Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Особенности работы централизованной бухгалтерии

25767

Централизованный бухгалтерский учет перестал быть прерогативой бюджетных учреждений. По этому принципу работают уже и крупные частные компании, небольшие фирмы предпочитают отказываться от идеи создания собственного штата бухгалтеров и обращаются в специализированные аутсорсинговые организации.

Что необходимо учесть при аутсорсинге бухгалтерии?

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

  • Аутсорсинговая компания.
  • Инсорсинговые услуги.
  • Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

  • вариант с полной централизацией;
  • форму частичной централизации;
  • контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
  • подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Как оформить передачу учетных функций аутсорсинговой компании?

Необходимость создания централизованной бухгалтерии

Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. К перечню задач, решаемых усилиями ЦБ, можно отнести:

  • увеличение степени достоверности учетных данных;
  • возможность применять к разным случаям единую методологию;
  • понижение уровня налоговых рисков;
  • оперативную подготовку всех видов отчетности;
  • обеспечение экономии фонда оплаты труда за счет сокращения общего штата финансовых сотрудников;
  • уменьшение расходов на организацию учета на предприятии.

ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

  • приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
  • коллективного договора;
  • положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
  • правил внутреннего распорядка.

Вопрос: Является ли организация, передавшая ведение бухгалтерского учета по договору оказания услуг централизованной бухгалтерии, налоговым агентом по НДФЛ в отношении доходов, выплачиваемых работникам (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

  • подготовку отчетов;
  • отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
  • проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
  • мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
  • контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
  • реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

  • отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
  • управленческие расходы сокращаются;
  • реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
  • единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
  • контролирующие действия унифицированы;
  • использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
  • не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
  • риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Как создать централизованную бухгалтерию

Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:

  1. Выбор правовой формы новой структуры.
  2. Регистрация организации.
  3. Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
  4. Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
  5. Составление штатного расписания и подбор персонала.
  6. Оформление прейскуранта услуг.

Правовая форма централизованной бухгалтерии

Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.

Организационная структура централизованной бухгалтерии

При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:

  1. Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
  2. Планово-аналитический или экономический отдел.
  3. Группа главных специалистов.
  4. Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
  5. Учетчики.
  6. Хозяйственное подразделение.

Типовой договор оказания услуг

Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:

  • функции ЦБ;
  • права и обязанности сторон соглашения;
  • меры ответственности за конкретные виды нарушений;
  • указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
  • сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
  • правила документооборота;
  • особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

Штатное расписание и персонал

В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.

Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.

Поделиться:
Скопировать ссылку
Распечатать
Комментарии (16)
Комментарии (16)
  • Александр
    18.11.2022 в 15:17

    Подскажите нормативный документ на основании которого идет расчет численности штатного расписания централизованной бухгалтерии как самостоятельного юридического лица в бюджете!

  • Мария
    14.03.2022 в 15:27

    Я не понимаю, почему такой негатив к Централизованной бухгалтерии? Я работаю в этой структуре уже более 12-ти лет, а сама бухгалтерия существует лет 40. У нас прядок в документах. Каждый сотрудник ведет свой участок и каждый может заменить другого. Всегда спокойно проходим все проверки и сдаем отчеты. Никакого бардака у нас нет и не будет, пока есть грамотный руководитель! Отработанно всё годами, отлаженная система документооборота. Замечательно работаем с руководителями и сотрудниками учреждений которые ведём, всегда стараемся находить компромиссы и решения проблем. Конечно, возникают проблемы, но они не значительные и всегда решаются. Всё зависит от людей. У нас в городе одну централизованную бухгалтерию расформировали и к чему это привело? Полнейший хаос! Несколько лет не могли наладить потом работу. Каждому бухгалтеру вменили по учреждению. В отпуск нормально не уйдешь, на больничный тоже! Никто никого не заменяет. У всех семьи и все люди! Выходных, толком нет, в праздники выходят работать. Каждый участок бухгалтерии ведет один человек. Это просто ужас! Куча отчетов, зарплата, налоги и т.д. А мы, в Централизованной бухгалтерии, работаем спокойно, всё успеваем, праздники и выходные дома. Нас тоже в своё время, пытались расформировать или, как модно говорить, оптимизировать… Но наш руководитель нас отстоял и грамотно объяснил, к чему это приведёт и нас оставили пока в покое… Так что тот кто громко кричит что Централизованная бухгалтерия это утопия, просто не работал в организации, где четко распределены обязанности и грамотно выстроена работа, с отличным руководителем.

    1. Светлана
      03.08.2023 в 07:21

      Подскажите пожалуйста, сколько у вас на одного бухгалтера учреждений ? У нас 6-7

  • Ирина
    22.11.2021 в 11:41

    Я 20 лет работаю в Централизованной бухгалтерии. За это время многие учреждения уходили на самостоятельный баланс, организовывали свою бухгалтерию. Проходило 2-3 года заваливали весь бух. учет и начинали снова проситься в централизацию. принимали их с миллионными недоимками и выправляли весь учет. Было и такое, что предлагали более крупным бюджетным учреждениям уйти на самостоятельность, но они даже слышать об этом не хотели. Куда спокойнее пришла ревизия, или налоговая, или ФСС и пр.. ЦБ стоит на «ушах» одни документы, другие предоставить надо защитить учреждение. А Вы говорите катастрофа….

