В отделе по штатному расписанию предусмотрены две штатные единицы по должности юриста, но трудовой договор заключен только с одним сотрудником. Вторая единица свободна. Для кадровой работы это «вакантная должность».
Однако временное отсутствие сотрудника само по себе вакансию не создает. Если человек находится в отпуске или на больничном, должность остается за ним. То же касается отпуска по уходу за ребенком. Поэтому свободное для временного замещения место и вакантная должность — не одно и то же.
Ну а сегодня мы разберем, что считается вакантной должностью, кому ее предлагают и когда сообщают о ней службе занятости.
О понятии
Итак, вакантная должность — это свободная должность в структуре работодателя. По ней не заключен трудовой договор с конкретным работником.
Обращаясь к первоисточнику, отдельного определения этого термина ТК РФ не содержит. Однако статья 81 ТК РФ прямо говорит о вакантной должности и другой имеющейся у работодателя работе. В судебной практике вакантной считают свободную, то есть не замещенную конкретным работником должность.
На практике наличие свободной позиции обычно видно из штатного расписания и кадровых документов. При этом само штатное расписание показывает число штатных единиц, но не всегда содержит фамилии работников.
Пример ситуации
Допустим, в штатном расписании отдела есть три должности экономиста. Трудовые договоры заключены только с двумя сотрудниками, а третья единица свободна. Если на нее не оформлен другой работник, у работодателя есть вакансия экономиста.
Кстати, структуру такого документа и порядок его изменения мы разобрали на странице про штатное расписание.
Как появляется вакантная должность
Как правило, вакансия возникает при появлении свободной штатной единицы. Работодатель может принять на нее человека.
Например, это происходит после увольнения сотрудника. Кроме того, свободное место появляется при введении новой должности, если работника на нее еще не приняли.
Возможны и другие ситуации. В частности, организация может изначально предусмотреть несколько одинаковых штатных единиц и заполнить только часть из них.
При этом сам факт наличия должности в штатном расписании еще нужно сопоставлять с кадровыми документами. Для внутреннего учета работодатели используют штатную расстановку. По ней видно, какие единицы заняты, а какие остаются свободными.
Если потребность в должности исчезла, работодатель может исключить свободную единицу из штатного расписания. На нашем сайте есть отдельный образец приказа об исключении вакантных должностей.
Когда свободное место не считается вакансией
Особенно важно отличать вакансию от должности временно отсутствующего сотрудника. Хотя фактически человека на рабочем месте нет, трудовые отношения с ним продолжаются.
Например, должность не становится вакантной только потому, что работник:
- находится в ежегодном отпуске;
- временно нетрудоспособен;
- ушел в отпуск по беременности и родам;
- находится в отпуске по уходу за ребенком;
- временно отсутствует по другой причине с сохранением должности.
В частности, статья 256 ТК РФ сохраняет за работником место работы на период отпуска по уходу за ребенком. Поэтому другого человека можно принять на время отсутствия основного сотрудника. Например, с ним заключают срочный договор. Но постоянной вакансией эта должность не становится.
Кроме того, занятая совместителем должность не становится свободной только потому, что работа для него не основная. С ним уже заключен трудовой договор. Однако при определенных условиях статья 288 ТК РФ позволяет прекратить такой договор при приеме основного работника.
Вакансия и объявление о работе
Эти понятия тоже не стоит считать синонимами. Вакантная должность относится к кадровой структуре работодателя, а объявление — к поиску кандидата.
Например, реальная вакансия может существовать до публикации объявления. И наоборот, старая карточка на сайте поиска работы не доказывает вакансию на конкретную дату.
Поэтому в трудовом споре важны не только объявления в интернете. Суд оценивает штатное расписание и расстановку, трудовые договоры, а также кадровые приказы.
То есть для работодателя актуальность вакансии — это прежде всего вопрос фактической кадровой ситуации.
Когда о вакансии сообщают службе занятости
Кроме внутреннего учета, работодатель должен сообщать о вакансиях государственной службе занятости.
В частности, по статье 53 Федерального закона № 565-ФЗ сведения о появившейся вакансии нужно предоставить в течение пяти рабочих дней. Если информация изменилась, новый пятидневный срок считают со дня соответствующего изменения.
