Акт уничтожения служебных удостоверений

Служебные удостоверения относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому организации должны вести их учет. Записи делают в специальных журналах выдачи удостоверений. Если бланки были испорчены или сотрудник уволился и сдал свое удостоверение, их необходимо уничтожить. Это делают способом сжигания или измельчения. По окончании процедуры подписывают акт уничтожения служебных удостоверений.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта уничтожения служебных удостоверений .docСкачать образец акта уничтожения служебных удостоверений .doc

Общие сведения

В различных ведомствах при частичной или полной замене служебных удостоверений испорченные или сданные работниками удостоверения необходимо уничтожать. Как правило, делают это не реже чем раз в полгода.

Процедуру осуществляет специально созванная комиссия. Ее формируют приказом на постоянной основе или периодически перед каждой процедурой уничтожения.

Порядок уничтожения служебных удостоверений следующий:

1. Руководство ведомства издает приказ об уничтожении удостоверений.
2. Комиссия берется за работу, определяет количество бланков и сданных удостоверений, которые необходимо уничтожить.
3. Комиссия составляет акт, в котором фиксирует количество удостоверений, которые должны быть подвергнуты уничтожению, их номера, ФИО и должности сотрудников, кому эти бланки принадлежали. После того как материалы будут уничтожены, комиссия делает в акте соответствующую запись и в подтверждение этого факта ставит свои подписи.
4. В журнале учета служебных удостоверений ответственное лицо ставит отметку. А также расписывается в акте.

Унифицированной формы такого бланка не существует. Каждое ведомство разрабатывает и закрепляет его специальным приказом. Например, бланк для МЧС РФ указан в приложении №6 к Инструкции о порядке изготовления, оформления и выдачи служебных удостоверений личному составу федеральной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, которая была утверждена приказом МЧС РФ от 17.05.2005 года №400.

К сведению! Данные действия — уничтожение негодных служебных удостоверений — также производят и частные охранные компании, а не только государственные учреждения.

Как заполнить бланк акта

Составить документ можно на компьютере или от руки. Также можно распечатать бланк и внести в него все сведения. Важное правило — чтобы на бумаге стояли «живые» подписи членов комиссии.

Полностью заполненный документ будет содержать следующую информацию:

1. Наименование организации о ее реквизиты.
2. Гриф «Утверждаю» для начальника ведомства. После заполнения акта он ставит здесь свою подпись и дату утверждения.
3. Дату и место составления акта.
4. Наименование документа: акт уничтожения служебных удостоверений. Его номер.
5. Состав комиссии. Здесь указывают председателей и членов комиссии: их должности, звания, ФИО.



6. Суть акта: комиссия отобрала бланки, необходимые для уничтожения.
7. Список удостоверений, необходимых для уничтожения. Этот пункт оформляют в виде таблицы. Указывают порядковый номер записи, номер удостоверения, должность или звание, ФИО сотрудника ведомства, примечание.
8. Указание количества удостоверений прописью.
9. Подписи членов и председателя комиссии, подтверждающие количество удостоверений.
10. Указание на то, что все отобранные удостоверения сверены и уничтожены (путем сжигания, измельчения и т.д.).
11. Подписи членов и председателя комиссии, подтверждающие факт уничтожения служебных удостоверений.
12. Подпись работника, подтверждающего внесение данных об уничтожении в журнал учета служебных удостоверений.

Важно! Если будет отсутствовать подпись хотя бы одного члена комиссии, то документ не будет иметь силу.

Если в документе обнаружили ошибку

Бывает, что при заполнении бланка ответственное лицо допустило фактическую ошибку, например, указало неверный номер удостоверения или фамилию работника. В этом случае на помощь приходит стандартный алгоритм по исправлению таких ошибок.

Что нужно сделать:

1. Аккуратно зачеркнуть неверные сведения.
2. Рядом или сверху написать верный вариант.
3. Внизу листа поставить отметку «Исправленному верить».
4. Далее удостоверить исправления постановкой даты и подписи.

Все члены комиссии должны быть ознакомлены с внесенными исправлениями.