Работать с партнерами по принципу полной предоплаты могут себе позволить очень немногие фирмы. Является ли дебиторская задолженность нормальным явлением – об этом специалисты спорят, но ее наличие так или иначе не должно стать причиной разрыва партнерских отношений, иначе бизнес перестанет развиваться.
Действия руководителя
Наибольший эффект любых действий достигается при наличии четкого плана. Некоторые, особенно крупные, фирмы заранее разрабатывают ЛНА, в котором прописывается порядок работы с «дебиторкой». Такой подход даст эффект в любом случае, даже если речь идет о небольшой фирме. Обычно начинают с письменной претензии к контрагенту, затем отправляют повторную претензию. Следующий шаг – прекращение фактических поставок продукции, затем обращение в суд.
Обращаться в суд после определенной даты можно, но многие руководители считают правильным ориентироваться в первую очередь на поведение должника: при наличии действий, свидетельствующих о желании погасить задолженность, в суд не обращаются либо считают неприемлемым такое обращение вообще, чтобы не потерять клиента.
Имея решение о взыскании в пользу фирмы, не стоит полностью полагаться на оперативность ФССП, необходимо контролировать их работу силами собственной юридической службы или сторонних специалистов по исполнительному производству.
Многие руководители считают, что менеджеры, работающие с клиентом, должны быть заинтересованы в уменьшении дебиторской задолженности, стимулируя сотрудников через систему оплаты труда, иными способами. Такие действия не всегда оправданы и без учета специфики работы фирмы могут дать обратный эффект.
Наличие отдельного специалиста в штате, работающего с дебиторской задолженностью, может показаться «роскошью», но если структура дебиторской задолженности сложна, а ее объем значителен, обойтись без него будет проблематично. Хороший эффект дает введение лимитов задолженности для каждого партнера (группы партнеров), при превышении которых пора переходить к активным действиям.
Чтобы предупредить возникновение проблем в будущем, стоит еще до начала партнерства проверить платежеспособность контрагента (значительные возможности для этого дает интернет), а при заключении договора прописать в нем все детали, связанные с задержками платежей по срокам, санкциями.
Если желания или возможности работать с долгом нет, можно продать его по договору цессии.
Оценка перспектив и минимизация рисков
Остановимся на моменте оценки платежеспособности должника. С практической точки зрения он является одним из самых важных этапов работы, позволяющей минимизировать риски образования крупного долга или вовсе обойтись без просроченной «дебиторки» в расчетах.
Эту работу проводят до подписания договора, а также во время его действия. Проверка учредительных документов нужна всегда, при этом они должны быть действительны на дату заключения договора. Сюда же можно отнести свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ (ЕГРИП), документы о постановке на учет в налоговой или подтверждение отсутствия оснований (для иностранной фирмы). В некоторых случаях необходимо уточнить наличие лицензии.
Нелишним будет проверить документы, подтверждающие полномочия руководителя, главного бухгалтера и других лиц, имеющих отношение к подписанию документов. Много информации дает изучение баланса будущего партнера и его налоговых деклараций.
Убедиться, что бизнес партнера реален и действует, помогут договоры аренды (документы на право собственности), относящиеся к офису, складам, торговым точкам. Обязательно нужно проверить, не привлекался ли руководитель фирмы к ответственности, например, за неуплату налогов, не является ли (не являлась ли) фирма участником судебного процесса, есть ли в отношении нее исполнительные производства.
Проверки после подписания договора, когда деловые отношения уже установлены, также необходимы, поскольку финансовое состояние бизнес-партнера может меняться.
Важно! ФНС собирается проверять обоснованность выбора деловых партнеров (письмо от 10/03/2021 БВ-4-7/3060@). Ответственность за работу с недобросовестным должником полностью ложится на фирму-кредитора.
Работа с судебным иском
Безусловно, если задолженность уже возникла, досудебное взыскание долга является лучшим решением. Однако часто решение проблемы приходится искать в суде. Рассмотрим, на что следует обратить внимание здесь.
