Должностные инструкции выполняют в компании несколько функций. Это конкретизация трудовых обязанностей работника, распределение функций между сотрудниками с одинаковыми должностями, основание для оценки работы специалиста и т.п. Документ не обязателен к составлению согласно законодательству, однако судебная практика и письма Роструда говорят об обратном. В статье рассмотрим, как составить должностную инструкцию помощника генерального директора (или ассистента руководителя).
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной помощника генерального директора .doc
Образец должностной инструкции помощника генерального директора
1. Общие положения
- Работник, принятый на должность помощника генерального директора, в компании относится к специалистам.
- На данную должность нанимается лицо с высшим образованием (бакалавр) либо дополнительным профессиональным и стажем труда в области работы компании не менее 3 лет.
- Помощник гендиректора принимается на работу и увольняется с нее генеральным директором компании.
- Работник подчиняется генеральному директору компании.
- Помощник гендиректора должен обладать такими знаниями:
- внутренней и внешней политики хозяйствующего субъекта;
- принципов представительства в госорганах, органах местного самоуправления, других компаниях и правила взаимодействия с ними;
- структуру компании, руководство отделов, цехов, филиалов, сферу деятельности хозяйствующего субъекта, должности всех работников, компетенции каждого структурного подразделения компании;
- современных информационных технологий;
- законодательства в области деятельности компании, госстандарты в этой сфере;
- особенностей оформления и составления документации, аннотаций, обзоров;
- методов работы с поисковыми системами, каталогами библиотек, электронными базами данных, сетью Интернет;
- правил работы с внешними носителями информации, различными справочниками, правовыми системами;
- этики делового общения, правил проведения переговоров;
- методов защиты конфиденциальной информации компании;
- Правил внутреннего трудового распорядка в компании.
- Помощник гендиректора должен обладать такими навыками, как:
- анализ источников информации в плане достоверности, актуальности, быстроты предоставления необходимых сведений;
- обработка данных согласно заданным требованиям начальства;
- передача сведений в систематизированном виде;
- поиск требуемой информации в справочниках, базах данных, Интернете;
- верная интерпретация полученных данных;
- применение правил делового этикета, основ психологии делового общения;
- разработка планов командировок и служебных поездок гендиректора компании;
- формирование необходимых для деловой поездки руководителя бумаг;
- правильное оформление протоколов заседаний, собраний, совещаний, списков итоговых документов;
- проведение переговоров с партнерами и контрагентами фирмы;
- формирование пресс-релизов;
- работа с большим объемом информации, в режиме многозадачности;
- работа с компьютерами, другой современной техникой;
- поддержание положительного имиджа компании и своего непосредственного руководителя;
- быстрота принятия решений в процессе работы;
- формирование аналитических отчетов по поручению своего руководителя;
- работа с системами ЭДО в компании.
- Работник в своей деятельности опирается на:
- Устав хозяйствующего субъекта;
- данный документ;
- иные локальные нормативные акты компании.
2. Должностные обязанности
Трудовые задачи работника включают в себя следующие:
- Отбор источников информации согласно заданным ему критериям.
- Обработка данных для подготовки проектов решений руководства.
- Решение вопросов, которые не требуют участия непосредственного руководителя.
- Подготовка бумаг для деловых партнеров.
- Взаимодействие с деловыми партнерами компании.
- Информирование гендиректора о ходе тех или иных процессов, результатов запросов и обращений.
- Подготовка документов для участия своего руководителя в деятельности разных госструктур, муниципальных органов и т.п.
- Подбор всей нужной информации по запросу гендиректора.
- Планирование и организация деловых поездок своего руководителя.
- Подготовка совещаний, заседаний, собраний, презентаций по требованию руководителя.
- Проведение пресс-конференции по требованию руководителя.
- Организация встречи участников заседаний, переговоров и т.п.
- Подготовка всех запрошенных документов, информирование сотрудников о решениях и распоряжениях гендиректора.
- Контроль работы по исполнению требований руководителя.
- Подготовка аналитики и отчетов по заданным вопросам и поручениям.
3. Права
Помощник гендиректора имеет такие права:
- Обсуждать вопросы, относящиеся к его непосредственным обязанностям.
- Требовать и получать у своего руководителя и других работников всю необходимую для своей работы информацию и документацию.
- Вносить предложения по совершенствованию условий труда в компании.
