Как проводится инвентаризация склада

179

Инвентаризация имущества на складе – это обязательное мероприятие. Организуется оно минимум раз в 12 месяцев. По итогам мероприятия имущество фиксируется в инвентаризационной описи. Последнюю опись можно соотнести с бухучетом. Инвентаризационная опись находящегося на складе позволит предупредить и выявить кражу. Инвентаризация способствует также верному расчету налогов.

Когда требуется инвентаризация на складе

Плановая проверка выполняется раз в год. Внеплановая инвентаризация – при наличии особых обстоятельств. Перечень этих обстоятельств приведен в ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года:

  • Смена руководителя, передача собственности другому лицу, перевод организации из государственной в унитарную.
  • Увольнение более 50% работников штата.
  • Выявление кражи, порчи имущества, его незаконной эксплуатации.
  • Порча собственности в результате ЧП (пожары, наводнения, ураганы).

Инвентаризация также осуществляется перед составлением годовой отчетности. Мероприятие регулируется Приказом Минфина №49 «Об утверждении указаний по инвентаризации» от 13 июня 1995 года.

К СВЕДЕНИЮ! Раз в год – это минимальное число мероприятий. Но на практике проверки осуществляются чаще. Нужно это для своевременного обнаружения факта кражи.

Состав комиссии

Для проведения мероприятия назначается специальная комиссия. Ее минимальный состав – 6 сотрудников. В комиссию должны входить эти специалисты:

  • Главбух.
  • Руководитель фирмы или его зам.
  • Руководитель отделов.
  • Лицо, отвечающее за соблюдение трудовых прав сотрудников.
  • Представители логистической службы.

Иногда в состав комиссии могут входить и другие профессионалы. Каждый из сотрудников должен обеспечивать эффективность проведения мероприятия. Состав комиссии утверждается управленцем фирмы путем издания приказа.

ВНИМАНИЕ! Руководитель должен обеспечить наличие всего нужного инструмента: техники для взвешивания, подсчета, перевозки.

ВАЖНО! Число сотрудников, участвующих в комиссии, должно неукоснительно соблюдаться. В обратном случае инвентаризация признается недействительной.

Виды инвентаризации

Рассмотрим основные виды инвентаризаций на складе:

  • Полная. Предполагает изучение всего имущества, расположенного на складе. Проверяются в том числе арендуемые объекты.
  • Частичная. Проверяется только часть объектов. Проверка позволяет провести мероприятие быстро. Если выявится недостача, мероприятие расширяется.
  • Выборочная. Анализируются только определенные ценности.
  • Плановая. Перечень проверяемого имущества устанавливается руководителем.

Раз в год должна обязательно проводиться полная проверка.

Подготовительные работы

Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.

Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.

ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.

Порядок инвентаризации

Начать нужно с формирования сличительных ведомостей. Эти документы фиксируют несоответствие бумаг и реальной ситуации на складе. К примеру, в бухгалтерском отчете указано 100 единиц товара, а на складе обнаружено только 98 единиц. То есть установлена недостача в 2 единицы. Она указывается в сличительной ведомости. В процессе инвентаризации формируется заключение. Для его подготовки нужно создать единый реестр, в котором содержатся описи и ведомости.

Если на складе есть временно хранящаяся продукция, для нее понадобится отдельная ведомость. Для удобства может быть сформирован электронный документ. Отсутствие имущества на складе должно быть зафиксировано. Выполняется это исключительно в присутствии лица, ответственного за товар.

Инвентаризация продукции на складе проводится в соответствии с этим алгоритмом:

  1. Формирование комиссии.
  2. Формирование плана предстоящих мероприятий.
  3. Руководитель утверждает участников счетной комиссии.
  4. Издается приказ о запрете всех действий с имуществом на складе.
  5. Готовятся бухгалтерские документы.
  6. Ответственный сотрудник подтверждает, что предоставленные бухгалтерские сведения актуальны.
  7. Представители счетной комиссии инструктируются на предмет создания описей.
  8. Выполняется подсчет имущества.
  9. Проверяется правильность заполнения описи после завершения подсчетов.
  10. По окончании мероприятия повторно устанавливается наличие продукции на складе, если соответствующее положение есть в документах.
  11. Формирование ведомости.
  12. Направление отчетов в бух. отдел.

Если есть неоднозначные моменты, нужно выполнить сравнение сформированных отчетов и единиц товара на складе.

ВНИМАНИЕ! Во время процедуры запрещено перемещение имущества и любые другие манипуляции с ним. Соблюдение этого правила позволит предупредить ошибки и неточности в отчете. Если в процессе инвентаризации на склад поступают новые товары, в реестре они отражаются в присутствии представителей комиссии.

Завершение мероприятия

По окончании инвентаризации оформляются эти документы:

  • Опись продукции, находящейся на складе.
  • Ведомость о наличии несоответствий между данными инвентаризации и данными бухучета.
  • Заключение о мероприятии.

Необходимо также сформировать бумагу с описанием имущества, которого недосчитались при проверке. Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются эти проводки:

  • ДТ2 КТ1.
  • ДТ94 КТ1.
  • ДТ91/2 КТ64.

Если найден виновник недостачи, вносятся эти записи:

  • ДТ73 КТ94.
  • ДТ50 КТ73.

Если же обнаружены избытки и найдено виновное лицо, вносятся эти проводки: ДТ1 КТ91/1.

ВНИМАНИЕ! Если масштабы недостачи находятся в установленных рамках, то она относится к издержкам товарообращения. Если невозможно отнести недостачу к издержкам, необходимо искать виновное лицо. Для этого назначается расследование.

Автоматизация инвентаризации

Автоматизация предполагает замену ручной замены сверки номеров на сбор номеров посредством специального оборудования. В частности, используется мобильный считыватель. Пересчет остатков выполняется через терминал сбора данных. Преимущества автоматизации очевидны:

  • Экономия времени, сокращение времени на проверку в 2 раза.
  • Исключение человеческого фактора.
  • Уменьшение трат на зарплату сотрудникам.
  • Не требуется приостанавливать работу склада.
  • Траты на автоматизацию окупаются в течение 1-2 лет.
  • Предупреждение искажений данных.

Этапы внедрения автоматизации:

  1. Формирование базы данных. Она объединяет все имущество, хранящееся на складе.
  2. Маркировка. На все единицы наносятся наклейки со штрих-кодом.
  3. Считывание. Сканер считывает данные со штрих-кодов. Проводится их обработка и сохранение.
  4. Фиксация. Проводится фиксация совпадений полученных сведений с базой данных.
  5. Заключение. Полученные сведения размещаются в электронной системе. Они применяются в дальнейшей обработке данных.

Об обнаруженной недостаче сообщает сам терминал.

ДЗЕН! А на нашем Дзен-канале ещё больше интересного! Обязательно перейди и подпишись.
Сохранить:
Распечатать
Скопировать урл:
Комментарии

Ассистентус — это сайт для малого бизнеса, предпринимателей, бухгалтеров, юристов, кадровиков
0,085 | 32 | 8.87