Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие актуальность материалы, а также бумажные носители с законченным сроком хранения. Но чаще всего архивные документы, дальнейшее хранение которых потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов .docСкачать образец заполнения акта об уничтожении документов .doc

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Члены комиссии адекватно оценят необходимость утилизации каждого документа. И так как ответственность за решение несет весь состав, подписи каждого из членов должны стоять на акте.

Однако кроме оценки, эти сотрудники предварительно сами отбирают просроченные или испорченные документы. Причем срок архивации должен быть окончен на 1 января. То есть если срок хранения, например, первички прекращается в сентябре, то ее можно уничтожить только в январе будущего года.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Сам процесс законодательно не утвержден, однако его суть заключается в физическом абсолютно уничтожении бумаг. Для этого существует два способа:

• Самостоятельно. Руководитель формирует спецкомиссию, которая собирает необходимые документы, проверяет их и ликвидирует. Последнее можно сделать с помощью шредера, сжечь или уничтожить химическими реагентами. Если же документы в электронном виде, то сведения необходимо стереть и удалить с основного диска или носителя в соответствии с п. 4.13 гл. 3 Приказа Минкультуры № 526.
• С привлечением сторонних специализированных организаций, с которыми просто заключают соответствующий договор. Остальное сотрудники этой компании выполнят самостоятельно.

Однако независимо от метода акт об утилизации просроченных документов должен составлять руководитель компании, чьи бумаги уничтожались.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила составления акта об уничтожении документов

Законодательство не утверждало обязательного бланка акта, однако специалисты предлагают рекомендованный шаблон, унифицированный в Приказе Минкультуры № 526. В этом же документе подробно описан порядок формирования, хранения и архивации акта о выделении к уничтожению бумаг, не подлежащих хранению. Поэтому предприятия вправе составлять его в произвольном формате. Однако некоторые предпочитают зарегистрировать постоянный шаблон, утвердив его в учетной политике.

Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

• Вначале документа указывается название организации.
• Отдельно вписывается состав комиссии.
• В специальную таблицу, но можно и простым перечислением, вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

• В документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
• В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и визу руководителя.

Оформлять акт можно на обычном простом листе А4 формата или на фирменном бланке компании, писать можно в рукописном и печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо каждой стороне, заверяя соответствующим образом.

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа справа необходимо вписать полное наименование компании с указание организационно-правовой формы, а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Отдельно отводится место для его визирования руководителем предприятия. Здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество, а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают:
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов, например, приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты;
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов, здесь нужно вписывать их должности и Ф.И.О.;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершениИ акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своей подписью ставит окончательную точку в данном процессе.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.