Информацию передают через единую цифровую платформу в сфере занятости либо через другие информационные ресурсы в предусмотренном законом порядке. При этом сведения должны быть полными, достоверными и актуальными.
Кроме того, закон запрещает размещать в информации о вакансиях дискриминационные требования. Например, нельзя давать преимущества по полу или возрасту без законного основания. Такие признаки обычно не связаны с деловыми качествами.
Когда вакансию нужно предложить работнику
Самый известный случай связан с сокращением. Если есть подходящая свободная работа, сразу переходить от уведомления к увольнению нельзя.
Однако обязанность предлагать вакансии встречается и в других ситуациях. Например, она возникает при некоторых изменениях условий трудового договора по инициативе работодателя.
При сокращении действует такой набор требований:
- предлагают работу, соответствующую квалификации сотрудника;
- учитывают вакантные нижестоящие и нижеоплачиваемые позиции;
- проверяют, может ли человек выполнять работу по состоянию здоровья;
- предлагают подходящие вакансии в данной местности;
- в другой местности предлагают работу, если такая обязанность предусмотрена договором или соглашением.
Так, статьи 81 и 180 ТК РФ требуют предложить другую имеющуюся работу перед сокращением. При этом учитывать нужно не только вакансии на дату уведомления. Проверка продолжается вплоть до увольнения.
Подробнее сам порядок мы разобрали в материале про увольнение по сокращению штата.
Нужно ли предлагать место временно отсутствующего сотрудника
Как правило, при сокращении такой обязанности нет. Должность занята основным работником, за которым сохраняются трудовые права.
Например, сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком. На период ее отсутствия можно принять другого человека. Но считать это место вакансией для сокращаемого работника не нужно.
Здесь важно различать постоянную вакансию и временную возможность поработать на чужом месте. При сокращении статья 81 ТК РФ требует предложить именно имеющуюся вакантную работу.
Этот подход подтверждает и судебная практика. В частности, суды не относят к вакансиям должности временно отсутствующих работников.
Как долго предлагают вакансии при сокращении
Предложение нельзя сделать один раз и больше не возвращаться к вопросу. За время между уведомлением и увольнением кадровая ситуация может измениться.
Например, другой сотрудник может уволиться и освободить подходящую должность. В таком случае новую вакансию тоже нужно предложить сокращаемому работнику.
Кроме того, Обзор практики Верховного Суда РФ от 9 декабря 2020 года требует учитывать вакансии весь период сокращения. Он длится от предупреждения до дня увольнения включительно.
При этом подходящие вакансии предлагают всем сокращаемым работникам. Заранее выбрать только одного из них нельзя.
Пример ситуации
Предположим, сотрудника предупредили о сокращении 1 октября, а увольнение назначено на 1 декабря. На дату уведомления подходящих мест нет. Однако 10 ноября увольняется специалист из соседнего отдела, и его должность соответствует квалификации сокращаемого работника. Эту появившуюся вакансию нужно учесть до расторжения договора.
Обязан ли работодатель закрывать каждую вакансию
Само наличие свободной должности не обязывает принять на нее любого соискателя. Работодатель самостоятельно подбирает персонал с учетом деловых качеств кандидатов.
Однако свобода подбора не позволяет использовать дискриминационные причины.
В частности, статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Если кандидат письменно попросит объяснить отказ, работодатель должен ответить не позднее семи рабочих дней.
Кстати, оформление ответа мы разбирали в статье про отказ в приеме на работу.
Что проверить кадровику
В итоге статус должности имеет значение не только для подбора сотрудника. От него может зависеть законность сокращения, перевода и других кадровых решений.
Проверить стоит следующее:
- предусмотрена ли свободная единица действующей структурой работодателя;
- заключен ли по ней трудовой договор с другим работником;
- не сохраняется ли должность за временно отсутствующим сотрудником;
- когда именно вакансия появилась или была закрыта;
- нужно ли предложить ее работнику по требованиям ТК РФ;
- направлена ли актуальная информация в государственную службу занятости.
Иначе говоря, вакантная должность — это не просто строка без фамилии. Нужно установить, свободно ли место юридически и фактически. Затем проверяют связанные с вакансией обязанности работодателя.
Поэтому при кадровом споре решающее значение имеют актуальные документы и конкретные даты. Именно они показывают, существовала ли вакансия в нужный момент.