Служебная записка на оплату багажа

Служебная записка на оплату багажа – это официальная бумага, с которой командируемый сотрудник может обратиться в адрес директора с инициативой выделения денежных средств на провоз багажа в служебную поездку. Сегодня мы разберемся, насколько необходим багаж в командировке, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на оплату багажа .docxСкачать образец служебной записки на оплату багажа .docx

Багаж в командировке

Отправляясь в служебную поездку на поезде или самолёте, человек всегда решает, а нужен ли ему с собой багаж. Дело в том, что РЖД, равно как и любая авиакомпания, предоставляет услуги перевозки багажа на платной основе. Дело в том, что с личными вещами пассажира будут дополнительно работать представители перевозчика, то есть заниматься их транспортировкой, перевозкой, учетом, нести ответственность за всё вверенное имущество. Именно поэтому услуга и является платной.

Если мы говорим об авиаперелетах, то услуги по части перевозки багажа могут оказаться даже более затратными, чем сами билеты. В таких случаях вопрос относительно необходимости взятия с собой дополнительных вещей становится ещё более актуальным.

Как известно, Трудовой кодекс Российской Федерации возлагает на работодателя все расходы, связанные с оформлением служебной поездки. Таким образом именно руководство компании будет оплачивать все транспортные издержки, в том числе и багаж.

В силу того, что основной задачей любой коммерческой организации является заработок денег, по умолчанию едва ли кто-то согласится оплачивать провоз багажа. Командируемому работнику придется самостоятельно выступить с подобной инициативой.

Служебная записка

Служебная записка на оплату багажа является строго внутренним документом, используемым исключительно в рамках внутреннего документооборота одного конкретно взятого предприятия. Выступить его автором в теории может совершенно любой сотрудник, в отношении которого был издан приказ о направлении в служебную поездку.

Адресатом записки будет являться человек, фактически уполномоченный разрешать вопросы финансового характера, управлять денежными потоками компании. В обществе с ограниченной ответственностью подобные полномочия могут быть сконцентрированы в руках директора или же главного бухгалтера.

Как известно, без соответствующей необходимости компания едва ли согласится выделить деньги на провоз багажа, а значит, такую инициативу нужно будет чем-то мотивировать. Именно от качества мотивировки и будет зависеть, удовлетворят вашу просьбу или же нет.

Во-первых, можно сослаться на необходимость оплаты багажа в служебных целях. Например, для осуществления работ необходимо будет взять с собой некий инструмент, никак не помещающийся в ручную кладь. То же самое касается и обратного пути. Иногда дешевле приобрести нужные вещи на месте, чем ради них оплачивать багаж.

Во-вторых, допускается попросить оплатить багаж в личных целях, поскольку служебная поездка предстоит на довольно длительный срок, в течение которого работник не сможет обойтись без действительно важных для него предметов. Обычно это касается представительниц слабого пола: косметичка, фен, утюжок для завивки волос, несколько комплектов официальной и повседневной одежды. Едва ли всё это можно будет уместить в один рюкзак.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на оплату багажа, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предъявляет каких-либо требований по части оформления внутренней документации частных компаний и муниципальных ведомств. Таким образом получается, что чисто в теории составить подобную служебку сотрудник может самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота.

Под правилами делового документооборота мы понимает, во-первых, деловой стиль языка и нейтральный тон повествования. Во-вторых, обращаем внимание на структуру служебной записки. В частности, наш документ должен состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во всём остальном автор предоставлен сам себе.

Исполнить текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Инструкция по составлению служебки

Начинаем составлять служебную записку на оплату багажа с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, внутри которой и происходит всё действие, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО автора настоящей служебной записки, занимаемую им должность на предприятии. Информация относительно адресата обозначается в дательном падеже, а о заявителе – в родительном.

Ниже по документу мы обращаемся к начальнику, ссылаемся на то, что такого-то числа мы отправляемся в командировку. Следующим шагом просим оплатить для нас провоз багажа, чем-то мотивируя такую просьбу. Как мы уже говорили выше, здесь можно сослаться на производственную необходимость или же на личные цели в связи с длительным сроком командировки.

В завершение работы с официальной бумагой остается только расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования документа. Теперь, когда наша записка уже полностью составлена, передаём её на изучение директору, дожидаемся, какое решение он примет по факту.

Примерный образец