Как выбрать правильный офис

Поиск офиса, по сравнению с проблемами ведения бизнеса, особенно в самом начале, кажется легкой задачей. Предложений по аренде и покупке офисных помещений на рынке недвижимости всегда много. Выбор подходящего варианта тем не менее требует значительных усилий, внимательного подхода к деталям. Расскажем, как упросить процесс.

Аренда и покупка

Покупка недвижимости — это элемент престижа фирмы. Соблазн приобрести офис в собственность велик, однако стоит подумать, что клиентам и сотрудникам, которые начнут там работать, правовой статус помещения не очень важен. Важнее личный комфорт и удобство использования помещения в течение рабочего дня.

Дешевые офисы, приобретение которых на первый взгляд выгодно, могут иметь скрытые эксплуатационные дефекты, проблемы с оформлением документов на недвижимость. Стоимость хорошего офисного помещения не может быть ниже среднерыночного уровня цен. То же касается и аренды офиса. Арендная плата соответствует качеству. Если это не так, возникает повод насторожиться и перепроверить все условия сделки.

Лучше и безопаснее для бизнеса начать с аренды: можно избежать сразу крупных затрат, выплачивая лишь арендную плату. Если офис по каким-то причинам сразу оказался неподходящим либо принято решение об укрупнении фирмы, изменилось направление деятельности, можно расторгнуть договор и подобрать другой вариант.

Покупка офиса тоже имеет свои плюсы, как и любое эффективное вложение в недвижимость. Например, при необходимости офис можно сдать в аренду иному юрлицу. Собственник, юридически корректно оформивший сделку и выполняющий требования законодательства, не имеет ограничений в работе на территории офиса. Он сам устанавливает правила внутреннего распорядка.

Кстати говоря! Если бизнес только начинает развиваться, можно обойтись без офиса. Используются возможности коворкинг-центров, работа из дома по интернету, личные встречи с клиентами после предварительных переговоров.

В первую очередь

Принято решение о приобретении офиса в собственность или заключении арендного договора – наступает время ответственного выбора.

Где будет располагаться ваш офис?

Успех фирмы может напрямую зависеть от удачного расположения офиса. Этот фактор один из главных.

Следует обратить внимание на:

• общественный транспорт (каким можно пользоваться, сколько минут до остановки, по какому графику он ходит);
• возможность припарковать авто (важно для руководства, сотрудников, клиентов);
• уровень загруженности подъездов в часы пик (необходимость со сложностями добираться до офиса вредит имиджу фирмы);
• возможность сотрудникам пообедать, не тратя большую часть перерыва на дорогу до кафе и обратно (может быть придется подумать о доставке обед в офис, это дополнительные расходы);
• удаленность от целевой аудитории (как часто в месте, где расположен офис, бывают потенциальные клиенты, деловые партнеры);
• наличие рядом офисов конкурирующих фирм;
• наличие рядом фирм, дополняющих друг друга своей деятельностью (например, бухгалтерские услуги и изготовление штампов, печатей).

Как оплачиваются коммунальные услуги, как организована уборка, вывоз мусора

Если речь идет об аренде, в договоре должно быть указано, отдельная это плата или она входит в арендный платеж. Чаще всего отопление, электричество, водоснабжение, интернет оплачиваются дополнительно, наилучший вариант для большинства услуг – по счетчикам. Это уменьшает вероятность споров с собственником. Уборка офиса обычно забота арендатора, но иногда собственник организует уборку, требуя дополнительную плату за нее, или (реже) включает услугу в сумму аренды. Аналогичная ситуация с вывозом мусора.

Понятно, что при покупке офиса все проблемы, связанные с коммунальными услугами, изначально должен решать собственник.

Внутренний распорядок офисного центра

Аренда офиса на практике происходит чаще его покупки, приходится обращать внимание на этот фактор. Офис располагается внутри, значит, важным будет:

• как организован допуск на территорию (вход свободный, через проходную, турникет или по пропускам, разрешено ли арендаторам иметь при себе ключи, или их нужно сдавать на ресепшне; не придется ли встречать каждого клиента на входе лично);
• как организована охрана;
• есть ли возможность воспользоваться офисом во внерабочее время (появилась срочная работа, возникла проблема, необходимость вне графика встретиться с клиентом);
• уточнить возможность размещения рекламы фирмы и расписания работы при входе в бизнес-центр, в витринах первого этажа, чтобы клиенты быстрее ее нашли;
• узнать, можно ли при необходимости снять дополнительную площадь в этом же центре, если бизнес расширится.

