Инвентаризация имущества на складе – это обязательное мероприятие. Организуется оно минимум раз в 12 месяцев. По итогам мероприятия имущество фиксируется в инвентаризационной описи. Последнюю опись можно соотнести с бухучетом. Инвентаризационная опись находящегося на складе позволит предупредить и выявить кражу. Инвентаризация способствует также верному расчету налогов.
Как организовать складской учет материалов?
Когда требуется инвентаризация на складе
Плановая проверка выполняется раз в год. Внеплановая инвентаризация – при наличии особых обстоятельств. Перечень этих обстоятельств приведен в ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года:
- Смена руководителя, передача собственности другому лицу, перевод организации из государственной в унитарную.
- Увольнение более 50% работников штата.
- Выявление кражи, порчи имущества, его незаконной эксплуатации.
- Порча собственности в результате ЧП (пожары, наводнения, ураганы).
Когда надо проводить инвентаризацию?
Инвентаризация также осуществляется перед составлением годовой отчетности. Мероприятие регулируется Приказом Минфина №49 «Об утверждении указаний по инвентаризации» от 13 июня 1995 года.
К СВЕДЕНИЮ! Раз в год – это минимальное число мероприятий. Но на практике проверки осуществляются чаще. Нужно это для своевременного обнаружения факта кражи.
Состав комиссии
Для проведения мероприятия назначается специальная комиссия. Ее минимальный состав – 6 сотрудников. В комиссию должны входить эти специалисты:
- Главбух.
- Руководитель фирмы или его зам.
- Руководитель отделов.
- Лицо, отвечающее за соблюдение трудовых прав сотрудников.
- Представители логистической службы.
Как провести инвентаризацию ТМЦ?
Иногда в состав комиссии могут входить и другие профессионалы. Каждый из сотрудников должен обеспечивать эффективность проведения мероприятия. Состав комиссии утверждается управленцем фирмы путем издания приказа.
ВНИМАНИЕ! Руководитель должен обеспечить наличие всего нужного инструмента: техники для взвешивания, подсчета, перевозки.
ВАЖНО! Число сотрудников, участвующих в комиссии, должно неукоснительно соблюдаться. В обратном случае инвентаризация признается недействительной.
Виды инвентаризации
Рассмотрим основные виды инвентаризаций на складе:
- Полная. Предполагает изучение всего имущества, расположенного на складе. Проверяются в том числе арендуемые объекты.
- Частичная. Проверяется только часть объектов. Проверка позволяет провести мероприятие быстро. Если выявится недостача, мероприятие расширяется.
- Выборочная. Анализируются только определенные ценности.
- Плановая. Перечень проверяемого имущества устанавливается руководителем.
Раз в год должна обязательно проводиться полная проверка.
Подготовительные работы
Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.
Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.
ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.
Порядок инвентаризации
Начать нужно с формирования сличительных ведомостей. Эти документы фиксируют несоответствие бумаг и реальной ситуации на складе. К примеру, в бухгалтерском отчете указано 100 единиц товара, а на складе обнаружено только 98 единиц. То есть установлена недостача в 2 единицы. Она указывается в сличительной ведомости. В процессе инвентаризации формируется заключение. Для его подготовки нужно создать единый реестр, в котором содержатся описи и ведомости.
Если на складе есть временно хранящаяся продукция, для нее понадобится отдельная ведомость. Для удобства может быть сформирован электронный документ. Отсутствие имущества на складе должно быть зафиксировано. Выполняется это исключительно в присутствии лица, ответственного за товар.
Инвентаризация продукции на складе проводится в соответствии с этим алгоритмом:
- Формирование комиссии.
- Формирование плана предстоящих мероприятий.
- Руководитель утверждает участников счетной комиссии.
- Издается приказ о запрете всех действий с имуществом на складе.
- Готовятся бухгалтерские документы.
- Ответственный сотрудник подтверждает, что предоставленные бухгалтерские сведения актуальны.
- Представители счетной комиссии инструктируются на предмет создания описей.
- Выполняется подсчет имущества.
- Проверяется правильность заполнения описи после завершения подсчетов.
- По окончании мероприятия повторно устанавливается наличие продукции на складе, если соответствующее положение есть в документах.
- Формирование ведомости.
- Направление отчетов в бух. отдел.
Если есть неоднозначные моменты, нужно выполнить сравнение сформированных отчетов и единиц товара на складе.
ВНИМАНИЕ! Во время процедуры запрещено перемещение имущества и любые другие манипуляции с ним. Соблюдение этого правила позволит предупредить ошибки и неточности в отчете. Если в процессе инвентаризации на склад поступают новые товары, в реестре они отражаются в присутствии представителей комиссии.
Завершение мероприятия
По окончании инвентаризации оформляются эти документы:
- Опись продукции, находящейся на складе.
- Ведомость о наличии несоответствий между данными инвентаризации и данными бухучета.
- Заключение о мероприятии.
Необходимо также сформировать бумагу с описанием имущества, которого недосчитались при проверке. Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются эти проводки:
- ДТ2 КТ1.
- ДТ94 КТ1.
- ДТ91/2 КТ64.
Если найден виновник недостачи, вносятся эти записи:
- ДТ73 КТ94.
- ДТ50 КТ73.
Если же обнаружены избытки и найдено виновное лицо, вносятся эти проводки: ДТ1 КТ91/1.
ВНИМАНИЕ! Если масштабы недостачи находятся в установленных рамках, то она относится к издержкам товарообращения. Если невозможно отнести недостачу к издержкам, необходимо искать виновное лицо. Для этого назначается расследование.
Автоматизация инвентаризации
Автоматизация предполагает замену ручной замены сверки номеров на сбор номеров посредством специального оборудования. В частности, используется мобильный считыватель. Пересчет остатков выполняется через терминал сбора данных. Преимущества автоматизации очевидны:
- Экономия времени, сокращение времени на проверку в 2 раза.
- Исключение человеческого фактора.
- Уменьшение трат на зарплату сотрудникам.
- Не требуется приостанавливать работу склада.
- Траты на автоматизацию окупаются в течение 1-2 лет.
- Предупреждение искажений данных.
Этапы внедрения автоматизации:
- Формирование базы данных. Она объединяет все имущество, хранящееся на складе.
- Маркировка. На все единицы наносятся наклейки со штрих-кодом.
- Считывание. Сканер считывает данные со штрих-кодов. Проводится их обработка и сохранение.
- Фиксация. Проводится фиксация совпадений полученных сведений с базой данных.
- Заключение. Полученные сведения размещаются в электронной системе. Они применяются в дальнейшей обработке данных.
Об обнаруженной недостаче сообщает сам терминал.