Многие фирмы медлят с обращением в суд, ведь судебное разбирательство, как правило, означает конфликт и разрыв деловых связей. Специалисты советуют начинать действовать, если просрочка составляет от трех до шести месяцев. Действовать можно в двух направлениях: определить документально момент возникновения задолженности, подготовить необходимую доказательную базу в виде пакета документов, подтверждающих иск.
В то же время попытки решить проблему мирным путем могут включать переговоры, отправку письменных претензий. Определить, ухудшилось ли финансовое положение контрагента настолько, что он не может погасить долг, бывает достаточно сложно. Исходят обычно из конкретных сложившихся условий. Например, если партнер ежемесячно (или с другой периодичностью) гасил задолженность, но затем перестал, либо в договоре указаны сроки частичного погашения долга, но они нарушаются, проводят проверку этой фирмы. Поводом насторожиться и ускорить подачу иска может быть ситуация, когда деловой партнер перестал выходить на связь, игнорирует письма и обращения.
Недобросовестные контрагенты могут намеренно затягивать сроки оплаты задолженности, сводить общение к бесконечным обещаниям и переговорам. Цель — «дотянуть» до срока исковой давности или ликвидации своей фирмы, объявив ее банкротом.
Напомним: исковая давность по дебиторской задолженности не более 3-х лет (ст. 196 ГК РФ).
Документирование иска играет важную роль. Должны быть доказательства, что проблема возврата задолженности решалась и досудебными методами: должнику направлялась письменная претензия (например, заказным отправлением с уведомлением о вручении), в которой указано на возможность судебного разбирательства.
Суд откажет кредитору, если претензия составлена небрежно: указаны некорректные суммы и сроки, нет ссылки на пункт договора, где прописаны санкции за просрочку и пр.
Как вести диалог с дебитором
При общении с должником эффективен принцип наращивания давления, иными словами, постепенно партнер должен прийти к выводу, что ему выгодно как можно скорее отдать долг.
- Разъяснения. Они необходимы, чтобы должник ясно представлял сложившуюся ситуацию. Погасив дебиторскую задолженность, можно:
- сохранить партнерство на перспективу;
- упрочить свою деловую репутацию;
- продолжать пользоваться бонусами и скидками по договору.
- Сроки уплаты должником пропущены. Действия зависят от количества дней. Если задержка 1-3 дня, можно оперативно напомнить партнеру об этом. Если больше, оформляют письменную претензию, и далее при затягивании сроков речь можно вести речь о судебном разбирательстве.
- Причины неуплаты. Взыскание дебиторской задолженности предполагает гибкий подход. Далеко не все должники являются недобросовестными партнерами. Может возникнуть форс-мажор, перестановки в руководстве фирмы нарушают привычный рабочий ритм. У контрагента могут быть и кассовые разрывы, когда средств не хватает в определенный период, но он готов продолжать сотрудничество. Здесь есть смысл пересмотреть график платежей и заключить допсоглашение к договору. В некоторых случаях причиной просрочки платежа является плохо поставленная работа по отгрузке, обслуживанию клиента, плохое качество продукции и услуг, разногласия по сумме долга. Такие проблемы устраняются в кратчайшие сроки (сверка расчетов, исправление ошибок).
Партнер должен понимать, к кому конкретно обращаться, если возникает просрочка, кому предоставлять письменные гарантии оплаты в дальнейшем, как уплатить пеню. Необходимо разъяснить последствия в случае неуплаты: получение претензии, утрата бонусов, передача иска в суд (руководствуются принятым в компании ЛНА по работе с дебиторами).
Кстати говоря! Следить за соблюдением сроков, особенно если структура «дебиторки» сложная, вручную неэффективно. Целесообразно использовать для этого специальные программы.
Причиной могут быть и сиюминутные сложности должника: «зависшее» ПО или задержки с банковским переводом долга. Это тоже нужно учитывать ради сохранения долгосрочного партнерства.