- Принимать участие в обсуждении проектов решений руководства, совещаниях по их разработке и подготовке.
- Повышать свою квалификацию.
4. Ответственность
Работник, принятый на должность генерального директора, привлекается к ответственности:
- За некачественное выполнение или невыполнение своих трудовых задач — в рамках актуального трудового законодательства РФ.
- За проступки и преступления, допущенные во время своей работы, — в соответствии с положениями ГК РФ, УК РФ, КоАП РФ.
- За нанесение материального ущерба компании — в рамках актуального трудового законодательства РФ.
Общая информация
Круг должностных обязанностей помощника гендиректора зависит от масштабов компании, количества его контрагентов, сотрудников. То есть от того, насколько большой объем помощи требуется руководителю, будет зависеть перечень задач работника. Если сказать коротко, то главная задача помощника гендиректора — исполнять все его распоряжения или доносить их до других работников компании.
Поручить разработку документа можно кадровым работникам и юристам. Кроме того, сам генеральный директор должен ознакомиться с ней на стадии создания, при необходимости проконсультировать подчиненных на предмет полноты внесения обязанностей.
Для ознакомления с перечнем трудовых функций можно воспользоваться профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он утвержден приказом Минтруда РФ от 6 мая 2015 года №276н. Если данные документа соответствуют рабочим действиям потенциального помощника гендиректора, то формулировки можно смело использовать в документе.
После составления инструкции ее утверждает работодатель. Он расписывается в графе «Утверждаю» и ставит дату.
Несмотря на то что в законодательстве нигде не указано, что разрабатывать должностную инструкцию нужно обязательно, работодатели все-таки ее составляют. Документ могут потребовать предоставить во время проверки трудинспекции, о его необходимости говорится в письмах Роструда. Поэтому важно соблюсти традиционную структуру бумаги.
Содержание инструкции
Инструкция, как правило, состоит из 4 базовых разделов. При необходимости можно дополнить ее дополнительными разделами. К основным относят такие части, как «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». Дополнительные разделы, такие как «Оценка деятельности», «Заключительные положения», «Взаимодействие в организации», включают, если хотят охватить как можно больше сторон трудовых отношений с персоналом.
Общие положения
Этот раздел утверждает, какое образование должно быть у принимаемого на должность помощника генерального директора, какое место он будет занимать в иерархии компании, какими знаниями и навыками он должен обладать. Информация не должна отличаться от той, что будет прописана в трудовом договоре с работником.
К сведению! Отдельные пункты будут повторяться для работников некоторых категорий, например, те, что касаются знаний законодательства и документации в организации.
Должностные обязанности работника
Раздел должен содержать перечень трудовых задач работника. Он должен быть составлен с особой внимательностью, функции нужно прописать как можно конкретнее. Как было сказано выше, универсальной инструкции для помощника гендиректора нет, поскольку трудовые задачи будут зависеть от масштабов компании. Важно, чтобы указанные действия совпадали с теми навыками и знаниями, которые отмечены в первом пункте инструкции.
Права
Можно сказать, что данная часть инструкции «универсальная», поскольку описание прав дается стандартно для многих должностей. Здесь указывают права на получение необходимой информации для выполнения трудовых задач, на принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции. Также помощник генерального директора может совершенствовать свою квалификацию, участвовать в обсуждении проектов решений начальства.
Ответственность
Здесь наниматель прописывает, какую ответственность будет нести помощник генерального директора. Все возможные варианты наказаний за какие-либо проступки не прописывают, поскольку каждый случай индивидуален и разбирается порой с привлечением суда и органов следствия. При составлении документа ограничиваются стандартными фразами: «в рамках положений действующего законодательства».
Оформление и хранение документа
Должностную инструкцию распечатывают на фирменном бланке компании (с реквизитами) формата А4. Выглядеть документ должен так:
- наименование и реквизиты компании;
- отметка об утверждении документа руководителем фирмы — в ней должны быть предусмотрены графы для постановки гендиректором подписи и даты утверждении документа;
- название документа;
- текст инструкции;
- подписи гендиректора и его помощника, иногда при желании руководства ставят свои подписи сотрудники, причастные к составлению и утверждению должностной инструкции.
Как правило, документ составляют в двух экземплярах. Один отдают работнику, а второй остается в отделе кадров, его прикрепляют к личному делу специалиста. Работник может хранить свой экземпляр на рабочем месте и при возникающей необходимости обращаться к его тексту.