Роструд сообщил, что руководитель может передать полномочия по подписанию учетных документов. В частности, заместитель вправе подписывать книги учета трудовых книжек. Для этого руководителю придется назначить ответственное лицо в соответствии с положениями главы VIII Приказа Минтруда № 320н.
Назначение ответственного лица
Российское законодательство не запрещает руководителям делегировать свою работу другим лицам. В число полномочий входит и разрешение на подписание ряда документов уполномоченным сотрудником. Однако предварительно такого гражданина необходимо назначить, официально составив приказ. В нашем случае начальник должен найти работника, который будет вести учет трудовых книжек, вкладышей, бланков, книги и журналы учета. По стандарту для этих целей назначают нижестоящее лицо ─ заместителя.
Основанием для передачи полномочий выступает приказ, не имеющий унифицированного бланка. Поэтому его можно составить по образцу. Что же касается другого подтверждения, то дополнительные полномочия заместителя можно отразить в учредительных бумагах, ЛНА, доверенности и в прочих распределительных документах.
Согласно п. 40 главы VIII, предприятия самостоятельно разрабатывают форму книги учета трудовых книжек по образцу. После внесения бланка в ЛНА шаблон необходимо прошнуровать и поставить штамп организации.
Учет трудовых книжек
Правила учета трудовых книжек разработаны и унифицированы Минтрудом в восьмой главе Приказа № 320н. Так, согласно пункту 41, бланки книжек необходимо хранить как строгую отчетность в книге учета и движения трудовых книжек. А заполнять их надо в особом порядке.
Например, в журнал учета движения надо вписывать данные обо всех книжках, принятых от сотрудников при трудоустройстве. А также необходимо регистрировать сведения о вновь выдаваемых трудовых книжках текущему персоналу. Для этого обязательно указывают номер и серию документов.
Кроме того, специалисты советуют уточнить период действия книги. По окончании этого времени журнал нужно будет заархивировать и начать новый. Такая процедура облегчит процесс составления отчета и анализа. А чтобы своевременно заполнять данные, у работодателя всегда должны быть запасные вкладыши и трудовые книжки. Они могут пригодиться не только при первичном приеме на работу, но, например, при порче или утере старого документа.