Второе требование Роструда ─ внести в перечень совместителей как внутри фирмы, так и пришедших извне, а также женщин, которые сейчас находятся на больничном по уходу за ребенком либо по листу БиР.
Кого включить в график отпусков
Сначала рассматривают совместителей. Внешнему совместителю разрешено оформить отпуск только в тот период, когда он совпадает с отдыхом на основном месте занятости. Если же на том месте сотрудник находится меньше полугода, то право на отдых выдается авансом.
Внутреннего же совместителя требуется указать в графике дважды ─ на обеих должностях, и указать один промежуток отпуска напротив обеих записей.
Затем расписание составляется для приоритетной когорты, куда входят такие сотрудники:
- многодетные мужчины и женщины, у которых трое и больше детей;
- мужчины, у которых жены находятся на БиР;
- женщины в декрете, так как они могут приступить к рабочим обязанностям в любой момент;
- подростки старше 14, но младше 18 лет;
- «чернобыльцы»;
- граждане со статусом ─ «Почетный донор России»;
- супруги военных, которые планируют совместить свой отдых с отдыхом супруга/-и.
Рекомендовано предварительно собрать заявки с этой категории работников. Если не получается попасть в желаемую дату, то об этом необходимо уведомить сотрудников заранее и подобрать вариант поудобнее.
Что отразить в графике
Расписание отпусков отражает подробную информацию о том кто, когда и на сколько уходит. Руководитель может составить локальный акт или внутренний бланк для составления. Однако кадровые специалисты предлагают формат со следующей информацией:
- Ф.И.О., должность всех официально зарегистрированных работников.
- Длительность отдыха. Здесь прописывается количество суток, на которые претендует сотрудник: законодательный срок, неотгулянные дни с прошлых отпусков и «добавочные», прописанные в ст. 120 ТК РФ.
- Примерное время начала отдыха. В этом случае прописывается как точная дата, так и просто месяц, в котором человек уходит на отдых. Накануне от рабочего потребуется заявка с конкретным числом.
- Отпуск по частям. Законом разрешается делить дни отдыха на части, например, не 14 дней дважды в год, а 14, 6 и 8 дней трижды в год. Такую строку можно добавить в график, но только с согласия сотрудников.
Важно! Работник должен предоставить заявление с точной датой ухода в отпуск за две недели до ухода. Эту информацию требуется зафиксировать в локальной документации.
Руководитель вправе воспользоваться ратифицированным бланком Т-7.
Штрафы
Нельзя просто забыть оформить расписание отпусков, потому что начальству за это грозит штраф, так как это считается административным преступлением. В п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ прописана величина санкции:
- 30 000 ─ 50 000 рублей для всего предприятия или 1000 ─ 5000 рублей кадровиков или других лиц, отвечающих за ведение этой документации;
- 1000 ─ 5000 рублей ─ частники.
Каждый вид отпуска регистрируется в табеле Т-13 по учету времени работы.