Служебная записка на утверждение графика уборки

Служебная записка на утверждение графика уборки – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя буквально вынужден обратиться один из сотрудников, выразить инициативу относительно утверждения графика уборки на следующей месяц. Сегодня мы разберемся, что вообще представляет собой такой документ как график уборки, кто занимается его формированием, причем здесь служебная записка.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на утверждение графика уборки .docxСкачать образец служебной записки на утверждение графика уборки .docx

График уборки

График уборки представляет собой самостоятельный документ, в соответствии с которым на предприятии будут осуществляться уборочные мероприятия. Все сотрудники, в чьи должностные инструкции входит уборка помещения, должны будут четко следовать утвержденному графику. В частности, в официальной бумаге расписывается частота и периодичность уборки отдельных рабочих пространств.

Очевидно, что одни помещения должны убираться чаще других, в связи с чем и составляется график. Например, в санузлах уборку нужно проводить чаще, чем в рабочих кабинетах. Если в обычном офисном кабинете достаточно провести уборки один раз в день, с утра или же вечером, то вот санузел придется убирать несколько раз в день.

График уборки разрабатывается на предприятии регулярно, то есть один раз в месяц. Ответственность по составлению документа возлагается на одного из локальных руководителей, будь то начальник кадровой службы или же заместитель директора по определенному направлению работы. Как правило, человек, ответственный за разработку графика, также несет ответственность за выполнение уборки.

Обычно график разделяется не только по дням, но и по часам, то есть на каждый отдельно взятый день потребуется распечатать свой листок. В течение рабочего дня мастер чистоты по ходу осуществления уборки должен будет расписываться в графах, отвечающих за уборку конкретных помещений в конкретное время.

Служебная записка

Служебная записка на утверждение графика является самостоятельным документом, необходимым для разрешения внутренних вопросов на предприятии. Предполагается, что график уборки должен быть утвержден руководителем организации на официальном уровне, чтобы его в полном мере можно было посчитать составленным и готовым к работе.

Для того чтобы директор и вовсе смог рассмотреть вопрос об утверждении графика, документ для начала должен появиться на его столе в сопровождении пояснительного документа. Таким пояснительным документом в нашем случае станет служебная записка. В ней один из подчинённых, ответственных за разработку графика, официально обратится к начальнику, предоставит ему график на подписание и попросит утвердить его на официальном уровне.

Отметим, что руководитель не обязан удовлетворять каждое поступающее в его адрес обращение, тем не менее обязан рассматривать их. Безусловно, на это уйдет весьма много времени, а служебные записки помогут его сэкономить. Дело в том, что в служебке будет изложена вся суть ситуации, чтобы директор смог принять решение в кратчайшие сроки.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на утверждение графика уборки, следует отметить, что отечественный законодатель по состоянию на сегодняшний день и вовсе не предлагает к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов, которыми сотрудники могли бы воспользоваться по мере необходимости. Дело в том, что составить подобный документ нам придется самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом одними лишь общими правилами делового документооборота, ориентируясь на схожие официальные бумаги.

По структуре наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Содержание мы выдерживаем в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования.

Исполнить текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять служебную записку на утверждение графика уборки с заполнения её шапки. В верхней части документа пропишем ФИО и должность нашего руководителя в дательном падеже, а также полное наименование компании, в которой трудимся. Далее по тексту, немного отступив вниз, оставим собственные ФИО и должность, но уже в родительном падеже. Такого набора информации окажется вполне достаточно для заполнения шапки такого документа.

Ниже по документу мы официально обращаемся к нашему руководителю, просим его утвердить график уборки на грядущий период. Сам проект графика мы прикрепляем на скрепку и передаем на рассмотрение вместе со служебной запиской. Не забываем оформить проект графика как официальное приложение в соответствующем разделе.

В завершение работы с официальной бумагой мы расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования документа. Теперь, когда львиная часть работы по составлению служебки уже проделана, нам остается только передать итоговый вариант директору на рассмотрение, дождаться решения, которое он по итогу примет. То, как скоро это произойдет, зависит исключительно от занятости начальника на его рабочем месте. В теории на согласование графика уборки может уйти и один день, и целая неделя. Как только начальник проделает свою часть работы, передаст подписанный график заявителю.

Примерный образец