Служебная записка на командировочные расходы

Служебная записка на командировочные расходы – это документ, с которым в адрес начальства предприятия может выступить направляемый в служебную поездку сотрудник, утрясти вопросы по поводу выдачи на руки командировочных денежных средств. Сегодня мы разберемся, что понимается под командировочными, в каком размере они выплачиваются работникам, зачем нужна соответствующая служебная записка.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на индексацию заработной платы .docxСкачать образец служебной записки на индексацию заработной платы .docx

Командировочные расходы

Под командировочными расходами в современном законодательстве принято понимать любые растраты, которые предприятие должно понести, направляя своего представителя в служебную поездку. Разберемся в этом поподробнее.

Во-первых, служебная поездка предполагает работу вдали от привычного места работы и дома, а значит, человеку придется где-то временно проживать. Для этого ему снимают какое-то жильё: гостиница, хостел, отель, квартира и так далее.

Во-вторых, всё время пребывания в служебной поездке человек не сможет питаться в домашних условиях, ему буквально придется покупать себе пищу. Речь идёт о различного рода столовых, кафе и так далее.

В-третьих, в командировке сотруднику придется как-то перемещаться по населенному пункту. Это может быть общественный транспорт, такси, пригородный транспорт и так далее. Эти расходы также берёт на себя предприятие.

Таким образом, если просчитать все статьи расходов, с которыми сотруднику так или иначе придется столкнуться в командировке, получится серьезная сумма. Часть из этой суммы работодатель самостоятельно направит подрядчикам в счет исполнения договора. Например, авиабилеты покупаются заранее, равно как и гостиница оплачивается также заранее. Что касаемо питания и транспорта, то эти деньги сотруднику будут выданы на руки в преддверие служебной поездки.

Служебная поездка

Командировочные деньги выдаются частично в подотчет. Например, за трату суточных не нужно отчитываться. Их размер за один день служебной поездки устанавливается коллективным договором или иным локальным актом работодателя. Предполагается, что эти деньги пойдут на питание, сотруднику не потребуется собирать кассовые чеки после каждого обеда в кафе, столовой. Это было бы весьма неудобно, ведь в таком случае пришлось бы нести в бухгалтерию целый ворох кассовых чеков.

Что касаемо служебной записки, она должна быть составлена направляемым в командировку сотрудником уже после того, как руководитель издаст соответствующий приказ о служебной поездке. На основании распоряжения начальника бухгалтерия выдаст работнику денежные средства на суточные расходы, исходя установленной на предприятии нормы.

Размер суточных расходов не устанавливается Трудовым кодексом Российской Федерации, зависит исключительно от возможностей организации, её финансовых бюджетов и желания руководства.

Форма документа

Если озадачиться вопросом поиска унифицированных бланков для составления служебной записки на командировочные расходы, выяснится, что конкретных шаблонов не существует вовсе. Таким образом получается, что официальная бумага может быть составлен совершенно любым сотрудником самостоятельно и в свободной форме. Для того, чтобы не допустить серьезных ошибок, нужно руководствоваться в своей работе общими правилами делового документооборота и ориентироваться на стандартную структуру такого документа.

Отметим, что до 2014 года Госкомстат и Минтруд еще пытались регулировать вопрос внутреннего документооборота частных компаний, а сейчас этот нюанс целиком и полностью отдам на откуп руководителям таких организаций. Написать текст мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Что касаемо структуры, то служебка должна состоять из шапки, основного блока и реквизитов.

Рассказываем, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку на командировочные расходы с заполнения шапки официальной бумаги. Здесь мы должны прописать полное наименование нашей фирмы, ФИО и должность её адресата служебной записки. В силу того, что она составляется уже после издания директором приказа о направлении в командировку, адресатом выступит главный бухгалтер. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании организации.

Ниже по документу мы обращаемся к главбуху, просим его выдать нам на руки денежные средства в такой-то сумме на командировочные расходы. Здесь же мы ссылаемся на сам факт организации служебной поездки с такого-то числа по такое-то.

В завершение работы с документом нам нужно будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. В таком виде записку уже можно нести в бухгалтерию и обменивать на командировочные средства. Главбух не сможет отказать в выдаче денег на руки по той причине, что инициатива уже заблаговременно согласована директором фирмы.

Что касаемо отчетности, то предоставлять её придется лишь за расходы на транспорт и проживание, если, конечно, работодатель не оплатил эти нужды самостоятельно, заблаговременно. В качестве подтверждающей документации мы будем использовать кассовые чеки, заказ-наряды и прочие платежные официальные бумаги.

Примерный образец