Если компания имеет большое число подразделений (например, отделов, секций, подотделов и т.д.), в каждом из которых есть свой кассир, то в работе используют документ по форме КО-5. В ней старший кассир фиксирует выдачу средств рядовым кассирам хозяйствующего субъекта или возврат от них. Как правильно заполнить книгу учета принятых и выданных сотрудником-кассиром денежных средств, расскажем в статье.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк книги учета по форме КО-5 .xlsСкачать образец книги учета по форме КО-5 .xls
Цели и порядок использования документа
Книгу ведет старший кассир центрального подразделения хозяйствующего субъекта. В документе он отмечает факт передачи денег кассирам остальных отделов. Выдача налички осуществляется в начале смены, тогда же и отмечают данный факт в книге по форме КО-5. Размер выдаваемой суммы должен соответствовать хозяйственным нуждам подразделения. В ситуации, если в конце трудового дня или смены деньги не были полностью потрачены, остаток возвращается в главную кассу. Данное действие тоже фиксируют в документе.
Книга позволяет быстро установить, сколько было выдано и принято наличных денег, сколько их осталось в конце рабочего дня, сколько составляет полученная выручка организации.
К сведению! Документ был создан и утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года №88.
Заполняем бланк КО-5
Книга учета по форме КО-5 имеет титульный лист и страницы с табличной частью.
Титульный лист заполняется просто: указывают название компании, ее отдела, номер по ОКПО, год, на который заводится книга, ФИО старшего кассира, который несет ответственность за заполнение документа.
Заполняем четные страницы
Здесь указывают сведения о том, сколько денег было выдано кассирам отделов или филиалов в начале дня или смены. В таблицу вносят такие сведения, как:
- Текущая дата.
- Сколько средств числилось в начале рабочего дня в главной кассе.
- Сколько денег было выдано рядовому кассиру. Данная сумма записывается прописью и цифрами.
- Подпись сотрудника, которому были выданы денежные средства.
- Сколько денег было получено рядовым кассиром за весь день по приходным операциям.
Заполняем нечетные страницы
Фиксируют получение налички старшим кассиром по окончании дня. В таблицу вносят такие данные:
- Сколько денег сдано старшему кассиру.
- Подпись старшего кассира в подтверждение получения денежных средств.
- Сколько наличных зафиксировано в кассе в конце дня. Эта же сумма записывается на следующий день в графу №2 таблицы на четной странице (остаток на начало дня).
Важно! Если кассир получает от старшего кассира деньги на оплату труда работников, то первый обязан дать отчет по расходованию наличных в тот период, который указан в платежной ведомости. В ситуации, когда средства не были выплачены персоналу в течение одной смены или рабочего дня, кассир передает оставшуюся наличку старшему кассиру. Этот факт не фиксируется в книге учета. Заносятся лишь данные по окончании срока выплат, который числится в платежной ведомости: суммы депонированных средств.
Вместе с наличными средствами сотрудники-кассиры всех подразделений обязаны сдать приходные и расходные ордера.
Листы книги должны быть пронумерованы, сам документ необходимо скрепить (прошить). На нем руководитель ставит свою подпись и печать.