Объяснительная об утере пропуска на работу – это документ, в котором сотрудник предприятия в письменном виде будет разъяснять, как он потерял пропуск, где, при каких обстоятельствах. Сегодня мы рассмотрим ситуацию с утратой пропуска через призму норм действующего трудового законодательства, а также приведём инструкцию по составлению официальной бумаги.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной об утере пропуска на работу .docxСкачать образец объяснительной об утере пропуска на работу .docx
Пропуск на работе
Многие предприятия в настоящее время работают по системе пропусков. Если раньше подобную организацию рабочего процесса можно было встретить исключительно на различного рода производственных компаниях, то сейчас практика применяется повсеместно. Даже в офисных зданиях для попадания в рабочее помещение необходимо приложить ключ-карту или показать охраннику физический вариант пропуска.
Таким образом организации пытаются защититься от проникновения посторонних на территорию предприятия, налаживают общую рабочую дисциплину. Некоторые пропуски считают, запоминают и передаёт на местный сервер время срабатывания, а значит, руководство фирмы сможет отследить, когда сотрудник появился на работе, когда покинул своё рабочее место. Проблемы с пропусками обычно возникают у курильщиков, которые регулярно выходят на улицу через пропускной турникет в рабочее время.
Пропуск, в каком бы он виде ни использовался, в любом случае стоит денег. Организация заказывает пропуски у контрагента, которых их изготавливает, поставляет. Соответственно, утрата пропуска породит необходимость приобретения нового, а значит, станет причиной дополнительных затрат.
Утеря пропуска
Утеря пропуска – это рядовая ситуация на предприятии, использующем пропускную систему. Обычно он представляет собой магнитную пластиковую карту, которую необходимо прикладывать к замку на двери. Сотрудники часто теряют пропуска по причине своей невнимательности, однако работодатель должен быть уверен, что пропуск не попадёт в плохие руки. Так, если сотрудник не помнит, куда он дел пропуск, имеется вероятность того, что он окажется в руках воров или мошенников, которые захотят завладеть имуществом фирмы.
Обычно в одном из локальных актов компании прописывают, что каждый сотрудник несёт материальную ответственность за свой пропуск, в случае утраты придётся компенсировать расходы работодателя. Что касаемо именно дисциплинарного проступка, утерю пропуска крайне сложно отнести таковым, ведь, по сути дела, работник ничего не нарушил. Объяснительная здесь необходима не для применения дисциплинарного взыскания, а для того, чтобы оценить серьёзность ситуации.
Если работодатель всё-таки применит к вам замечание или даже выговор за утрату пропуска, следует немедленно жаловаться в региональное управление трудовой инспекции. Сотрудники ведомства примут жалобу в производство, проведут на предприятии проверку.
Форма документа
Отдел кадров предприятия обычно занимается разработкой шаблонов и бланков для формирования обращений сотрудников и приказов руководства. Мы бы посоветовали обратиться в кадровую службу, уточнить вопрос по поводу наличия таковых. Если заранее подготовленного шаблона не оказалось, всегда можно оформить документ в свободной форме. Для этого нам потребуется лишь чистый листок бумаги формата А4, синяя или чёрная шариковая ручка. Совершенно необязательно исполнять текст в машинописном виде, ведь для нас самое главное – донести посыл.
Трудовой кодекс не предъявляет никаких требований к форме объяснительной, однако она формируется по общим правилам делового документооборота. Соблюдаем нормы пунктуации и орфографии, отказываемся от бытовых речевых оборотов, оскорбления и фамильярства.
Рассказываем, как составить объяснительную
Объяснительная относится к внутреннему документообороту предприятия, не выйдет за его рамки, тем не менее сформировать её следует надлежащим образом. По структуре документ разделяется на несколько элементов: шапку с указанием, кому и от кого она подаётся, мотивировочная часть с разъяснением обстоятельств утраты пропуска, подпись и дата формирования объяснительной.
В правом верхнем углу листа бумаги прописываем ФИО директора компании, полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы. Затем здесь же укажем ФИО и должность сотрудника, утратившего пропуск, согласно штатному расписанию.
Далее по тексту мы начинаем разъяснять подробности сложившейся ситуации. Утверждаем, что утратили пропуск при определённых обстоятельствах. Необходимо хотя бы примерно восстановить хронологию событий, ведь, если пропуск находится где-то на предприятии, его ещё можно найти. В том случае, когда пропуск однозначно находится за пределами предприятия, специалист по безопасности должен будет его заблокировать. Также важно определить, является ли утрата пропуска случайностью или же кто-то намеренно его выкрал с своих личных интересах. Возможно, дело даже дойдет до обращения в полицию с заявлением.
Ниже по документу мы ставим дату его формирования, оставляем на бумаге свой автограф с расшифровкой. Полностью составленный экземпляр объяснительной передаём на рассмотрение руководству. Сделать это можно как через представителя отдела кадров, так и передав бумагу лично в руки директора. Как только будет принято решение, вас об этом уведомят. Вероятнее всего, с работником проведут разъяснительную беседу о том, как правильно обращаться с документами и пропусками, разъяснят общие правила их хранения, обяжут сдать деньги на восстановление.
Примерный образец
