Должностная инструкция менеджера по закупкам необходима для закрепления должностных обязанностей специалиста, его прав и других ключевых аспектов рабочей деятельности. Хотя в законодательстве нет прямого указания на необходимость написания данной инструкции, однако де-факто она входит в типовой комплект рабочих документов у большинства работодателей. Важность должностной инструкции требует тщательного подхода к формированию её основных разделов.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции менеджера по закупкам .doc
Образец должностной инструкции менеджера по закупкам
1. Общие положения
- Менеджер по закупкам отвечает за своевременное поступление необходимых для фирмы товаров.
- Менеджер по закупкам принимается на свою должность и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
- Менеджер по закупкам находится в подчинении начальника соответствующего отдела.
- На время отсутствия специалиста его замещает другой сотрудник отдела закупок, направленный начальником данного отдела.
Кандидат на данную позицию обязан отвечать следующим стандартам:
- законченное высшее образование;
- высокий уровень владения деловой лексикой английского языка, достаточном для общения с иностранными контрагентами и переписки с ними;
- опыт работы по профилю от 1,5 лет.
Менеджер по закупкам должен разбираться в следующем:
- профильное законодательство и нормативные акты;
- особенности внешнеторговых операций;
- деловые обычаи страны, с которой ведет бизнес его работодатель;
- ведение документооборота по закупкам;
- ведение процесса деловой переписки;
- специфика формирования цен на закупаемые товары;
- основные марки закупаемых товаров, их особенности и различия;
- мониторинг основных рыночных трендов по закупаемым товарам;
- заключение договоров с иностранными контрагентами;
- контроль качества и других параметров закупаемой продукции;
- отслеживание ситуации по поставщикам и их условиям;
- поиск альтернатив по поставщикам и товарам;
- использование соответствующего программного обеспечения и оргтехники;
- взаимодействие с аналитиками, менеджерами по продажам и другими сотрудниками по всем
- требуемым аспектам процессов закупок.
Менеджер по закупкам руководствуется:
- действующим законодательством;
- документами фирмы;
- содержанием этой инструкции.
2. Обязанности
- Организация закупки соответствующих товаров.
- Организация долгосрочного сотрудничества с поставщиками.
- Отслеживание возможных альтернативных поставщиков.
- Мониторинг ситуации по скидкам и акциям от поставщиков.
- Отслеживание рыночных трендов по закупаемым товарам.
- Мониторинг неэкономических факторов, могущих повлиять на ситуацию с закупками.
- Выполнение заявок менеджеров по продажам по срокам, количеству и другим параметрам закупаемых товаров.
- Разработка, совместно с сотрудниками фирмы, долгосрочных планов по закупкам товаров.
- Разрешение спорных ситуаций с поставщиками, в том числе по возвращению им товаров несоответствующего качества.
- Отслеживание ситуации с оплатой за покупаемую продукцию.
- Ведение документооборота в своей зоне ответственности.
- Мониторинг ситуации по своевременному прибытию товаров, их нахождению в пути, прохождению таможни и другим рабочим моментам.
- Взаимодействие с надзорными органами по получению соответствующих документов на импортируемые товары.
- Контроль за корректностью проведения внешнеторговых операций.
- Перевод иностранной документации для сотрудников фирмы в случаях, оговоренных в соответствующих правилах фирмы.
- Взаимодействие с аналитиками по составлению отчетов и обзоров по закупаемым позициям.
3. Ответственность
Менеджер по закупкам может быть привлечён к ответственности в следующих случаях:
- Причинения ущерба фирме в силу своей некомпетентности и невыполнения обязанностей, — в соответствии с принципами, изложенными в трудовом законодательстве.
- Совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с разделами соответствующего законодательства.
- Разглашение конфиденциальных данных третьим лицам, — в соответствии с правилами фирмы, и в границах, определенных соответствующим законодательством.
4. Права
Менеджер по закупкам имеет права:
- Получать от сотрудников фирмы данные, необходимые для выполнения своих рабочих обязанностей.
- Требовать от начальника своего отдела поддержания условий, нужных для выполнения служебных функций.
- Информировать руководителей по мерам, могущим улучшить ситуацию в зоне своей ответственности.
- Подписывать документы в зоне своей ответственности.
- Участвовать в совещаниях, посвященных закупочной деятельности.
- Получать новые документы фирмы, относящиеся к своей зоне ответственности.
- Представлять фирму в ходе взаимодействия с представителями поставщиков.
- Получать премии в соответствии с правилами, изложенными в документах фирмы.
- Отправляться в оплачиваемые фирмой поездки в другие города и за рубеж, возникающие вследствие рабочей необходимости.
Зачем нужна инструкция
Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций. В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.
Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.
Основы написания должностной инструкции
В действующем законодательстве не прописаны ключевые моменты составления должностной инструкции. В результате наниматели могут составлять её в соответствии со своими нуждами, при условии, что её положения не противоречат трудовому законодательству.
Есть определенные стандарты написания должностной инструкции. По этим стандартам инструкция состоит из 4 основных разделов, описывающих базовые аспекты деятельности работника:
- Общий раздел.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
Дополнительно работодатель может добавить ещё несколько разделов, в которых более подробно опишет условия труда или критерии оценки сотрудника. Чаще всего дополнительные пункты используются в ДИ крупными компаниями.
Общий раздел
Начальный раздел, в котором дается описание общих принципов взаимодействия работодателя с работником (увольнение, временная замена, требования к квалификации и пр.). Наиболее важным в разделе является перечисление навыков, требуемых от специалиста. Они должны соответствовать функциям, которые перечисляются далее.
Для разных менеджеров по закупкам их функции могут сильно различаться: работа с импортом, государственными закупками или с отечественными поставщиками требует разных знаний. Поэтому такие требования, как лингвистическое образование или знакомство с ФЗ №44, нужно прописывать в индивидуальном порядке.
Функции
Ключевой раздел для определения сферы ответственности специалиста. Хотя для менеджера по закупкам ключевой является функция организации поставок необходимых для фирмы товаров, но многие работодатели прописывают здесь дополнительные обязанности для специалиста (аналитика, получение документов для импорта и.т.д.). Важно, чтобы эти функции не отвлекали менеджера от его основных обязанностей.
Как правило, менеджеров по закупкам несколько. Целесообразно составить должностную инструкцию с учетом специфики их деятельности, во избежание конфликтов и путаницы между ними.
Ответственность
Типовой раздел, в котором прописываются основные моменты по наказанию менеджера за различные нарушения. Важно не описывать конкретные меры ответственности, которые могут быть определены лишь в случае детальных разбирательств. Поэтому в разделе ограничиваются изложением общих принципов ответственности.
Права
Заключительный стандартный раздел, в котором перечисляются основные права менеджера. В случае необходимости, можно дополнить типовой перечень прав — получение информации, участие в совещаниях и т.п. — дополнительными правами, такими как поездки за рубеж.
Составленная и согласованная инструкция распечатывается на фирменном бланке. Заключительным этапом является её заверение подписями нанимаемого сотрудника, директора компании и руководителей, с которыми согласовывалось данное назначение. Ставить печать компании в инструкции не обязательно.