  • Людмила
    09.11.2021 в 18:58

    В нашей стране мы уже пережили централизацию учета в 60-70е годы. Сейчас происходит тоже самое, но в новом варианте. Централизовпнный учёт в частности в бюджетной сфере, ведёт к разруха или к катастрофе (это у кого как получиться). Очень низкий контроль за состоянием и движением имущества, громадная загруженность бухгалтеров ЦБ, несвоевременность учёта пропуски в учете, формальные инвентаризации, и тд и тд. Хочешь запутать, уничтожить учреждение-организуй ЦБ и через несколько лет можно собирать «урожай» в виде хищений, порчи имущества, нерациональных расходов и тд. Наступает полный бардак в учреждении. Есть опыт. И если в учреждении ежемесячно происходит 100 тыс. хоз. операций и их в учете на местах отражения 3 бухгалтера, то при централизации учёта это количество операций отражает 1 бухгалтер. Понятно что будет бардак. «Эффективность » от централизации -это экономия средств на оплату труда бухгалтеров. Это тупость, непонимание, а может западное образование-не могу сказать. Но, что это чудовищно безобразие-это точно. Я говорю, прежде всего, о бюджетных учреждениях, КУ при министерства субъектов.

    1. Любовь
      22.01.2022 в 15:45

      Не надо врать!!! Когда всех насильно погнали в централизацию, в нашем учреждении все люди плакали, и все недовольны до сих пор!!! Труд бухгалтера обесценился, дальше некуда. В централизованную бухгалтерию пришли те же бухгалтера, что работали в учреждениях, только им вменили уже не одно учреждение, а три таких!!! И откуда тут возьмётся качество работы??? Люди не машины, машины и те ломаются! Вся централизация заключается в том, что бухгалтеров сократили, а их работу раздали оставшимся и посадили всех в одном месте. Вот и вся централизация, качество оказываемых услуг и работ от этого лучше не стало!!!

      1. Наталья
        03.10.2022 в 18:41

        Однозначно, так и есть!

      2. Елена
        25.01.2023 в 21:43

        У нас в городе тоже самое произошло с бюджетными учреждениями. Может кто и доволен остался, но не мы. Пока в учреждении была своя бухгалтерия мы незнали что такое штрафы, пени. Как нас отдали Централизованной бухгалтерии, январь начинается с пени за не вовремя оплаченные услуги, по налогам пеня за неверно перечисленные суммы. В самой центральной бухгалтерии постоянная текучесть кадров, профессионалы уходят, а на их место приходят те кого никуда не берут. А самое неприятно во всём этом, что даже заставить платить штраф за не вовремя предоставленную декларацию ЦБ нельзя. Верховный суд постановил, что ответственным считается директор-заказчик и должен контролировать ЦБ в части своевременной сдачи отчётности в налоговую и внебюджетные фонды.

  • Саша
    09.02.2021 в 13:01

    Очередной отмыв денег. Абсолютно ненужная прослойка. Сократив бухгалтерию и кадровиков, организации принимают на другие должности типа документоведов или делопроизводителей специалистов, чтобы обслуживать централизованную бухгалтерию. Весь функционал остался в организации, а эта созданная непонятно для чего структура не несет никакой ответственности, выполняет чисто операторскую работу, никому не нужную. На каждое действие организация должна предоставить служебную записку с полным описанием действий, расчетами и прочим. Кому в голову пришла эта бредовая идея?

  • Анна
    23.01.2020 в 19:29

    Могут ли ЦБ придти считать склады или что они вообще делают.

    1. Редактор
      22.04.2020 в 15:55

      В принципе может. Нужно смотреть, что именно указано в документации компании — какие именно полномочия и обязанности у ЦБ.

  • Ольга
    22.12.2019 в 21:14

    Наверное во всех ЦБ такая проблема (

  • Настя
    17.10.2018 в 20:42

    У нас также, вся работа и ответственность на экономистах.
    Для чего нужна тогда эта бухгалтерия — мне не понятно.

    1. Ирина
      24.06.2020 в 11:00

      А у нас экономисты сидят и принимают готовые отчеты, составленные бухгалтерами и отправляют в вышестоящий Департамент

  • Ирина
    10.08.2018 в 08:36

    По моему опыту Централизованная бухгалтерия только усложняет работу бюджетной организации. Вот у нас, например, забрали всех знающих специалистов в ЦБ, оставили по их словам только «операторов», которые будут делать только «операторскую работу» — сканировать и передавать документы в ЦБ. А на самом деле свалили всю основную работу бухгалтерии на планово-экономический отдел, при этом штат ПЭО остался неизменным.

    1. Секретная
      28.12.2018 в 14:27

      У нас тоже такое грядет((( страшно представить, что нас ждет.

Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

Отправить сообщение об ошибке