Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Номенклатура дел организации

92533

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Скачать документна сайте Ассистентус
  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк номенклатуры дел .docСкачать образец заполнения номенклатуры дел .doc

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  2. Образец номенклатуры дел, часть 1

  3. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  4. В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Образец номенклатуры дел, часть 2

Образец номенклатуры дел, часть 3

Приказ Минкультуры от 31.03.2015 года № 526 перестал действовать. Теперь применяется Приказ Росархива от 31.07.2023 года № 77. Обратите внимание — в нем некоторые изменения по срокам хранения документов (относительно дел, законченных в делопроизводстве после 2003 года). Новый приказ нужно применять в 2024 году.

Поделиться:
Скопировать ссылку
Распечатать
Комментарии (24)
Комментарии (24)
  • любовь
    28.02.2024 в 11:54

    Добрый день! Подскажите пожалуйста как правильно назвать дело для хранения материалов связанных с работой комиссии?

    1. Редактор
      28.02.2024 в 12:35

      Документы комиссии. Документы по проверкам комиссии.

  • Алина
    28.10.2022 в 16:00

    Подскажите, пожалуйста, нужно ли в номенклатуру дел образовательного учреждения вносить все журналы (кадровые, канцелярия, техника безопасности и пр.), если они регистрируются в журнале учета журналов, карточек и картотек? И тоже самое в Положениями?

    1. Редактор
      28.10.2022 в 16:30

      Нужно. В номенклатуре дел указываются вообще все документы, журналы, положения, которые составляет компания.

    2. Оля
      19.01.2023 в 19:15

      Есть журнал учета журналов, в котором и регистрируются все заводимые журналы (кадровые, канцелярия, т\безопасности. А вот сам журнал учета журналов вносится в номенклатуру.

      1. Tatiana
        01.12.2023 в 08:22

        Подскажите, пожалуйста, какая статья и срок хранения? не нашла для журнала учета журналов такую

        1. Редактор
          01.12.2023 в 10:03

          Журнал хранится столько времени, сколько хранятся сами документы, указанные в нем. Поэтому журнал учета журналов, по логике, нужно хранить столько, сколько максимум хранится указанный в нем журнал.

  • Севтлана
    09.04.2022 в 01:23

    Спасибо, а то было непонятно, что это такое (прохожу курсы архивариуса).

  • ася
    25.02.2022 в 13:45

    а к какой статье идет отсылка ?

  • Юлия
    19.02.2022 в 10:21

    У лаборатории свой архив, согласно критериям аккредитации. В общий архив предприятия документы не сдаются. Нужно ли их вносить в общую номенклатуру предприятия или они ведутся отдельно

    1. Редактор
      20.02.2022 в 15:45

      Полагаем, что в номенклатуре компании эти документы также нужно указать, поскольку информация собирается в целом по организации. Можно сделать пометку, что эти документы хранятся в архиве лаборатории.

  • Анна
    19.01.2022 в 14:40

    Нужно ли вносить в НД журналы КТ, КИ и т.д.?

    1. Редактор
      19.01.2022 в 14:57

      Нужно. В номенклатуре дел указываются все формы документов, которые ведутся в компании, в том числе и журналы.

  • Евпатий
    25.11.2021 в 08:01

    Номенклатура должна быть в каждом структурном подразделении организации, или это только для отдела кадров?

    1. Редактор
      25.11.2021 в 08:18

      Документ один для компании в целом.

      1. Татьяна
        01.12.2021 в 19:25

        Нет, в каждом СП своя НД, а для организации в целом издаётся сводная НД

    2. Татьяна
      01.12.2021 в 19:10

      В каждом СП — своя, а на компанию — сводная

  • Елена
    20.02.2021 в 07:08

    Что же у вас сроки то старые, 75 лет уже такого и нет с 01.01.2003года

    1. Редактор
      20.02.2021 в 10:56

      Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
      Есть сроки 75 лет.

      1. Архив
        21.03.2021 в 17:30

        75 лет уже нет. Читайте Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236. Дела, которые сдаются в архив после 2003 года, будут иметь срок хранения 50 лет.

        1. Редактор
          21.03.2021 в 19:39

          Но в архиве организации они будут храниться 75 лет.

          1. Татьяна
            01.12.2021 в 19:30

            С чего бы это? 75 лет будут храниться документы, по которым такой срок хранения либо определен другой статьей перечня, либо законченные делопроизводством до 2003 года.
            В образце — НД на 2017 год! Документы будут образованы уже в 2017, а не закончены до 2003 года

        2. Татьяна
          01.12.2021 в 19:23

          С 2003? Перечень новый вышел в 2019, введён в действие с 2020

  • Елена
    07.04.2020 в 04:22

    Подскажите как написать номенклатуру дел по начислению зп?

Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

Отправить сообщение об ошибке