Акт изъятия документов

Изъятие или, как еще говорят, выемка документов на предприятиях и в организациях может производиться в самых разных ситуациях. Для того, чтобы зафиксировать список изъятых документов, участниками процедуры составляется специальный акт.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта изъятия документов .docСкачать образец заполнения акта изъятия документов .doc

Кем и в каких целях изымаются документы

Чаще всего к этому прибегают инспекторы различных государственных контролирующих структур:

• налоговой инспекции – для проверки бухгалтерской деятельности компании и сообразности ее с действующим законодательством;
• таможенной службы – для контроля за движением товаров через границу;
• следственных органов – для разбирательств в рамках уголовных или административных производств и т.д.

Какие бумаги могут изыматься

Изъятию могут быть подвергнуты любые бумаги, относящиеся к тому делу, по которому у сотрудников надзорной организации возникли вопросы. Изымание других документов, в том числе регистрационных и учредительных свидетельств предприятия, недопустимо.

При этом специалистам контролирующих ведомств позволяется самостоятельно определять значение того или иного документа.

Исключение составляют бумаги, в которых содержится государственная или другая законом охраняемая тайна – их выемка может быть осуществлена только при разрешении прокурора.

Точно также ограничения касаются документов, в которых есть информация о личных вкладах и счетах граждан в кредитных учреждениях – их изъятие возможно исключительно на основании решения, принятого по суду.

Следует отметить, что в процессе изъятия забираются именно оригиналы документов, а на их место подшиваются надлежащим образом заверенные копии.

Если возможность изготовить копии документов непосредственно на месте отсутствует, изымающие лица вправе сделать их и передать заинтересованной стороне в течение рабочей недели после выемки оригинальных бумаг.

Обоснование для действий специалистов надзорных структур

Просто прийти и изъять нужные бумаги работники контролирующих организаций права не имеют. Для этого нужны веские основания. В качестве таковых, например, при налоговых проверках может выступать отказ работников предприятий от предоставления документов, имеющих значение для проведения мероприятий финансового контроля. Выемка дает возможность избежать в дальнейшем уничтожения, сокрытия или исправления данных бумаг.

На какой период можно забирать бумаги

Однозначно период изъятия документации законодательно не определен – он зависит от конкретной ситуации и обстоятельств дела.

В любом случае, после того как процесс исследования бумаг и расследования по производству будет завершен, все документы должны быть возвращены владельцу.

Порядок процедуры изъятия документов

1. Перед тем, как приступить непосредственно к изъятию документов, специалисты надзорной структуры обязаны предоставить заинтересованным лицам письменное постановление, ввиду выполнения которого производится данная процедура. Также они должны зачитать права и обязанности владельцев бумаг, затем предложить им выдать нужные документы по собственной воле. Если ответ отрицательный, происходит выемка по принуждению.

ВАЖНО! При выемке обязательно должны присутствовать понятые, в количестве не менее двух человек.

2. Изъятым документам должны быть присвоены порядковые номера, они должны быть прошнурованы, пропечатаны и заверены автографом владельца. Если последний не желает их проштамповывать и подписывать, в акте ставится соответствующее обозначение.
3. Копия акта о выемке бумаг передается собственнику документации. Все сведения о забираемых документах вносятся в протокол и акт выемки, затем бумаги надлежащим образом упаковываются и транспортируются по месту дальнейшей проверки.

Особенности составления акта, общие моменты

Сейчас стандартного унифицированного акта изъятия документов нет, так что он может быть составлен в произвольном виде или, если в учреждении, проводящем проверку, имеется разработанный и утвержденный шаблон документа – по его типу. Главное, чтобы формуляр соответствовал некоторым нормам и правилам деловой протокольной документации.

В частности, он должен включать в себя три основных раздела:

1. начало — наименование документа и его номер, дата составления;
2. основной блок – данные о сторонах, участвующих в процессе изъятия документов, и перечень забираемых бумаг;
3. заключение – подписи присутствующих лиц.

Акт можно заполнять в рукописном виде или на компьютере (обязательной последующей распечаткой), на фирменном бланке надзорного ведомства или на обыкновенном листе бумаги.

Единственное условие, которое должно быть учтено: акт в обязательном порядке должны подписать все лица, присутствовавшие при изъятии: инспекторы, проводящие выемку, работники предприятия, которому принадлежат бумаги, а также понятые. Кроме того, акт должен быть заверен печатью учреждения, специалисты которого изымали документы.

Акт составляется в нескольких равнозначных экземплярах – по одному для каждого участника процесса.

Образец акта изъятия документов

В самом начале акту присваивается номер.

Далее идет основная часть, где по порядку вписывается:

• должность, ФИО сотрудника который проводит выемку документов, а также наименование организации, в которой он работает;
• точное время (в часах и минутах) и дата проведения данной процедуры;
• присутствующие при выемке другие должностные лица;
• компания, в которой происходит изъятие бумаг;
• полный перечень изымаемых документов (обозначив их номер и дату составления). Если в акте сделать это невозможно (например, по причине большого объема документации), допускается вписать данные бумаги в отдельное приложение, информацию о котором надо также внести в акт;
• общее количество листов всех документов;
• количество экземпляров составленного акта.

Владелец бумаг может давать комментарии в процессе их изъятия, и, по его же требованию, они должны фиксироваться в акте.

В завершение документ подписывается всеми присутствующими и датируется.