Составить письмо о готовности товара к отгрузке при деловом общении бывает просто необходимо. Для того чтобы не тратить время и силы на то, чтобы самостоятельно его сформулировать, можно скачать образец и бланк этого письма.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о готовности товара к отгрузке .docСкачать образец письма о готовности товара к отгрузке .doc
Согласно существующей судебной практике, а конкретнее, пункту 1 509 статьи Гражданского кодекса, поставка товаров происходит путем их отгрузки покупателю. Уведомлением о готовности товара к отгрузке может являться счет на предварительную оплату. Однако в некоторых договорах встречается пункт, согласно которому поставщик обязан составить письмо о готовности товара к отгрузке, для того чтобы покупатель принял какие-либо причитающиеся с него ответные меры. Например:
- Произвел частичную либо полную оплату (сумма и способ будут зависеть от условий договора).
- Предоставил транспортные средства либо воспользовался услугами логистической компании.
- Гарантировал, обеспечил все условия для соответствующей приемки товара и пр.
Таким образом обеспечивается планомерное, комфортное сотрудничество сторон. Ведя деловую переписку такого рода, можно избежать недопонимания, накладок, недостаточной информированности делового партнера.
Причем письмо может быть как распечатано и отослано почтовой службой, так и отправлено на электронную почту. В любом случае покупатель (либо лицо, принимающее товар), если эти условия прописаны в договоре, обязан отреагировать соответствующим образом на такое заявление.
Составные части письма
Собственно, бланк письма может быть одним из приложений к договору между сторонами. Если же такого приложения не разработано, то допускается изложение принципиально важных нюансов в свободной форме.
Начинается документ с собственного наименования и реквизитов организации, которая является составителем документа. Даже если письмо посылается в бумажном виде и на конверте будет указан адресат, данные об отправителе на самом письме просто необходимы, как и полное наименование организации–адресата (либо ФИО частного лица).
На это есть ряд причин:
- На стол нужного должностного лица (которое имеет полномочия для совершения требующихся от заказчика действий) письмо может попасть без конверта.
- Если документации много, то письма могут перепутаться и оплата либо подготовка площадей будет произведена на другой товар и другую организацию.
- Получатель точно будет знать, по какому адресу обращаться. Поддержание конструктивного диалога без потери каких-либо данных — это часть этикета, принятая в деловых кругах.
- Это условие прописано в законодательстве. Это одно из эффективных средств защиты от мошеннических и противоправных действий.
- Согласно пункту 65 ПП ВС номер 25 от 23.07.2015 в переписке необходимо точно установить, кому и от кого оно направлено.
Словом, указание реквизитов организации в верхней части письма – необходимая его часть.
Ниже излагается сама суть документа. Обязательная часть этой сути заключается в:
- Указании ссылки на подписанный между сторонами договор, его пунктов относительно готовности товара к отгрузке.
- Просьбе относительно совершения отгрузки, предоплаты или иных действий, которые ожидаются от получателя товара.
- Дате, когда именно товар был готов к отгрузке.
Деловая переписка требует точности, конкретности. Даты здесь играют принципиально важное значение. Нельзя писать просто фразу «Готов к отгрузке», надо обязательно при этом уточнять: «По заявке от такого-то числа».
Каждые взаимоотношения между заказчиками и поставщиками индивидуальны. Условия договора могут предусматривать множество нюансов, которые должны быть прописаны в письме. Например, в качестве дополнения к основному тексту в письме может быть:
- Ссылка на заявку.
- Согласование числа предстоящей отгрузки товара.
- Вопросы относительно предыдущих и последующих партий товара.
Завершается письмо традиционно – подписью руководителя организации, а при наличии – печатью. Правда, с 2014 года их наличие больше не является принципиально важным. Однако она придает документу большую значимость.
Где регистрируется
Если письмо посылается в бумажном виде (не по электронной почте), то оно регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Для того чтобы это действие стало возможным, письму следует присвоить номер. Также там указывается дата отправления и расписывается тот, кто отвечал за доставку письма. Если заказчик письмо не получит, но оно будет значиться в журнале исходящей корреспонденции как отправленное, то виновным в заминке будет тот, кто расписался за его доставку.
Юридические тонкости
Получатель груза может не получить уведомление о том, что товар готов к отгрузке. В этом случае он может послать запрос ответствующего содержания.
Если в договоре не оговаривается другое, то согласно 515 статье Гражданского кодекса при выборке товаров покупателем на складе поставщика им же осуществляется и осмотр товаров в месте их передачи.
При судебных разбирательствах также выясняется любопытная вещь: получатель обязан принять соответствующие действия при получении письма о готовности товара к отгрузке. Но поставщик, который его послал, должен также доказать факт получения извещения покупателем, если тот утверждает обратное.
Таким образом, для подстраховки, особенно если дело касается крупной партии, хранение и транспортировка которой сулит большие расходы, необходимо подстраховаться и послать письмо о готовности товара к отгрузке заказным вариантом, с уведомлением о вручении.
Так можно подстраховаться, например, при первом взаимодействии с постоянным покупателем. Но в обычной ситуации, когда поставки товара производятся планомерно, такие предосторожности излишни.
В целом можно сказать, что письмо о готовности товара к отгрузке является важной частью деловой переписки. Оно информирует получателя о том, что поставщик выполнил свои обязательства и ждет конструктивного взаимодействия.