Служебная записка на ремонт оборудования – это документ, с которым любой сотрудник предприятия может обратиться к штатному технику или заведующему по АХЧ, попросить провести технический осмотр рабочего устройства, при необходимости направить его в ремонт. В рамках настоящего текста мы рассмотрим, зачем вообще нужна служебная записка на ремонт, в отношении какого оборудования она может быть составлен, как правильно её сформировать.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на ремонт оборудования .docxСкачать образец служебной записки на ремонт оборудования .docx
Ремонт оборудования на предприятии
Всё оборудование, используемое предприятием в его деятельности, закупается у поставщиков или приобретается с рук, в любом случае стоит на учете, балансе. За каждую единицу товарно-материальных ценностей отвечает заведующий по административно-хозяйственной части. Именно этот сотрудник ведёт учёт всех поступающих и списываемых объектов, сообщает бухгалтерии о поступления и выбытии.
Если какое-то устройство выйдет из строя и его необходимо будет отремонтировать, придётся составлять служебную записку на имя заведующего. Работник примет записку в работу, заберет оборудование к себе на склад, решит, что с ним делать. Если на предприятии имеется штатный техник или ремонтник, вероятно, удастся отремонтировать устройство своими силами.
Как бы то ни было, заявителем служебной записки на ремонт оборудования всегда будет выступать сотрудник, непосредственно его эксплуатирующий. Например, случае с принтером или сканером это может быть любой офисный работник, в кабинете которого установлено МФУ.
Служебная записка как документ
Служебная записка на ремонт оборудования, как правило, используется исключительно в крупных организациях, на балансе которых числится множество различного оборудования. Служебка от сотрудника, эксплуатирующего оборудование, будет являться основанием для снятия вывода его из эксплуатации, направления в ремонт. Более того, если ремонт придётся осуществлять силами сторонней, бухгалтерия обязана будет выделять деньги. За каждую потраченную копейку придётся отчитываться перед руководством, а служебка как раз и выступит документом, возлагающим ответственность на одних сотрудников и снимающих с других.
Когда организации используют в своём внутреннем документообороте служебные записки, обычно для их составления утверждают конкретные шаблоны. Перед тем как приступать к составлению, озадачьте этим вопросом коллег.
Сроки рассмотрения
Сроки рассмотрения служебной записки на ремонт оборудования могут устанавливаться локальным актом работодателя. Как правило, если фирма пользуется служебками, такой акт должен быть разработан и утвержден. Часто можно встретить, как заведующему даётся 5 рабочих дней на решение вопроса. Если без сломанного оборудования простаивает целый отдел, необходимо придать вопросу более высокий приоритет, чтобы он разрешился как можно скорее.
В самой служебной записке заявитель может указать срочность вопроса, а также установить заведующему конкретные временные рамки. Здесь всё индивидуально.
Форма документа
Форма служебной записки, как мы уже говорили ранее, может быть утверждена на локальном уровне предприятия, однако такое происходит не всегда. Разберемся, что делать, если никаких утвержденных шаблонов нет.
Служебная записка представляет собой официальную бумагу, а значит, она должна формироваться по общепринятым правилам делового документооборота. Соблюдаем деловой стиль языка, нейтральный тон повествования, уважительно обращаемся к коллегам. Следует понимать, что служебка может дойти до руководителей, а значит, мы должны придать ей соответствующей внешний вид
Написать текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Печатный вариант выглядит более приоритетным.
Рассказываем, как составить служебную записку
Служебная записка на ремонт оборудования как деловой документ разделяется на несколько структурных элементов: шапку, основной содержательный блок с указанием на поломку оборудования, обращение к ответственному сотруднику с просьбой провести технический осмотр и исправить недостатки, реквизиты. Для придания должного внешнего вида потребуется уделить внимание каждому отдельно взятому элементу.
В первую очередь внесём ясность, кому и от кого заявляется служебка. В правом верхнем углу листа бумаги в дательном падеже пропишем ФИО коллеги, которому мы адресуем обращение, его должность. Затем здесь же, но уже в родительном падеже, обозначим свои ФИО и должность. В шапке оставляем дату составления записки.
Ниже по документу утверждаем, что в рамках исполнения должностных обязанностей мы пользуемся тем или иным оборудованием, указав его наименование и инвентарный номер, заметили, что в его работе определённые неполадки. Разъясняем, в чем именно выражается проблема, как часто она проявляется, с чем может быть связана. Возможно, вы как лицо, непосредственно взаимодействующее с устройством, знаете, как лучше его починить.
Следующим шагом обращаемся к ответственному за имущество компании коллеге, просим забрать оборудование для проведения технического осмотра, выявить причину неполадок, исправить её. Если дело срочное, можно обозначить крайний срок выполнения задачи.
Теперь, когда служебная записка полностью сформирована, можно заверять её подписью, передавать на рассмотрение. Допускается нарочная передача или отправка через корпоративную электронную почту. Иногда подобные заявки оставляются в программе «1С», если таковая используется.
Примерный образец
