Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Росархив изменил правила хранения документов

330

Власти скорректировали правила архивации документов, уточнив, что организации вправе передавать соответствующие документы в стороннюю компанию, основной деятельностью которой является хранение архивных бумаг. Причем услуги контрагента придется оплачивать. Также Росархив разработал специальную систему СХЭД для хранения электронных документов.

Росархив утвердил Приказ № 77, в котором указаны правила хранения, архивации, комплектования, а также использования архивных документов. На текущий момент аналогичный порядок действует в соответствии с Приказом Минкультуры № 526, который утратит силу в день начала действия нового порядка ─ 17 сентября 2023 года.

Главные изменения

Разумеется, власти оставили без изменений многие положения, являющиеся базовыми. К примеру, Росархив утвердил, что предприятия вправе заключить договор возмездного оказания услуг со сторонней организацией, в уставных документах которой предусмотрено хранение подобных бумаг.

В то же время стандартные требования к оформлению дел в бумажной версии для отправки в архив остались прежними:

  • в каждом комплекте должно быть не больше 250 листов;
  • максимальная толщина корешка должна составлять 4 см;
  • документы надо подшивать на 4 протокола, а в малоформатных делах подшивка идет на 3 протокола;
  • укомплектовывать документы нужно в твердую обложку.

Если говорить об электронных архивах, то их конкретизировали и разработали порядок в отдельной главе. Дело в том, что даже такие документы можно хранить, скажем так, в физическом формате. Для этого сведения просто переносятся на обособленные носители либо в специальную систему СХЭД (система хранения электронных документов).

В новом бланке номенклатуры дел предприятия итоговую запись разделили на электронные и бумажные версии. Причем гибридные потребуется учитывать в отдельных томах. На текущий же период таких ограничений не устанавливали.

Сроки хранения документов в архиве

Кроме сроков хранения документов в действующей форме, Росархивом разработаны сроки хранения именно архивных документов. Для удобства их разделили на категории. Например, хранить кадровые бумаги, к которым относятся:

  • личные дела,
  • трудовые книжки,
  • прочие документы, касающиеся личного состава,

нужно в зависимости от того, когда закончено делопроизводство. Если таковое окончено до 1 января 2003 года, то срок составляет 75 лет, а если после этой даты, то 50 лет.

В то же время, согласно п. 4 ст. 22.1 ФЗ № 125, ряд бумаг в отношении штата имеют другой срок хранения. Причем для каждого документа он индивидуален. Например, сведения об отпусках в связи срок составляет 5 лет, а о дисциплинарных взысканиях ─ 3 года. Правила внутреннего распорядка и вовсе можно ликвидировать спустя год отправки документа в архив.

Подпишитесь на нашу рассылку и получайте свежие подборки новостей и событий!
Поделиться:
Скопировать ссылку
Распечатать
Комментарии
Комментарии
Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

Отправить сообщение об ошибке