Как оформить и учесть оплату сотрудникам проезда на общественном транспорте

Довольно часто исполнение профессиональных обязанностей сотрудников фирмы связано с разъездами на общественном транспорте. Такие расходы осуществляются за счет организации и оплачиваются сотрудникам согласно нормам ТК РФ. Порядок оплаты проезда при исполнении служебных обязанностей, отражения затрат в учете – тема нашей статьи.

По результатам налоговой проверки, проведенной в отношении хозяйственного общества, налоговая инспекция установила, что организация оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда для ряда работников надбавку за передвижной характер труда. Налог при выплате надбавки не удерживался и в бюджет не перечислялся, что послужило основанием для привлечения общества к ответственности, предусмотренной статьей 123 НК РФ.
Организация оспорила решение налоговой инспекции в арбитражном суде.
Посмотреть решение суда

Обоснование расходов

Расходы на проезд, компенсируемые работнику, упоминаются в ряде статей ТК РФ. Так, ст. 57 ч. 2 говорит об обязательном включении упоминания о разъездном характере работы в трудовой договор, чтобы обосновать компенсацию. Необходимость оплаты проезда сотрудникам следует из ст. 129-1 (здесь уточняется, что компенсационная выплата является частью заработной платы).

Вопрос: Нужно ли облагать НДФЛ оплату работникам проезда на железнодорожном транспорте общего пользования от места жительства к месту работы, предусмотренную коллективным договором?
Посмотреть ответ

Кроме того, выделены отдельные ситуации:

• оплата транспорта командированным (ст. 168);
• расходы, связанные со служебными поездками при работе разъездного характера и схожими с ней условиями (ст. 168.1);
• при переезде на работу в другую местность, по договоренности с администрацией (ст. 169);
• работающим на Крайнем Севере проезд в отпуск и обратно (ст. 325);
• проезд работающим «заочникам», получающим высшее образование, один раз в учебном году (ст. 173).

Нужно ли начислять страховые взносы на оплату проезда работников в общественном транспорте?

Исполнение законодательных норм возможно тремя путями:

• компенсация расходов на основании проездных документов;
• покупка билетов, проездных документов для сотрудников;
• выдача фиксированной суммы.

Порядок компенсации или оплаты проезда прописывается в ЛНА фирмы. Отдельный документ принимается, как правило, если перемещения на общественном транспорте касаются большого числа сотрудников.

Список сотрудников, которым оплачивается проезд, утверждается приказом.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете для отражения таких операций могут использоваться три счёта:

• 71 – если сотрудник берет деньги под отчет, а затем подтверждает проездные расходы документами;
• 70 – если в ЛНА прописана оплата проезда как часть оплаты труда (натуральная оплата);
• 73 – в других случаях.

Счета корреспондируют со счетами затрат, суммы относятся на соответствующее подразделение. Следует сразу сказать, что участие в проводках счета 70 может привести к спорам с налоговиками. Как правило, компенсации не облагаются налогом на доходы, взносами, но присутствие таких сумм на счете 70 дает ФНС основание это сделать. Ситуация может вылиться в судебное разбирательство.

В зависимости от способа оплаты схема проводок может быть различной. Приведем несколько примеров.

Деньги выдаются под отчет:

• Дт 20, 23, 44 и др. Кт 71.
• Дт 71 Кт 50, 51 – учтена в расходах и выдана компенсация работнику.
• Дт 71 (50, 51) Кт 50, 51 (71) – взаимные расчеты организации и работника по выданным суммам.

Организацией покупаются проездные:

• Дт 76 (60) Кт 51 – перечисление оплаты.
• Дт 50/3 Кт 76 (60) – оприходованы проездные.
• Дт 71 Кт 50/3 – выдан проездной работнику.
• Дт 50/3 Кт 71 – возврат проездного работником в конце месяца.
• Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 50/3 – списана стоимость проездного на затраты.

Проездные могут приобретаться и через подотчетное лицо, тогда проводка на оприходование будет иметь вид Дт 50/3 Кт 71.

На заметку! Оприходование проездных на счет 50/3 «Денежные документы» производится по залоговой стоимости.

Третий вариант — организацией выдается фиксированная сумма. Здесь проводки аналогичны расчетам по подотчетным суммам, но используется счет 73: Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 73 – фиксированная сумма учтена в расходах. Такой способ удобен, если сотрудник осуществляет многократные поездки на наземном общественном транспорте. На основании предполагаемого количества поездок составляется экономический расчет, документ утверждается руководителем. Если сотрудник отсутствовал часть месяца на работе (болел, взял незапланированный отпуск), суммы пересчитываются пропорционально. Неиспользованные средства переносятся на следующий месяц.

Заметим, что здесь возможна ситуация, когда налоговые органы признают сумму доплатой к заработной плате, а не компенсацией и потребуют начислить НДФЛ, взносы, ведь документально ее работник подтвердить не сможет.

В таком случае для включения ее в расходы по оплате труда необходимо четкое обоснование с использованием реальных цен на проезд, действующих в регионе.

Налоги

Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.

Их можно включать в расходы по налогу на прибыль, как прочие, относящиеся к производству и реализации (ст. 264 НК РФ, п. 1-49), при условии документальной обоснованности.

Работающие на УСН уменьшать затраты на суммы оплаты проезда не могут, поскольку в ст. 346.16 п. 1 они напрямую не поименованы. Такие разъяснения не раз давал и Минфин и ФНС. С этой точкой зрения, однако, можно поспорить, если считать оплату проезда выплатой, связанной с режимом работы сотрудника (подпункт 6 п. 1 указанной статьи), и сделать на этом акцент в трудовом договоре, ЛНА фирмы.

Тезисно

1. Оплата проезда на общественном транспорте сотрудников осуществляется за счет фирмы: покупкой проездных, выдачей денег под отчет либо выплатой фиксированной суммы.
2. Все расходы должны быть экономически обоснованы, зафиксированы в трудовом договоре, ЛНА, подтверждены документами. В проводках бухгалтерского учета используются стандартные счета 70, 71, 73 в корреспонденции со счетами затрат соответствующих подразделений.
3. Проездные, приобретенные организацией, приходуют через счет 50/3. Суммы не облагаются НДФЛ, взносами, НДС (кроме такси). Они включаются в расходы на прибыль при ОСНО, а организации на УСН могут включать проездные затраты в расчет, только если докажут, что они являются частью оплаты труда.
4. Использование счета 70 и иные акценты в учете, говорящие о том, что выплата является частью заработной платы, а не компенсации, может привести к доначислению НДФЛ и взносов.