Служебная записка на ремонт принтера – это внутренний документ предприятия, с которым в адрес ответственного за имущество компании лица может обратиться любой сотрудник, чье печатное устройство вышло из строя. В рамках текста постараемся разобраться, зачем нужна подобная служебка, как правильно её оформить, какого ответа можно ожидать.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на ремонт принтера .docxСкачать образец служебной записки на ремонт принтера .docx
Использование служебок
Служебные записки используются не в каждой организации, однако хотелось бы заметить, что это крайне удобный и правильный способ ведения дел. Некоторые предприятия не видят особого смысла в использовании служебных записок, так как их руководители считают, что любой вопрос можно решить в устном формате. В принципе, такая организация внутренней деятельности фирмы тоже имеет право на жизнь, особенно в сегменте малого или среднего бизнеса, однако более крупные компании, как правило, используют служебные записки.
Служебки позволяют не только оптимизировать процесс и придать его документально оформленную структуру, но также распределить ответственность между сотрудниками. Подписывая служебную записку, человек принимает на себя ответственность за изложенное на бумаге, подтверждает, что запрос сделал именно он. В случае чего руководство фирмы сможет идентифицировать заявителя, связаться с ним и задать вопросы.
Здесь следует поговорить о вертикальных записках, то есть заявляемых от нижестоящих сотрудников вышестоящим или наоборот. Если сотрудник отдела получит распоряжение от своего непосредственного начальника в виде служебки, исполнит его, а впоследствии окажется, что это действие лишь нанесло вред фирме, ответственность ляжет именно на заявителя служебки. Работник не имеет права отказаться от выполнения распоряжения, а подпись начальника подтверждает, что он взял на себя ответственность.
Поломка принтера
Поломка принтера – это крайне неприятная ситуация, в которой так или иначе хотя бы раз в своей трудовой деятельности оказывался каждый офисный работник. Выход из строя печатного устройства означает приостановление работы до тех пор, пока оборудование не будет починено. Если в вашей компании используются служебные записки как способ взаимодействия между сотрудниками, одного лишь звонка компьютерщику будет недостаточно. Потребуется самостоятельно сформировать служебку и принести её ответственному за технику компании сотруднику. Как только у системного администратора появится свободное окно, он займется вашим вопросом.
Ремонт принтера может затянуться, если окажется, что повреждения существенные. В большинстве случаев поломка связана скорее не с самим принтером, а картриджем, который нужно заменить, почистить или заправить.
Форма документа
Как правило, если в организации используются служебные записки для сообщения между сотрудниками, в одном из локальных актов должны быть закреплены бланки для их формирования. На бланках прописывается наименование компании и её реквизиты, выделены свободные поля для заполнения, внесения информации. На законодательном уровне никаких шаблонов к использованию не предлагается, что и позволяет частным фирмам разрабатывать их самостоятельно.
Если в вашей компании фирменных бланков не предусмотрено, придется оформлять служебную записку своими силами. Для этого вооружимся чистым листом бумаги формата А4, а также любым средством нанесения на неё текста. Написать содержание можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Поломка принтера практически всегда будет означать, что служебку придётся формировать в рукописном виде.
Объясняем, как составить служебку «на пальцах»
Служебная записка в произвольном виде формируется при учёте общих правил делового документооборота. Мы должны уделить внимание стилю написания текста, нормам русского языка и прочим немаловажным моментам. Напоминаем, что деловое общение между коллегами должно проходить в строгом тоне, то есть мы должны обратиться к компьютерщику по имени и отчеству.
Что касаемо структуры, то служебка будет состоять из шапки, основной части с обращением, даты составления и подписи заявителя. Только при условии грамотного исполнения каждого отдельно взятого элемента записку можно будет назвать полностью сформированной.
Шапка должна быть размещена в правом верхнем углу листа бумаги. В ней необходимо прописать ФИО компьютерщика в дательном падеже, а также название организации, в которой вы трудитесь. Затем здесь же в родительном падеже укажем свои ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Следующим шагом обращаемся к системному администратору, утверждаем, что установленный в нашем кабинете принтер вышел из строя, его невозможно эксплуатировать. Указываем инвентарный номер печатного устройства, а также номер кабинета, в котором оно установлено. Нелишним будет кратко описать характер поломки: странные звуки, горящие лампочки, проблемы с подачей бумаги, тонером.
В завершение работы с документом осталось лишь заверить всё вышеизложенное своим автографом, а также проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда мы удостоверились что, всё необходимое нашло своё отражение на бумаге, можно передавать документ на рассмотрение. Процесс рассмотрения документа и ремонта принтера может затянуться, если поломка окажется серьезной, а у организации не будет достаточно средств на ремонт.
Примерный образец
