Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

16

Любая бумага имеет свой срок хранения. В архивных организациях и компаниях с продолжительной историей существования может пригодиться акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем прописываются важные моменты, необходимые для соблюдения всей процедуры по уничтожению макулатуры.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению .docСкачать образец акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению .doc

Причем в архив передаются только те документы, которые не подлежат уничтожению в 10-летний отрезок времени. Все иные сдаются в центральный архив организации (при наличии такового). Но оттуда бумаги с истекшим сроком хранения тоже нужно время от времени ликвидировать, так как даже 75-летнее хранение не означает вечное.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специально созванная комиссия.

Законы

Федеральный закон №125-ФЗ от 22 октября 2004 года предусматривает время содержания каждого вида официальной бумаги. Он описывает архивную деятельность в целом. Также Перечни утверждены:

  • Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года (информация содержится в указателе);
  • Приказом Минкультуры №1182 от 31 июля 2007 года;
  • Главархивом СССР от 15 августа 1988 года – регулирует время архивного хранения государственных документов;
  • Постановлением ФКЦБ №03-33/пс от 16 июля 2003 года и др.

Принципиально важные пункты

Акт в подавляющем большинстве случаев является приложением к какому-либо основному документу. Об этом должна присутствовать пометка в правом верхнем углу. Для удобства утверждения прямо под ссылкой расположено место для подписи руководителя (с должностью и расшифровкой) и даты.

Что содержится в первой части акта

Обязательно в верхнем разделе акта должны быть указаны следующие данные:

  • номер и место заполнения акта;
  • наименование фонда, из которого изымаются документы (при наличии);
  • самое главное – основания, по которому те или иные бумаги могут быть уничтожены.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Часть 1.
Для оптимизации пространства остальная информация оформлена в виде таблицы. Графы ее обязательны для заполнения и имеют следующие наименования:

  • порядковый номер строки;
  • заголовок уничтожаемого дела или групповое название документации;
  • крайние даты;
  • идентификационные номера прикладываемых описей;
  • индекс дела согласно номенклатуре, при отсутствии – нумерация по описи;
  • общее количество единиц хранения, подлежащих уничтожению;
  • время хранения;
  • номера статей согласно Перечню;
  • примечания.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Часть 2.
Каждая из граф информативна если не для филиала организации, то для ее архива. После таблицы подводятся ее итоги. Отдельная графа выделена под описание итогового количества единиц хранения, описанных в таблице. Эти данные представляются цифрами и прописью.

Также указываются годы выпуска подлежащих уничтожению документов, согласована ли указанная информация с архивом. Если да, то с каким именно (заполняется номер и дата протокола этого согласования).

Подпись на акте ставит лицо, ответственное за экспертизу ценности бумаг. Расшифровка подписи и дата – обязательны. Но на этом акт не заканчивается. Вторая его часть посвящена непосредственно утилизации документов в качестве макулатуры.

Чему посвящена вторая часть

Вторая часть описывает:

  • количество единиц документации, подлежащей уничтожению;
  • ее общий вес;
  • место, куда сдается макулатура (название предприятия);
  • дата и номер приемно-сдаточной накладной по этим бумагам;
  • должность работника, который сдавал документацию для утилизации;
  • дата и подпись этого работника с расшифровкой;
  • кто из работников архива вносил изменения в учетные бумаги: должность, подпись и ее расшифровка.

Причем правый верхний угол продолжения документа должен содержать ссылку на номер приложения, которым является акт.
Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Часть 3.

Сроки

Стоит иметь в виду, что каждый экземпляр того или иного документа имеет свой «срок годности». Что касается всех первичных документов, то минимальный срок их хранения составляет 4 года. Если же это бухгалтерские бумаги (или имеющие к ним отношение), то они не подлежат уничтожению все 5 лет.

Всего существует 12 разделов документации. Срок «жизни» документов из каждого из них регулируется своей законодательной базой. Более того, один закон или перечень иногда противоречит другому. Правило здесь одно: чем дольше – тем лучше. С особой же тщательностью подходят к хранению кадровых бумаг.

Важный момент! Если производство связано с влиянием негативных факторов, ведется работа в трудных условиях, то автоматически вся первичная документация относительно работников сохраняется не менее 75 лет.

Все кадровые бумаги классифицированы по сроку хранения:

  • 1 год — графики отпусков, информация о не принятых на работу гражданах, бланки;
  • 3 года — бумаги для подтверждения записей в трудовых книжках, записи, касающиеся соблюдения трудовой дисциплины;
  • 5-летний период — отчеты и предписания, касающиеся техники безопасности на предприятии, выписки по охране труда, ознакомление с техникой безопасности, командировочные, бумаги по финансовой деятельности фирмы;
  • 50 лет — аттестаты (и другие документы об образовании), удостоверения, трудовые и другие предоставленные для хранения в организации личные документы сотрудников;
  • 75 лет — личные карточки работников, их трудовые договоры.

Проверка налоговой службы при этом – необходимый этап для официальной процедуры изъятия документов. Без нее такие действия не считаются законными.

Исключение из правил – государственные структуры. Там сроки хранения документов кадровой политики другие. Да и охраняться документы там должны тщательнее. Обязательно для них обращение в правоохранительные органы при утере какой-либо бумаги. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в этом случае составляется только в архиве, после сохранения в специальном помещении госструктуры.

Собрание ЦЭК (Центральной экспертной комиссии) обязательно при составлении подобного рода бумаг. Она может существовать постоянно, ее созыв утверждается каждый год, и с этой же периодичностью производится изъятие и уничтожение документации, потерявшей свою ценность.

Сохранить:
Распечатать
Скопировать урл:
Комментарии читателей:

  • Горячие материалы
  • Ещё
0,051 | 34 | 7.19