Служебная записка на замещение

Служебная записка на замещение – это официальная бумага, с которой один из сотрудников организации может обратиться в адрес её главного руководителя, выразить инициативу относительно замещения на время отсутствия коллеги. В рамках настоящего текста мы разберемся, что представляет собой замещение на предприятии, каким образом оно оплачивается, зачем нужна служебная записка и как правильно её составить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на замещение .docxСкачать образец служебной записки на замещение .docx

Замещение на предприятии

Замещение на предприятии практикуется в той ситуации, когда один из сотрудников по каким-то причинам временно берёт паузу от работы:

• ежегодный оплачиваемый отпуск или иной вид отпуска;
• больничный;
• длительная командировка;
• курсы повышения квалификации.

Если кто-то из работников временно не сможет выполнять свои трудовые функции, на время его должность может занять кто-то из коллег. Такая практика обычно применяется в случае, если должность, которую занимает сотрудник, является действительно необходимой. Например, это может быть бухгалтер по заработной плате в преддверии выплаты оклада или аванса. Очевидно, что предприятие банально не сможет нормально функционировать, если в нем вовсе не будет бухгалтера по ЗП.

Заместитель должен соответствовать всем предъявляемым к кандидату на должность требованиям. Здесь имеется в виду состояние здоровья, уровень образования и прочие значимые моменты, которые могут сыграть свою роль. Например, иногда очень важно иметь опыт замещения руководящих постов.

Как только основной сотрудник будет готов выйти на работу, заместителю придется возвратиться к выполнению своих основных должностных обязанностей. Дополнительное соглашение к трудовому договору, соответственно, прекращает действовать, а значит, придется вернуться к уже привычной заработной плате. Очевидно, что заместители получают несколько больше.

Как и куда обращаться

Для того, чтобы договориться о замещении, кто-то должен обратиться в адрес руководителя организации с соответствующим предложением. Как правило, выступать с подобными обращениями должен непосредственный руководитель сотрудника, который изъявил устное желание стать заместителем. Таким образом мы будем соблюдать иерархичную систему соподчинения на предприятии. По идее, рядовой сотрудник не должен взаимодействовать с вышестоящим руководством выше, чем его непосредственный начальник. Для этих целей существуют начальники отделов, руководители структурных подразделений и прочие локальные руководители.

Обращение в адрес вышестоящего руководства обязательно должно быть оформлено надлежащим образом, то есть официально. Для этого кому-то придется составить служебную записку.

Несмотря на то, что адресатом нашей служебной записки является директор фирмы, фактически же мы будем передавать официальную бумагу в руки нашему непосредственному начальнику. После того, как документ будет заверен визой «согласовано», уже можно будет говорить о том, чтобы передать официальную бумагу директору.

Доплата за замещение

Следует понимать, что замещение в любом случае должно оплачиваться работодателем. Вообще, существует два вида замещения: в режиме совмещения и совместительства. В первом случае работник будет весь рабочий день заниматься трудовой деятельностью одновременно по двум должностям: своей оснований и работой отсутствующего коллеги. Совместительство в свою очередь предполагает, что работы будут выполняться по очереди. Например, до обеда бухгалтер просчитывает заработную плату сотрудников, а после – дебиторскую задолженность перед контрагентами.

Доплата определяется исходя из того, каким образом договорятся стороны будущего соглашения, однако она не может быть ниже той, что предусмотрена должностным окладом. Правоотношения между заместителем и руководителем компании закрепляются посредством подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку на замещение с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное название фирмы, в рамках которой и происходит действие, ФИО и должность её руководителя. Следующим шагом, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность согласно штатному расписанию фирмы.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока служебной записки на замещение. Обращаемся к руководителю, ссылаемся на то, что один из наших коллег временно отсутствует на предприятии, а его работа должна кем-то выполняться или даже уже выполняется.

Следующим шагом мы должны попросить об официальном оформлении замещения. Для этого просим подписать с нами дополнительное соглашение к трудовому договору.

В завершение работы со служебной запиской её автор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебная записка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции.

Как только директор примет решение относительно того, что делать с временно пустующей ставкой, он издаст соответствующий приказ. Этот приказ может означать официальное оформление замещения или же полное упразднение пустующей ставки.

Примерный образец