Лист – это особая форма документов. Различают множество ее видов. Форма является практически универсальной. Она используется для решения самых разных задач. Как правило, это отражение небольшого объема сведений по одному и тому же направлению. Рассмотрим самые распространенные виды документов.
Лист ознакомления с приказом
Работодатель обязан знакомить трудящихся с ключевыми документами. К такого рода документам относятся приказы. Подтвердить ознакомление с ними можно разными способами. К примеру, сотрудник может поставить подпись на самом приказе. Но для подтверждения используются также листы. Они актуальны тогда, когда приказ затрагивает деятельность множества сотрудников. К примеру, он может относиться к подразделению. Лист – это несамостоятельный документ. Он является приложением к распоряжению.
Лист нужен для подтверждения ознакомления с документом. Требуется это во избежание потенциальных конфликтов в дальнейшем. Его можно предъявить в качестве доказательства в суде.
Сотрудника нужно познакомить с распоряжением или сразу после его издания, или в течение ближайших суток. Точный срок ознакомления должен быть зафиксирован в самом приказе. Работнику нужно обязательно показать документ до того, как он будет работать по нему.
Лист обычно составляется представителем кадрового отдела, юристом или секретарем. Заполнять документ могут и другие сотрудники, если соответствующая функция указана в их должностной инструкции. С приказом сотрудников знакомит специалист, упомянутый в том же распоряжении.
Форма листа может утверждаться руководителем компании. Однако, даже если используется внутренний шаблон, он должен иметь определенную структуру. В «шапке» приводятся эти данные:
- Наименование компании.
- Название документа.
- Номер и дата распоряжения.
Дальше, как правило, приводится таблица. В ней фиксируются эти сведения:
- Номер сотрудника.
- Его ФИО.
- Должность.
- Дата знакомства с распоряжением.
- Подпись.
Иногда лист включает в себя дополнительные столбцы. К примеру, в них может быть указание на подразделение. Если необходимо много подписей, возможно заполнение нескольких листов.
Документ оформляется в единственном экземпляре. В качестве бланка используется или лист А4, или фирменный бланк. Заполнение может быть и ручным, и печатным. Однако на документе обязательно должны стоять подписи сотрудников. Бумагу не нужно заверять печатью. После составления требуется завизировать ее в журнале.
Лист требуется хранить в папке, в которой хранится соответствующий приказ. Срок хранения законом не задан. Однако лист точно нужно оставить в сохранности на протяжении времени действия основного документа – приказа.
Личный лист по учету кадров
Лист по учету кадров входит в личное дело сотрудника. Включает в себя сведения о работнике. Похож на анкету. Главное отличие от нее – лист заполняется после приема сотрудника на работу. Бюджетные организации обязаны заводить личные листы. Соответствующие указания содержатся, к примеру, в письме №03-51/64 от 20 декабря 2000 года.
Лист заполняется самим сотрудником. Составляется только один экземпляр документа. Вся используемая информация должна соответствовать паспортным данным. Исключены исправления, помарки. В лист заносится эта информация:
- Фото 4 на 6 см.
- ФИО.
- Дата рождения.
- Адрес.
- Телефон.
- Сведения об образовании.
- Сведения о прошлых местах работы.
- Состав семьи.
- Несение воинской обязанности.
В заключение проставляется дата и подпись. Сведения, приведенные в документе, могут изменяться. К примеру, сотрудник может поменять адрес, фамилию. Если данные изменились, сотрудник обязан сообщить об этом в отдел кадров. Представители отдела вносят все нужные корректировки в лист.
К СВЕДЕНИЮ! Если лист создан до начала 2003 года, хранить его нужно на протяжении 75 лет. Если же он сформирован после начала 2003 года, срок уменьшается до 50 лет.
Больничный лист
Лист нетрудоспособности выдается по случаю болезни человека. Оформляется он исключительно врачом. На основании этого листа начисляется пособие по нетрудоспособности. Поэтому сотрудник обязан предоставить документ работодателю. В документе указывается наименование поликлиники, ФИО врача, сведения о пациенте (ФИО, место работы), подписи. Все сведения должны быть подлинными. В обратном случае документ не будет иметь силы.