ценности компании в понятные правила для реальных ситуаций.
Что включают в кодекс деловой этики
Прежде всего содержание должно соответствовать работе компании. Поэтому вместо общих лозунгов лучше описывать ситуации, в которых сотруднику действительно приходится выбирать вариант поведения.
Например, в кодекс можно включить:
- отношения с клиентами — требования к корректному общению и недопустимость введения клиента в заблуждение;
- подарки и деловое гостеприимство — допустимые пределы и порядок сообщения о спорных предложениях;
- конфликт интересов — случаи, о которых работник должен сообщить по внутренним правилам;
- конфиденциальность — основные требования к работе с непубличной информацией;
- общение внутри компании — правила уважительного профессионального взаимодействия;
- внешние коммуникации — кто вправе выступать от имени организации и как сотрудники ведут рабочие публичные аккаунты.
При этом кодекс не обязан превращаться в подробную инструкцию на десятки страниц. Если вопрос требует отдельной процедуры, удобнее вынести ее в самостоятельное положение.
К примеру, кодекс может установить принцип «не разглашать охраняемую информацию». А конкретный перечень сведений и режим доступа компания закрепит отдельно. Кстати, у нас на сайте подробно разобрано, как работает коммерческая тайна. Одного общего запрета на разглашение для такого режима недостаточно.
Кодекс деловой этики — это ЛНА?
Не всегда. Название документа само по себе не определяет его правовой статус.
Если кодекс лишь описывает ценности и желаемые модели поведения, он может оставаться обычным корпоративным документом. Однако ситуация меняется, когда работодатель вводит обязательные правила для работников. Особенно если они связаны с исполнением трудовых обязанностей.
В таком случае нужно учитывать требования к локальным нормативным актам. В частности, статья 8 ТК РФ позволяет работодателю принимать ЛНА только в пределах своей компетенции. При этом нормы не могут ухудшать положение работников по сравнению с законом, коллективным договором и соглашениями.
Кстати, у нас на сайте есть отдельная статья о локальных нормативных актах. Там мы разобрали, как определить статус документа и когда учитывать мнение представительного органа работников. Кроме того, показали порядок введения ЛНА в действие.
Поэтому через кодекс нельзя безгранично расширять обязанности работника. Требования должны укладываться в трудовые отношения и не противоречить гарантиям сотрудника. Само включение требования в корпоративный документ еще не делает его законной трудовой обязанностью.
Как принять кодекс и ознакомить работников
Сначала компании стоит определить назначение документа. Если кодекс нужен только как декларация принципов, порядок утверждения организация выбирает сама. При этом стоит учитывать собственные корпоративные процедуры.
А вот для кодекса с нормами трудового права применяется режим ЛНА. Тогда нужно проверить компетенцию работодателя, предусмотренную процедуру принятия и круг работников, которых правила касаются.
Кроме того, статья 22 ТК РФ требует знакомить работников под роспись с принимаемыми ЛНА. Речь идет о документах, которые непосредственно связаны с их трудовой деятельностью. Для нового сотрудника действует дополнительное правило.
По статье 68 ТК РФ нового сотрудника знакомят под роспись с такими ЛНА до подписания трудового договора.
Поэтому обязательный для работников кодекс не стоит оставлять просто файлом на корпоративном портале. Факт ознакомления нужно подтвердить в порядке, который применяет работодатель.
Можно ли наказать за нарушение кодекса
Само слово «кодекс» не создает отдельной ответственности. Прежде всего нужно понять, какое именно правило нарушено. Затем стоит проверить, входило ли его соблюдение в трудовые обязанности сотрудника.
Если работник виновно не исполнил возложенную на него трудовую обязанность, может возникнуть дисциплинарный проступок. В частности, статья 192 ТК РФ предусматривает замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям. Для отдельных категорий федеральный закон, устав или положение о дисциплине может устанавливать и другие взыскания.
Однако внутренний кодекс не вправе добавить к этому перечню собственное дисциплинарное наказание. Например, работодатель не может объявить «штраф за неэтичное поведение» новым видом дисциплинарного взыскания.
Кроме того, даже действительное нарушение не позволяет пропустить установленную процедуру. По статье 193 ТК РФ до взыскания работодатель должен затребовать письменное объяснение. Затем нужно соблюсти сроки и порядок оформления.
Пример ситуации
Допустим, кодекс как ЛНА запрещает менеджеру принимать личное вознаграждение от поставщика. Сотрудник ознакомлен с правилом, а получение денег подтверждено. Тогда работодатель может оценивать ситуацию как возможный дисциплинарный проступок. Но сначала нужно установить вину и соблюсти процедуру статьи 193 ТК РФ. Автоматического взыскания только из-за записи в кодексе нет.
Как составить работающий кодекс
Прежде всего не стоит начинать с красивых формулировок о честности и уважении. Сначала полезнее определить реальные риски и ситуации, где сотрудникам не хватает понятного правила.
Дальше порядок можно выстроить так:
- Определите, для кого действует кодекс и какие отношения он регулирует.
- Соберите типичные этические и антикоррупционные риски компании.
- Опишите правила через конкретные действия, запреты и порядок сообщения о спорной ситуации.
- Разведите общие принципы и процедуры, которым нужен отдельный регламент.
- Проверьте, какие положения становятся трудовыми нормами и требуют оформления как ЛНА.
- Установите понятный канал для вопросов, сообщений о конфликте интересов и нарушениях.
- Ознакомьте работников с обязательными правилами и периодически пересматривайте документ.
Например, фраза «сотрудники действуют добросовестно» задает ценность, но почти не помогает в конкретном выборе. А правило о подарке от поставщика уже дает понятный алгоритм. Например, оно может указать, кому сообщить и что делать до решения ответственного лица.
В итоге хороший кодекс не пытается заменить ТК РФ и все внутренние положения сразу. Наоборот, он связывает общие принципы с рабочими ситуациями. В результате сотрудник понимает, где проходит граница допустимого поведения.