Что в офисе?

В первую очередь нужно определиться с площадью помещения. В настоящее время обязательные требования по нормам СанПиН (не менее 4,5 м кв. на человека) отменены, однако специалисты советуют иметь в виду эту цифру как минимум. Практически же на каждого офисного работника, с учетом мест для переговоров, нужно не меньше 10 кв. м площади. Необходимо учесть проходы между столами, места для шкафов, полок, оргтехники и пр.

Целесообразно прибавить к полученной площади 10-15%. На стоимости «прибавка» значительно не скажется, зато в случае необходимости принять дополнительного сотрудника удастся избежать тесноты. Нужно подумать об отдельном, как правило, смежном с основным залом, кабинете для руководителя, о возможности оборудовать уголок отдыха, предусмотреть отдельную комнату для переговоров с клиентами.

Санузел должен быть поблизости от офиса (на том же этаже). Если офис предполагается сделать «визитной карточкой» фирмы, а не просто местом, где оформляются необходимые бумаги по сделкам и ведутся переговоры, и при наличии средств, есть смысл обратиться к профессиональному дизайнеру.

Целесообразно договариваться об аренде офиса с мебелью, особенно если бизнес новый. Можно сэкономить средства на покупке мебели и пустить их в оборот.

Об этом тоже нужно подумать

Некоторые моменты игнорируются при заключении договора, что может вызывать дискомфорт, отвлекать от работы.

Кроме качества внутренней отделки стен, потолков, пола, обращают внимание на:

• состояние окон и дверей, их герметичность, исправность, функциональность;
• интенсивность освещения, исправность электрических розеток, их количество, удобство расположения;
• наличие кондиционера;
• отопление;
• водоснабжение;
• общую вентиляцию.

В офисе должен предусматриваться выход в сеть и возможность устойчивой связи – вести современный бизнес без интернета практически невозможно. Важна и качественная телефонная связь. Многие фирмы, используя мобильные номера, не отказываются и от стационарных телефонов.

Если арендатор планирует ремонт в офисе, правильным будет обсудить с собственником организационные вопросы заранее: доступ на объект рабочих, вывоз строительного мусора.

Совет: не стоит ради экономии оборудовать офис на последнем этаже или в полуподвальном помещении. Вероятны проблемы с протекшей или нагревающейся летом крышей, не исключен прорыв коммуникаций. В полуподвальном помещении у сотрудников обычно резко уменьшается работоспособность.

Снижаем риски, обходим сложности

Несколько советов, позволяющих снизить риски при решении офисного вопроса:

1. Перед началом переговоров о приобретении в аренду понравившегося помещения можно узнать мнение о собственнике других его арендаторов, проконсультироваться у снимающих этот же офис раньше. Такая информация поможет выявить проблемные моменты будущей сделки заранее.
2. У собственника должны быть подтверждающие его права документы. Попросите оригиналы, снимите копии и изучите, желательно со специалистом. Особенно велика вероятность обмана, если речь идет о небольших одиночных помещениях.
3. В договоре аренды (продажи) не должно быть допускающих двоякое толкование, общих формулировок. Арендная плата должна указываться с выделением НДС, все составные части, входящие в нее, перечислены по отдельности. Это позволит избежать дополнительных «поборов» со стороны арендодателя за различные коммунальные услуги. Определяют, насколько, как часто может повышаться аренда, и действия сторон при возникновении разногласий финансового характера. Договор тоже желательно перед подписанием показать грамотному юристу по недвижимости. Если имеет место субаренда, такой шаг еще более необходим, поскольку могут быть проблемы с основным владельцем. Важно зафиксировать преимущественное право аренды, наступающее после окончания действия данного договора. Это гарантия, что фирма сможет пользоваться офисом дальше.
4. Зафиксируйте с представителем другой стороны договора показания счетчиков в день, когда документ начинает действовать.
5. Обратите внимание на такой нюанс: в законодательстве по поводу офисов в квартирах есть оговорка: согласно ст. 17 ЖК РФ подобный вариант возможен, если проживающий там гражданин оформил ИП (является самозанятым), при условии соблюдения прав соседей. Этим может воспользоваться сам начинающий предприниматель для работы дома. Правило не касается юрлиц, для них помещение должно быть переведено из жилья в нежилой фонд. Помните об этом при заключении договора.