Служебная записка на проверку контрагента

Служебная записка на проверку контрагента – это официальная бумага, с которой в адрес одного из своих коллег сможет обратиться сотрудник компании, желающий поручить проведение проверки контрагента на те или иные моменты. Сегодня мы разберемся, что представляет собой процедура проверки контрагента, кто из работников таким занимается, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на проверку контрагента .docxСкачать образец служебной записки на проверку контрагента .docx

Проверка контрагентов

Проверка контрагента – это один из обязательных этапов заключения сделки с организацией. Как показывает практика, многие предприятия по тем или иным причинам упускают данный этап, полагаясь исключительно на доверие и волю случая, однако такой подход, как правило, не приносит ничего хорошего.

Перед тем как заключить сделку с деловым партнером, необходимо убедиться, что его компания плотно стоит на ногах. Для этого кто-то из сотрудников должен провести определенную аналитическую работу, а именно:

• просмотреть картотеки судебных органов на момент наличия текущих и недавно завершенных судебных споров;
• просмотреть банк исполнительных производств на момент осуществления взыскания в отношении делового партнера;
• просмотреть налоговую отчетность из открытых источников, чтобы сопоставить эти данные с реальностью, принять решение относительно надежности делового партнера.

Полностью проанализировав контрагента всеми доступными способами, ответственный сотрудник отчитается перед руководителем, давшим ему такое поручение, изложит свои выводы. На основании полученных выводов уже будет приниматься решение о том, взаимодействовать ли с данной организацией, отказаться от заключения договора.

Служебная записка

Служебная записка на проверку контрагента представляет собой строго внутренний документ, на основании которого один из сотрудников компании сможет дать другому поручение относительно проведения тех или иных проверочных мероприятий. Данная записка может носить как вертикальный, так и горизонтальный характер. Совершенно необязательно адресат записки должен находиться ниже по иерархии предприятия.

Служебка необходима для того, чтобы официально зарегистрировать и в случае необходимости иметь возможность подтвердить факт обращения. Предполагается, что ответ также должен поступить официально, в пределах определенных сторонами сроков.

Если коллега по каким-то причинам не справится с поставленной перед ним задачей, придется нести за это ответственность. Вполне вероятно, вопрос может дойти даже до официального привлечения к дисциплинарной ответственности посредством оформления соответствующих акта и докладной записки. Также свою роль сыграет и качество проделанной аналитической работы. Если в отчете будет написано одно, по факту окажется совсем другое, вопросов со стороны руководства избежать не выйдет.

Форма документа

Поднимая вопрос о форме служебной записки на проверку контрагента, следует отметить, что отечественный законодатель по состоянию на сегодняшний день и вовсе не предлагает к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления такой официальной бумаги. Если до 2014 года Госкомстат и Минтруд еще пытались регулировать вопросы внутреннего документооборота частных организаций и муниципальных ведомств, то сейчас данное направление пущено на самотёк. Теперь любая фирма вправе самостоятельно решить, каким конкретно образом будут выглядеть её внутренние документы, разработав собственные фирменные бланки. Если бланков у компании не оказалось, придется брать ситуацию в свои руки.

Так, составить служебку на проверку контрагента в свободной форме в теории может совершенно любой сотрудник, так или иначе осведомленный о том, как работать с деловыми бумагами. В частности, придется придерживаться делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Не забываем также про существование стандартной структуры, состоящей из шапки, основного содержательного блока и части с реквизитами.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс составления служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В верхней части документа потребуется прописать полное наименование фирмы, в которой работаем, а также в дательном падеже ФИО и должность руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим в родительном падеже ФИО и должность автора записки. Такого набора информации окажется вполне достаточно, чтобы посчитать служебку полностью оформленной.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебки. Здесь мы официально обращаемся к коллеге, просим провести проверку контрагента на момент платежеспособности, участия в судах. В случае необходимости ограничивает срок предоставления ответа на данный запрос.

В завершение работы с официальной бумагой мы распишемся за всё вышеизложенное, проставим дату формирования документа. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, останется только отдать её коллеге и дождаться ответа на запрос. Как только отчет будет готов, его предоставят вам в письменном виде.

Примерный образец