Приказ об утверждении графика документооборота

Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов. Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений. Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика документооборота .docСкачать образец приказа об утверждении графика документооборота .doc

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

• Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
• Планирование сроков обработки бумаг.
• Планирование сроков рассмотрения документации.
• Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

• Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
• Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
• Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Приказ об утверждении графика

Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

• Наличие подписи директора.
• Ознакомление с приказом всех работников.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме.

В графике обычно присутствуют эти сведения:

• Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
• Сроки вступления локальных актов в силу.
• Порядок исполнения документов.
• Способы ведения и хранения бумаг.
• Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.
• Правила составления и оформления.
• Сроки проверки формы и содержания документов.
• Порядок утверждения бумаг.
• Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
• Контроль за соблюдением графика.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности. Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании.

Образец