Форма 423-АПК. Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей

Для учета купленного имущества в составе основных средств организации используют карточку учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей. Это средства труда, которые сохраняют во время применения свою натуральную форму, но постепенно теряют рабочие качества. Документ применяется чаще всего в организациях, занимающихся сельским хозяйством. Разберемся, как с ним работать.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк карточки учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей по форме 423-АПК .xlsСкачать образец карточки учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей по форме 423-АПК .xls

Общая информация

Карточка по форме 423-АПК применяется для слесарного оборудования, земледельческого. Срок полезного использования таких объектов должен быть больше 12 месяцев, а стоимость может быть любой — ее прописывают в учетной политике. Ранее максимальный такой показатель был равен 2000 руб.

Назначение карточки — фиксировать поступление и движение инвентаря, оперативно предоставлять сведения о количестве имеющегося инвентаря в структурном подразделении.

Документ заводят на однотипные объекты, которые имеют одинаковую хозяйственную функцию и стоимость. Поэтому их целесообразно объединять по однородным разновидностям. Например:

• инвентарь и приспособления общего назначения (режущий, слесарно-монтажный, универсальные измерительные приборы и приспособления и т.п.);
• специнструменты и приспособления (инструменты, пресс-формы и т.п.);
• производственный инвентарь (рабочие столы, верстаки, стеллажи, шкафы, тумбы и т.п.);
• хозяйственные принадлежности (конторская мебель, телефоны, противопожарное оборудование и т.д.);
• прочие объекты (столовая посуда и приборы, инвентарь для культмассовых мероприятий, спортинвентарь и др.).

На лицевой стороне вносят данные об объектах в момент передачи в эксплуатацию, а также данные о выбытии. На оборотной стороне нужно указать сведения о списании инвентаря и перечислить ценности, полученные от ликвидации по счетам бухучета.

К сведению! Решает, пригоден для работы инвентарь или нет, специальная комиссия, собранная приказом руководства. Ее задача — осмотреть объекты, сверить сроки использования по документации, принять решение и заполнить свои графы.

Заполняют карточку в единственном экземпляре. Процедура осуществляется на основании первичных бумаг на поступление, перемещение или выбытие объектов.

При обнаружении фактической ошибки (неверная дата или сумма) можно воспользоваться традиционным порядком действий для исправления. Сначала нужно одной линией зачеркнуть фрагмент с ошибкой, далее сверху или рядом указать правильный вариант, после этого на полях документа написать: «Исправленному верить», поставить дату и подпись.

Несколько слов о форме 423-АПК

Унифицированная форма 423-АПК была утверждена приказом Минсельхоза России от 16 мая 2003 года №750 и согласована Госкомстатом. После 2013 года все разработанные государством бланки перестали быть обязательными к применению. Компании могут выбирать, какой вариант форм использовать: унифицированные или разработанные самостоятельно под свои нужны. Не запрещается вносить в унифицированные формы какие-либо дополнения.

Решение организации о работе с теми или иными бланками необходимо закрепить в учетной политике приказом руководства.

К сведению! Первичный учетный документ, чтобы считаться действительным, должен включать ряд обязательных реквизитов. При составлении собственных бланков это нужно учитывать. Список таких реквизитов дан в п. 2 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете».

Как заполнить карточку учета инвентаря и хозпринадлежностей

В шапке указывают такую информацию:

• Номер заполняемой карточки.
• Номер формы по ОКУД.
• Наименование организации сельского хозяйства и ее код по ОКПО.
• Название структурного подразделения.
• Название и характеристика группы имущества.
• ФИО и должность материально ответственного лица.
• Номер счета, субсчета.
• Код аналитического учета.

В основной части располагается таблица. В ней необходимо указать следующую информацию:

• Порядковый номер записи.
• Название объекта.
• Инвентарный номер объекта.
• Срок его полезного использования.
• Данные о поступлении: дата, по какому документу, количество, стоимость.
• Данные о выдаче: дата выдачи, реквизиты документа, по которому выдали объекты, количество, стоимость.
• Дебет, кредит.
• Остаток: количество, стоимость.
• Подпись ответственного лица.

Под таблицей расписывается работник, заполнивший ее. Также он должен поставить дату.

На оборотной стороне вносят сведения о выбытии инвентаря из эксплуатации. Необходимо отметить:

• Состав комиссии.
• Каким документом она назначена.
• Наименование структурного подразделения, где проводилась проверка объектов.
• Наименование объектов.
• Фактический срок их эксплуатации.
• Дебет, кредит.
• Количество объектов.
• Цену и сумму.
• Основание для списания.

Далее нужно подытожить, сколько объектов было списано и на какую сумму.

Если после списания объекты можно разобрать на составные части или материалы, которые можно использовать в будущем, то сведения о них нужно также отобразить в специальной таблице.

Что нужно указать:

• Порядковый номер записи.
• Название материалов.
• Единицы измерения.
• Дебет и кредит.
• Количество полученных материалов.
• Цену и сумму.
• Направление дальнейшего использования.

После заполнения таблицы нужно подвести итоги по сумме и указать ее прописью.

В конце документа расписываются члены комиссии в подтверждение указанных данных. Также ставит свою подпись заведующий складом или кладовщик, принявший полученные материалы на хранение.

Важно! Расписаться должны все члены комиссии. Если чья-то подпись будет отсутствовать, то документ будет считаться недействительным.